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El artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador. Posteriormente la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, reiteró el reconocimiento de la necesidad de informatización disponiendo que las inscripciones registrales podrán ser objeto de tratamiento automatizado, dando nueva redacción al artículo 6 de la Ley del Registro Civil, y la disposición final tercera de esta última establece que reglamentariamente se determinarán los requisitos y la forma de practicar los asientos y expedir las certificaciones.

La Orden del Ministerio de Justicia, de 19 de julio de 1999, en aplicación y desarrollo de las citadas previsiones fijó el marco jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros Civiles Informatizados, estableciendo las finalidades y objetivos de la informatización, su contenido, sus repercusiones en citada organización y funcionamiento de los Registros civiles, el modo de Ilevanza de sus libros, la ordenación de los asientos extendidos en los mismos, la forma de expedición de las certificaciones de tales asientos y la creación de la Comisión Nacional de Informatización de los Registros Civiles, como órgano consultivo en la materia, además de otras disposiciones relativas a la creación de una base central de datos, llevanza informatizada de índices y ficheros y recuperación de los archivos anteriores a la informatización de los Registros Civiles.

Con ello se puso en marcha el proceso de informatización de los Registros Civiles de España que, a fecha de hoy, ha dado lugar a la elaboración, bajo la supervisión de la Comisión Nacional de Informatización de los Registros Civiles, creada en virtud de la disposición adicional única de la citada Orden, de una aplicación informática especialmente diseñada a tal efecto, denominada INFOREG, que en estos momentos se encuentra técnicamente culminada y que ha sido objeto de un amplio período de experimentación.

Desde la creación de la mencionada Comisión Nacional se han llevado a cabo un conjunto muy diverso de actuaciones exigidas por las necesidades derivadas de un proceso de gran complejidad técnica, jurídica y presupuestaria, como es el de la informatización de la totalidad de los Registros Civiles a cargo de Jueces y Magistrados de toda España, que incluyen, entre otras diversas actuaciones de muy distinta naturaleza, además de las relativas al análisis y elaboración de la programación, fijando sus necesidades y requisitos, la elección de un nuevo diseño de libro de hojas móviles y la elaboración de un repertorio totalmente actualizado, y adaptado a un contexto de trabajo informatizado, de los modelos de inscripciones y demás asientos registrales.

El Plan de Actuación diseñado para abordar el despliegue efectivo y la implantación práctica del proceso de informatización, de conformidad con las previsiones de la disposición final segunda de la Orden de 19 de julio de 1999, viene integrada por una primera fase consistente en la instalación del cableado apropiado para red, provisión de equipamiento hardware necesario y primera instalación de elementos. La segunda fase prevista consiste en impartir la formación necesaria a los funcionarios del Registro Civil, a cuyo objeto la Subdirección General de Informática de este Ministerio de Justicia ha procedido a la preparación de los técnicos-formadores, de acuerdo con las exigencias de la aplicación diseñada.

A punto de ultimar esta segunda fase en el primer grupo de Registros Informatizados se hace necesario dictar esta Orden a fin de investir de fuerza normativa a la aplicación informática elaborada y de aprobación oficial a los nuevos diseños de libros y a los nuevos modelos de asientos propuestos por la Comisión Nacional de Informatización de los Registros Civiles, así como para fijar las reglas imprescindibles para dar fluidez y seguridad al tránsito del sistema tradicional al nuevo sistema informático en la llevanza de los Registros Civiles, y garantizar un adecuado seguimiento de todo el proceso. En su virtud, dispongo:

Artículo 1. Aprobación de la aplicación informática de los Registros Civiles.

1. Queda aprobada la aplicación que para la informatización de los Registros Civiles de España ha sido diseñada y elaborada por el Ministerio de Justicia, bajo la supervisión de la Dirección General de los Registros y del Notariado, y que será identificada con la denominación de INFOREG (versión 1.0), cuyas características técnicas se especifican en el anexo de esta Orden.

2. Los códigos fuente de dicha aplicación informática obran depositados, bajo la indicada denominación, en la Subdirección General de Informática de este Departamento, a quien corresponde su custodia y conservación.

Artículo 2. Aprobación de los modelos de asientos de los Registros Civiles Informatizados.

1. Quedan aprobados los modelos de asientos (inscripciones, anotaciones y notas) elaborados por la Comisión Nacional de Informatización de los Registros Civiles para su extensión en los libros mecanizados de los Registros Civiles Informatizados, los cuales figurarán incorporados a la propia aplicación informática INFOREG aprobada.

2. Dichos modelos serán cargados al tiempo de realizarse la instalación de la misma aplicación informática en cada Registro Civil, y su uso tendrá carácter obligatorio, salvo cuando razones de modificaciones normativas, o de alteraciones en la organización registral, o de las particularidades del caso u otras de interés público lo impidan o desaconsejen. Los textos matrices de dichos modelos serán publicados en el «Boletín Informativo del Ministerio de Justicia», a efectos divulgativos e informativos, en el plazo de tres meses desde la entrada en vigor de esta Orden.

Artículo 3. De los libros de los Registros Civiles Informatizados.

Los libros de los Registros Civiles Informatizados y sus hojas móviles se ajustarán a las siguientes reglas:

1.ª Los libros que conforme a la Ley han de llevarse en cada una de las cuatro secciones serán uniformes en todos los Registros Civiles Informatizados.

2.ª Dichos libros estarán compuestos de hojas móviles en cuyo margen superior izquierdo figurará preimpreso, y encerrado en un círculo, el escudo de España y una leyenda que diga en la parte superior Ministerio de Justicia, y en la inferior Dirección General de los Registros y del Notariado. El tercio izquierdo del anverso de cada hoja estará separado por una columna vertical que contendrá en impresión codificada la leyenda Ministerio de Justicia. Cada hoja llevará marcas de aguas con el escudo constitucional, e impresa en la primera línea la palabra «tomo» seguida de un espacio en blanco y, a continuación, la paginación que le corresponda dentro del libro. En la parte inferior de la hoja, separada por una línea horizontal y en su margen izquierdo, figurará impresa la letra «L», seguida de la indicación de las respectivas secciones mediante las iniciales «N», «M», «D» o «T», y continuando con la numeración seriada asignada por la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre a cada libro. El resto del espacio central y margen de la hoja irá en blanco.

3.ª El tamaño y formato de las hojas será el correspondiente al estándar DIN-A4. En su confección se utilizará papel de gramaje y composición adecuadas para garantizar una larga conservación y durabilidad, e incorporará elementos de seguridad como marcas de aguas, textos en microimpresión u otros que aseguren la autenticidad de los asientos que en los mismos se extiendan.

4.ª Los libros de las cuatro secciones se compondrán de 200 hojas, paginadas de la 1 a la 400, todas válidas para la extensión de inscripciones principales, salvo las veinticinco últimas en la sección de nacimientos, las diez últimas en las de matrimonio y defunciones y las cien últimas en la de tutelas y representaciones legales, que tendrán el carácter de complementarias, destinadas a continuar el historial registral correspondiente a las hojas cuyo espacio se haya agotado. Estas hojas vendrán identificadas con la leyenda impresa complementaria, que las atravesará. Además, cada libro contiene una hoja de apertura y otra de cierre, con el único literal Diligencia de Apertura y Diligencia de Cierre, respectivamente.

5.ª Todas las hojas se sellarán con el del Juzgado respectivo, lo que deberá hacerse inmediatamente después de extendida la Diligencia de Apertura del libro, dejando nota acreditativa de haberse efectuado a continuación de aquella diligencia, que será firmada por el Encargado.

6.ª Cada hoja de los libros de las secciones de nacimientos, matrimonios y tutelas, abarcando sus dos páginas (anverso y reverso), contendrá una sola inscripción. Las inscripciones de defunción comprenderán una sola página. La impresión de los libros de las tres primeras secciones se hará con arreglo a los modelos que acompañan la aplicación informática aprobada y que aparecen incorporados a la misma, en el propio Registro y a medida de la extensión de los asientos respectivos.

7.ª El lomo o canto de los libros podrá figurar en distintos colores por secciones, para facilitar el manejo del archivo.

Artículo 4. De las certificaciones expedidas por los Registros Civiles Informatizados.

1. El tamaño y formato de las certificaciones de los asientos extendidos en los Registros Civiles mediante el empleo de la aplicación informática a que se refiere el artículo 1 de esta Orden será el correspondiente al estándar DIN-A4. En su confección se utilizará papel de gramaje y composición adecuadas para garantizar una larga conservación y durabilidad, e incorporará elementos de seguridad como marcas de aguas, textos en microimpresión u otros que aseguren su autenticidad.

2. El papel empleado en tales certificaciones se encabezará con el escudo de España y la leyenda «Ministerio de Justicia», que figurará en su margen superior izquierdo, y a la misma altura y en su margen derecho la de «Registro Civil. España», que aparecerán preimpresos. En el margen izquierdo de la última línea figurará la numeración seriada que le sea asignada por la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre. El resto del papel figurará en blanco hasta su efectiva utilización.

3. Los citados certificados responderán a los modelos oficiales aprobados por las disposiciones vigentes, pero incluirán a continuación de la cita de éstas, referencia a la Orden de 19 de julio de 1999 y a esta misma Orden.

Artículo 5. De la puesta en marcha de la informatización de los Registros Civiles.

1. Una vez le sea comunicada oficialmente por el Ministerio de Justicia al Encargado o Encargados de un Registro Civil su incorporación efectiva al proceso de informatización, de acuerdo con el Plan de Actuación diseñado al efecto, y tras la adecuada instalación de equipos y programas, aquéllos deberán adoptar las disposiciones de organización necesarias para permitir que los funcionarios a su cargo, adscritos a funciones registrales, puedan recibir la formación necesaria para el manejo de los equipos y programas informáticos, ateniéndose para ello a las indicaciones que, bajo la supervisión de la Dirección General de los Registros y del Notariado, reciban de la Subdirección General de Informática de este Departamento.

2. Ultimada la fase de formación de los funcionarios usuarios del sistema, los equipos y la aplicación informática instalados deberán entrar en un período de pruebas y prácticas, que no podrá exceder de un mes, durante el cual el Registro Civil deberá funcionar «en paralelo», extendiendo los asientos y certificaciones por el sistema tradicional y, además, por el nuevo sistema informático, si bien los libros de hojas móviles empleados durante tal período no serán legalizados ni firmados sus asientos.

3. Concluido dicho período de pruebas, el Encargado o los respectivos Encargados, actuando en este último caso colegiadamente, y no concurriendo causa justificada que lo impida, deberán adoptar el acuerdo de cerrar los libros tradicionales mediante la correspondiente diligencia, como última actuación registral del día fijado para ello, dentro del plazo máximo señalado en el apartado anterior. El siguiente día hábil a aquel en que haya tenido lugar dicho cierre, procederán dichos Encargados a extender como primera actuación registral Diligencia de Apertura en los nuevos libros de hojas móviles que vayan a emplear. El citado acuerdo y las diligencias que en su ejecución se extiendan deberán referirse necesariamente a los libros de las cuatro secciones.

4. De dichas Diligencias de Cierre y Apertura darán cuenta los Encargados, a través del correspondiente oficio, a la Dirección General de los Registros y del Notariado, a efectos del seguimiento y puntual ejecución del Plan de Actuación de la informatización de los Registros Civiles.

Artículo 6. Seguimiento de incidencias, informes y consultas relativas al proceso de informatización de los Registros Civiles.

1. Los Encargados de los Registros Civiles que hayan ejecutado las actuaciones a que se refiere el artículo anterior, deberán dar cuenta al Ministerio de Justicia, a través de la Subdirección General de Informática, de cuantas incidencias se planteen relativas a la aplicación informática INFOREG instalada en los respectivos Registros Civiles a su cargo.

2. La Subdirección General de Informática elevará un informe trimestral a la Dirección General de los Registros y del Notariado sobre la evolución del Plan de Actuación y de las incidencias detectadas durante el correspondiente trimestre durante el período a que se extienda la efectiva implantación del sistema informático en la totalidad de los Registros Civiles principales de España, pudiendo someterle las consultas que estime necesarias. La Dirección General de los Registros y del Notariado podrá, antes de resolver sobre estas últimas, someterlas a la consideración no vinculante de la Comisión Nacional de Informatización de los Registros Civiles.

Disposición transitoria. De la subsistencia de los libros y modelos de asientos y certificados tradicionales en los Registros Informatizados.

1. Continuará en vigor la Orden de este Ministerio, de 24 de diciembre de 1958, y demás disposiciones vigentes en materia de libros y modelos del Registro Civil, respecto de los asientos que hayan de extenderse en el futuro en los Registros Civiles hasta la fecha de su informatización, entendiendo por tal aquélla en que tenga lugar el cumplimiento de las diligencias a que se refiere el artículo 5 de esta Orden. A partir de dicha fecha, sólo se podrán extender en tales libros los correspondientes asientos al margen de las inscripciones principales ya practicadas.

2. En tanto no se dicten nuevas instrucciones por parte de la Dirección General de los Registros y del Notariado, seguirán en vigor las normas actuales en materia de solicitud, suministro y comunicación de la recepción de los libros de los Registros Civiles.

Disposición adicional primera. Cooperación entre el Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas.

En el ámbito de la presente Orden el Ministerio de Justicia cooperará con las Comunidades Autónomas que hayan recibido traspasos en materia de medios al servicio de la Administración de Justicia, prestando su colaboración en lo relativo a las actuaciones que, en su caso y en ejercicio de sus competencias, éstas desarrollen en cuanto a la instalación de los equipos informáticos, formación en su manejo y seguimiento de las incidencias que en su funcionamiento se produzcan.

Disposición adicional segunda. Actas de las declaraciones de nacimiento.

En los casos de delegación a que se refieren las reglas 3.ª y 4.ª del artículo 44 del Reglamento del Registro Civil, en el ámbito de las inscripciones ordinarias de nacimiento, se faculta a los funcionarios delegados para que puedan convertir en acta el propio cuestionario oficial de la declaración del nacimiento, mediante la incorporación de una diligencia de autenticación, autorizada bajo firma de aquél, que recoja la ratificación del contenido del cuestionario por parte del declarante, previa constatación fehaciente de su identidad y capacidad, así como el lugar y momento de su ratificación y subsiguiente firma por el mismo o, en su caso, por dos testigos a su ruego.

Disposición final primera. Habilitación de desarrollo y ejecución.

1. Se faculta a la Dirección General de los Registros y del Notariado para dictar las resoluciones e instrucciones de desarrollo necesarias para la ejecución de la presente Orden.

2. Se faculta a la Dirección General de los Registros y del Notariado para autorizar las modificaciones en las sucesivas versiones de la aplicación INFOREG aprobada, en los modelos de asientos o en la confección de los libros que vengan exigidas por reformas normativas, por cambios en la organización registral o aconsejadas por la experiencia alcanzada, por razones de interés y conveniencia pública o de mejor llevanza de los Registros, a propuesta de la Comisión Nacional de Informatización de los Registros Civiles o de propia iniciativa.

3. Se faculta a la Dirección General de los Registros y del Notariado para dictar las instrucciones necesarias en materia de pedido y suministro de los libros y papel para las certificaciones, y respecto de las comunicaciones de su recepción, por parte de los respectivos Registros Civiles.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Disposición derogatoria.

1. Queda derogada la Orden de 24 de diciembre de 1958 sobre libros y modelos del Registro Civil, a salvo lo que se indica en la precedente disposición transitoria.

2. Quedan derogados los apartados 3 y 4 del artículo 4 y las letras a) y b) del artículo 5 de la Orden de 19 de julio de 1999, sobre informatización de los Registros Civiles, así como cuantas disposiciones de igual o inferior rango resulten contradictorias con el contenido de esta Orden.

Madrid, 1 de junio de 2001.

ACEBES PANIAGUA

ANEXO SOBRE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE LOS REGISTROS CIVILES

La aplicación informática INFOREG (versión 1.0) diseñada y aprobada para la informatización de los Registros Civiles a que se refiere la Orden adjunta responde a las siguientes características técnicas:

1.º Requisitos iniciales:

Independencia respecto al sistema operativo UNIX o NT.

Independencia respecto a cualquier B.D. Relacional. Conexión JDBC.

2.º Arquitectura de la aplicación.

La aplicación se basa en una arquitectura a tres niveles y se ha desarrollado con la herramienta Bolero, que genera código Java.

El diseño permite su utilización por uno o varios Registros Civiles.

En el servidor residen los siguientes elementos del aplicativo:

Clases Java incluidas en Bolero.

Clases Java de libre distribución.

Módulos de la aplicación de Registros Civiles compuestos de:

Servlets (objetos que se ejecutan en el entorno servidor).

Applets (objetos que se ejecutan en el entorno cliente).

Páginas HTML.

Documentos XML, donde se almacenan los formatos de las pantallas de captura de datos de los asientos.

B.D Relacional compuesta de:

Tablas de documentos. La aplicación contiene un generador de documentos dinámico, que define las pantallas de captura de los datos que dan forma a cada uno de los asientos que se practican (almacenadas en documentos XML), y la extensión de sus certificados en los libros registrales. Toda esta información se almacena en este conjunto de tablas.

Tablas de datos. En estas tablas se almacenan todos los datos de los asientos generados en cada Registro Civil.