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El Presidente del Instituto Nacional de Estadística y la Directora General de Cooperación Autonómica y Local, han firmado una Resolución, de 17 de febrero de 2020 por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal.

Para general conocimiento, dispongo su publicación como anejo a la presente Resolución.

Madrid, 29 de abril de 2020.–El Subsecretario de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática, Antonio J. Hidalgo López.

ANEJO

Resolución de 17 de febrero de 2020, de la Presidencia del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección General de Cooperación Autonómica y Local, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal

La modificación de la Ley 7/1985, del 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local por la Ley 4/1996, de 10 de enero, que dio una nueva redacción a los artículos relativos al Padrón municipal, estableció un nuevo sistema de gestión padronal que suprimió las renovaciones quinquenales, disponiendo la informatización de todos los Padrones municipales y su coordinación por parte del Instituto Nacional de Estadística para lo cual, en su artículo 17.3, estipuló que los Ayuntamientos remitirán al Instituto Nacional de Estadística los datos de sus respectivos Padrones, en la forma que reglamentariamente se determine por la Administración General del Estado.

Asimismo el Título II, De la población y del Padrón del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, aprobado por el Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio, fue modificado por el Real Decreto 2612/1996, de 20 de diciembre, para adaptarlo y desarrollar los cambios introducidos en la Ley 7/1985, estableciendo en su artículo 60 que la formación, actualización, revisión y custodia del Padrón municipal corresponde al Ayuntamiento, de acuerdo con las normas aprobadas conjuntamente por el Ministerio de Economía y Hacienda y el Ministerio de Administraciones Públicas a propuesta del Consejo de Empadronamiento.

Así pues, la nueva normativa requirió la elaboración de unas normas técnicas detalladas que se tradujeron en la aprobación, a propuesta del Consejo de Empadronamiento, de las ya derogadas Resolución de 1 abril de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión y revisión del Padrón municipal y Resolución de 4 de julio de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón Municipal.

Posteriormente, la Resolución de 30 de enero de 2015, del Presidente del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Coordinación de Competencias con las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, integró en una única Resolución una actualización de las anteriores junto con la también derogada Resolución de 28 de abril de 2005, del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección General de Cooperación Local, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre el procedimiento para acordar la caducidad de las inscripciones padronales de los extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia permanente que no sean renovadas cada dos años, incorporando todas aquellas cuestiones relativas a la gestión padronal que, con el transcurso de los años, se habían ido implantando y aclarando mediante distintos acuerdos del Consejo de Empadronamiento.

Sin embargo, la nueva Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas que generaliza y establece la utilización obligatoria de los medios electrónicos en los procedimientos administrativos, estableció en su Disposición final quinta. Adaptación normativa la necesidad de adecuar a la misma las normas reguladoras estatales, autonómicas y locales de los distintos procedimientos normativos que fueran incompatibles con lo previsto en esa Ley, propiciando una revisión de la recién publicada Resolución de 30 de enero de 2015.

Como consecuencia de ello se ha incorporado a los distintos procedimientos relacionados con el empadronamiento la posibilidad de que puedan llevarse a cabo por medios electrónicos por parte de aquellos ciudadanos que elijan relacionarse de ese modo con el Ayuntamiento, y se han actualizado todas las referencias normativas correspondientes a la nueva Ley 39/2015 sobre el Procedimiento Administrativo Común.

Coincidiendo con esta revisión se han producido otros hechos que han ocasionado, a su vez, la necesidad de adaptar y modificar otros apartados de la Resolución, como han sido la entrada en vigor y aplicación de la nueva normativa sobre protección de datos personales: el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) (desde el 25 de mayo de 2018) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que sustituye a la derogada Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

La sentencia de la Audiencia Nacional, Sala de lo Contencioso-Administrativo, de 28 de diciembre de 2018, dictada en el procedimiento ordinario 770/2017, en el recurso interpuesto por Cáritas Española, anulando los dos párrafos de la Resolución de 30 de enero de 2015 relativos a los documentos acreditativos de la identidad de los menores extranjeros, ejecutada mediante la Resolución de 9 de mayo de 2019, del Presidente del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Autonómica y Local, por la que se modifica la Resolución de 30 de enero de 2015, ha hecho necesario ajustar el último párrafo del apartado relativo a la documentación acreditativa de la identidad, para reflejar que los datos de identidad de los menores, sin distinción de nacionalidad, que puedan no disponer de alguno de los documentos de identificación especificados en el referido apartado, puedan acreditarse hasta los 14 años, mediante el Libro de Familia o el Certificado de nacimiento.

En el mismo apartado se han incorporado dos nuevos documentos válidos para acreditar la identidad, expedidos por el Ministerio del Interior: El «Resguardo de presentación de solicitud de protección internacional» expedido con dos fechas de validez, operativo desde el 1 de junio de 2019 y la Ficha de inscripción MENA (Menor Extranjero No Acompañado).

También se ha atendido la solicitud del Defensor del Pueblo de elaborar unas instrucciones más precisas para el empadronamiento de menores por un solo progenitor separado o divorciado con el fin de contribuir a dirimir situaciones conflictivas y a preservar el interés superior del menor, que se ha traducido en la inclusión de dos nuevos modelos de declaración responsable, según exista o no resolución judicial que se pronuncie sobre la guarda y custodia en el apartado relativo a la documentación acreditativa de la representación, que a su vez ha sido reestructurado con la introducción de nuevos subapartados para una mejor localización de los distintos supuestos contemplados.

Como consecuencia de lo anterior, así como de la cláusula informativa prevista en el artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679, se han actualizado las instrucciones del reverso del modelo de hoja padronal.

En los expedientes de baja de oficio se especifica cómo debe realizarse la identificación de los afectados en las notificaciones en el BOE, adecuada a la nueva normativa de protección de datos, indicándose además que en los anuncios no debe publicarse el domicilio de la baja.

En el Procedimiento de comprobación periódica de la residencia de los extranjeros que no tienen la obligación de renovar su inscripción padronal (NO_ENCSARP), se han incluido dos modelos orientativos (incluido el del representante para menores) para solicitar la confirmación por escrito de la continuidad de la residencia en el municipio, advirtiendo que, en ningún caso, las actuaciones de comprobación por parte del Ayuntamiento podrán suponer un comportamiento discriminatorio con respecto a los ciudadanos españoles (como, por ejemplo, exigiendo la comparecencia personal en las oficinas municipales).

Por otra parte, al amparo del artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, cuando la emisión de un certificado de empadronamiento constituya una actuación administrativa automatizada de conformidad con lo establecido en dicho precepto, se contempla la utilización del sistema de firma de sello electrónico de órgano y el de código seguro de verificación según establece el artículo 42 de la citada Ley.

Por todo ello, a propuesta del Consejo de Empadronamiento, el Instituto Nacional de Estadística y la Dirección General de Cooperación Autonómica y Local han elaborado las siguientes normas para la gestión del Padrón municipal.

1. Consideraciones generales.

Las inscripciones en el Padrón se realizarán teniendo en cuenta las siguientes consideraciones generales:

1. El Padrón municipal es el registro administrativo donde constan los vecinos de un municipio. Sus datos constituyen prueba de la residencia en el municipio y del domicilio habitual en el mismo. Las certificaciones que de dichos datos se expidan tendrán carácter de documento público y fehaciente para todos los efectos administrativos.

2. Toda persona que viva en España está obligada a inscribirse en el Padrón del municipio en el que resida habitualmente. Quien viva en varios municipios, o en varios domicilios dentro del mismo municipio, deberá inscribirse únicamente en el que habite durante más tiempo al año.

3. Los menores de edad no emancipados y los mayores incapacitados tendrán la misma vecindad que los padres que tengan su guarda o custodia o, en su defecto, de sus representantes legales, salvo autorización por escrito de éstos para residir en otro domicilio o municipio.

4. Cuando una persona cambie de residencia deberá solicitar por escrito, o en su caso por los medios electrónicos habilitados, su alta en el Padrón del municipio de destino comunicando en la solicitud el municipio o país de procedencia. En caso de desconocer el municipio de su anterior inscripción padronal lo hará constar así.

Asimismo, en el caso de cambiar de domicilio en el municipio o cualesquiera otros datos de la inscripción padronal, deberá solicitar por escrito, o en su caso por los medios electrónicos habilitados, su modificación.

5. El Ayuntamiento facilitará la hoja padronal o formularios, en formato físico o electrónico, cuyo modelo se establece en el apartado correspondiente de esta Resolución, para que se le notifiquen los datos obligatorios que deben figurar en la inscripción padronal, identificando los que son de carácter voluntario, según se establece en el artículo 57 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales.

6. En la hoja padronal o formulario de solicitud de alta figurará que la inscripción en el Padrón de ese municipio implicará la baja automática de cualquier inscripción padronal en otro municipio o Registro de Matrícula Consular, en el caso de que exista, anterior a la fecha de la solicitud.

7. La hoja padronal o formulario será firmada, de forma física o por los sistemas de firma admitidos en caso de tramitación por medios electrónicos, por todos los vecinos cuyos datos figuren en la misma o, en su caso, por su representante legal.

8. El Ayuntamiento podrá comprobar la veracidad de los datos consignados por los vecinos, exigiendo al efecto la presentación de los documentos que acrediten su identidad y el domicilio en el municipio, que se definen en los apartados correspondientes de esta Resolución.

9. Con carácter general, siempre que un ciudadano solicite el alta o la modificación de cualquiera de sus datos en el Padrón de un municipio aportando los documentos necesarios para probar su identidad, representación en su caso, y residencia real en el mismo, se procederá a realizar su inscripción en el Padrón sin más trámite, siendo efectiva desde ese momento y sin que sea posible otorgarle efectos retroactivos.

10. Cuando existan indicios que hagan dudar de que se vaya a establecer la residencia en el municipio, o de alguno de los datos declarados por el ciudadano, antes de proceder al alta, o a la modificación de datos en el Padrón, el Ayuntamiento, presentada la correspondiente solicitud por parte del interesado, ordenará los actos de trámite necesarios para comprobar la veracidad de los datos consignados en la solicitud, dictando la correspondiente resolución.

11. El plazo para la realización de los mismos y la notificación de la resolución correspondiente al interesado es el general de tres meses establecido en el artículo 21.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

12. La resolución que dicte el Alcalde-Presidente (o persona en quien delegue) resolviendo la solicitud de inscripción puede fijar como fecha de alta la de la propia solicitud, siempre y cuando se den las circunstancias contempladas en el artículo 39.3 de la Ley 39/2015 (es decir, que a la fecha de la solicitud el interesado residiera en el municipio y que no se lesionen derechos o intereses legítimos de otras personas).

13. Si el Ayuntamiento no notifica dentro de los tres meses la resolución estimando o desestimando la solicitud, operará el silencio positivo y el ciudadano quedará a todos los efectos empadronado en ese municipio (artículo 24 de la Ley 39/2015), desde la fecha de su solicitud.

14. En el supuesto de denegación de la inscripción será necesaria una resolución motivada por parte del Alcalde-Presidente (o persona en quien delegue), según el artículo 35 de la Ley 39/2015, haciéndose constar que la citada resolución denegando el alta en el Padrón municipal será susceptible de impugnación conforme al régimen general establecido en los artículos 52 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local; el Capítulo II del Título V de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.

2. Datos de inscripción en el padrón municipal y documentación acreditativa.

El artículo 16 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, en su apartado 2, establece los datos obligatorios que deberá contener la inscripción padronal.

A estos efectos el Ayuntamiento podrá comprobar la veracidad de los datos consignados por los vecinos en la hoja padronal, exigiendo la presentación del documento acreditativo de la identidad, el libro de familia, el título que legitime la ocupación de la vivienda u otros documentos análogos, en virtud del artículo 59.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, y de acuerdo con las especificaciones de los apartados siguientes.

Por su parte, el artículo 57 del citado Reglamento, en su apartado 2, establece los datos que se podrán recoger además con carácter voluntario, entendiéndose que el apartado b) posibilita también la solicitud del número del teléfono móvil.

Por otro lado, y a los efectos de lo previsto en los artículos 14.1 y 41 (apartados 1 y 6) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, para las comunicaciones y avisos de notificaciones electrónicas, podrá solicitarse también el correo electrónico cuando el ciudadano elija comunicarse con el Ayuntamiento a través de medios electrónicos.

2.1 Documentación acreditativa de la identidad. Los datos obligatorios de identificación de la inscripción en el Padrón municipal son nombre y apellidos, sexo, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento y número del documento de identificación. Estos datos se acreditarán para cualquier tramitación en el Padrón a través del documento de identidad que se establece en la letra f) del artículo 16.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, así como en los contemplados en los párrafos siguientes, que en todo caso deberán estar en vigor, no siendo válido un documento caducado, salvo que se aporte la solicitud de renovación del mismo, y sin necesidad de visado, salvo la excepción que se cita en el mencionado artículo.

Cuando la solicitud se realice por los medios electrónicos habilitados, los datos identificativos que no consten en el certificado electrónico (lugar y fecha de nacimiento, sexo, y, en su caso, nacionalidad), se recogerán mediante la correspondiente hoja padronal o formulario y se validarán a través del Sistema de Verificación de Datos de Identidad disponible en las plataformas de intermediación de datos, salvo que el interesado se oponga a ello, de conformidad con lo establecido en el artículo 28 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en cuyo caso deberá motivarlo y aportar el documento justificativo correspondiente.

Respecto al número del documento de identificación varía en función de que los inscritos sean españoles o extranjeros. Para los primeros tal número es el del Documento Nacional de Identidad (DNI). En el caso de los extranjeros depende de si se trata de:

– Nacionales de estados miembros de la Unión Europea, de otros Estados parte en el Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo¹ o de Estados a los que, en virtud de un convenio internacional se extienda el régimen jurídico previsto para los ciudadanos de los Estados mencionados:

El número que debe figurar en la inscripción padronal, según la Ley 7/1985, es el de la tarjeta de residencia en vigor expedida por las autoridades españolas o, en su defecto, el del documento acreditativo de la identidad o del pasaporte en vigor expedido por las autoridades del país de procedencia.

Sin embargo, desde la entrada en vigor del Real Decreto 240/2007, de 16 de febrero, sobre entrada, libre circulación y residencia en España de ciudadanos de los Estados miembros de la Unión Europea y de otros Estados parte en el Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo, que impone a éstos la obligación de inscribirse en el Registro Central de Extranjeros si pretenden permanecer o fijar su residencia en España por un período superior a tres meses, la referencia a la tarjeta de residencia en vigor del artículo 16.2.f) (que ha dejado de expedirse) deberá entenderse realizada al Número de Identificación de Extranjero que consta en el Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión expedido en virtud de lo previsto en el artículo 7 del citado Real Decreto².

¹ Noruega, Islandia, Liechtestein y Suiza.

² Artículo 7. RD 240/2007. Residencia superior a tres meses de ciudadanos de un Estado miembro de la Unión Europea o de otro Estado parte en el Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo:

5. Los nacionales de un Estado miembro de la Unión Europea o de otro Estado parte en el Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo estarán obligados a solicitar personalmente ante la oficina de extranjeros de la provincia donde pretendan permanecer o fijar su residencia o, en su defecto, ante la Comisaría de Policía correspondiente, su inscripción en el Registro Central de Extranjeros. Dicha solicitud deberá presentarse en el plazo de tres meses contados desde la fecha de entrada en España, siéndole expedido de forma inmediata un certificado de registro en el que constará el nombre, nacionalidad y domicilio de la persona registrada, su número de identidad de extranjero, y la fecha de registro.

6. Junto a la solicitud de inscripción, deberá presentarse el pasaporte o documento nacional de identidad válido y en vigor del solicitante, así como la documentación acreditativa del cumplimiento de los requisitos exigibles para la inscripción establecidos en este artículo. En el supuesto de que el pasaporte o el documento nacional de identidad estén caducados, deberá aportarse copia de éstos y de la solicitud de renovación.

No obstante, dado que la finalidad de la documentación que se recoge en el artículo 16.2.f) de la Ley 7/1985 es la de acreditar claramente la identidad del inscrito, se considera que, como el certificado no incluye la fotografía del interesado y no es válido para acreditar la identidad, para poder realizar la inscripción padronal se deberá acompañar dicho certificado de alguno de los documentos acreditativos de la identidad a que se refiere el propio artículo 16.2.f), esto es, documento acreditativo de la identidad o pasaporte en vigor expedido por las autoridades del país de procedencia.

En estos supuestos los Ayuntamientos podrán hacer constar en su base padronal tanto el número de identificación de extranjero como el del documento utilizado para acreditar su identidad.

Únicamente cuando no se disponga de dicho certificado se consignaría en la inscripción padronal el número que figure en el documento acreditativo de la identidad correspondiente.

– Nacionales de Estados distintos de los anteriores:

El número que debe figurar en la inscripción padronal, según la Ley 7/1985, es el número de identificación de extranjero que conste en documento, en vigor, expedido por las autoridades españolas o, en su defecto, por no ser titulares de éstos, el número del pasaporte en vigor expedido por las autoridades del país de procedencia, salvo que, por virtud de Tratado o Acuerdo Internacional, disfruten de un régimen específico de exención de visado en materia de pequeño tráfico fronterizo con el municipio en el que se pretenda el empadronamiento, en cuyo caso, se exigirá el correspondiente visado (salvedad referida a aquellos municipios que hacen frontera con países que no forman parte del «Espacio de Schengen», como es el caso de Ceuta y Melilla).

Por tanto, el criterio general es que deben presentar un documento en vigor expedido por las autoridades españolas (preferentemente la tarjeta de identidad de extranjero) en el que figura el NIE (número de identificación de extranjero) y, en el caso de no disponer de tarjeta de identidad de extranjero, se consignará el número del pasaporte.

En el supuesto de que el extranjero hubiese solicitado inicialmente la inscripción padronal identificándose mediante el pasaporte, y posteriormente se presentara con una tarjeta de identidad de extranjero o esta sea comunicada por el INE, debería modificarse el número de identificación para ajustarlo a esta última.

El objetivo de exigir documentación identificativa al solicitar la inscripción en el Padrón es exclusivamente comprobar que los datos de identificación (nombre, apellidos, número del documento, nacionalidad, sexo y lugar y fecha de nacimiento) son correctos, con independencia de la situación legal del extranjero en España. Al Ayuntamiento no le corresponde realizar ningún control sobre la legalidad o ilegalidad de la residencia en territorio español de ninguno de sus vecinos.

Por otra parte, hay que señalar que la validez de la inscripción en el Padrón de estos extranjeros es independiente de la validez del documento que sirvió de base para la misma. Por tanto, la inscripción no caduca cuando deja de tener validez dicho documento.

No obstante, a los efectos de lo previsto en el artículo 16.1 de la Ley 7/1985 en relación con la obligación de los extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia permanente de renovar su inscripción padronal cada dos años, y de la declaración de su caducidad cuando no se produzca tal renovación, los Ayuntamientos podrán recabar también del ciudadano, y hacer constar en sus bases de datos, el tipo de autorización de residencia que conste en la tarjeta de identidad de extranjero, con independencia de las comunicaciones efectuadas por el Instituto Nacional de Estadística para la gestión de este procedimiento, según se describe en el apartado correspondiente de la presente Resolución.

Otros documentos que pueden considerarse válidos para la identificación, aparte de los anteriormente citados, son los siguientes:

– El pasaporte para ciudadanos españoles procedentes del extranjero, hasta la obtención antes de seis meses del DNI.

– La fotocopia de cualquier documento de identificación sustraído o extraviado, tanto si estaba en vigor como caducado, siempre que vaya acompañada por la denuncia formulada al respecto ante la Policía, junto con la solicitud de renovación del propio documento.

– La cédula de inscripción, que sustituye al pasaporte y se concede en España a aquellos extranjeros a los que, por alguna razón, su país no les documenta o a aquellos que carecen de nacionalidad (apátridas).

– Los títulos de viaje: se trata de documentos expedidos, al igual que los pasaportes, por las autoridades competentes del país de origen o procedencia de sus titulares o por organizaciones internacionales habilitadas para ello por el derecho internacional y que, en todo caso, deben contener datos suficientes para la determinación de la identidad y nacionalidad de los titulares.

– Los siguientes documentos que se facilitan a los solicitantes de asilo:

a) Resguardo de presentación de solicitud de protección internacional: este documento se expide con dos fechas de validez y será válido para la identificación en el Padrón una vez transcurrida la primera de ellas, es decir, durante la prórroga de su período de validez hasta la segunda.

b) Documentos acreditativos de la condición de solicitante, en tramitación, de protección internacional: Doc. Ex148 (o tarjeta roja sin trabajo) y Doc. Ex148 bis (o tarjeta roja con autorización a trabajar).

– La fotocopia compulsada por el Ministerio del Interior, Juzgados o Tribunales de un pasaporte en vigor retenido, que será válida durante el tiempo de vigencia del citado pasaporte.

– Documentos de identidad expedidos por la Secretaría de Estado de Instituciones Penitenciarias para personas recluidas en dichas instituciones en los que aparece un número de identificación, foto y huella dactilar de la persona en cuestión.

– El permiso de conducción español, debiendo acreditarse los datos obligatorios que no constan en el mismo (sexo, nacionalidad y lugar de nacimiento) mediante otro documento.

– Documentos expedidos por el Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación (documentos de identidad consular y de acreditación de organismos internacionales), debiendo acreditarse los datos obligatorios que no constan en los mismos mediante el pasaporte.

– Ficha de inscripción MENA (Menor Extranjero No Acompañado) expedida por el Ministerio del Interior.

La acreditación de los datos de identidad de menores de edad, sin distinción de nacionalidad, que puedan no disponer de alguno de los documentos de identificación citados anteriormente se efectuará, hasta los 14 años, mediante el Libro de Familia o el Certificado de nacimiento.

2.2 Documentación acreditativa de la representación. La representación de los menores de edad e incapacitados se rige a efectos padronales por las normas generales del Derecho Civil.

2.2.1 Representación legal de menores. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 162 del Código Civil, los padres que ostenten la patria potestad tienen la representación legal de sus hijos menores no emancipados, por lo que en principio bastará con la presentación del Libro de Familia o Certificado de nacimiento para reputar válida dicha representación.

2.2.1.1 Empadronamiento con ambos progenitores. En caso de que se solicite la inscripción o cambio de domicilio de un menor con ambos progenitores, se exigirá además la cumplimentación de la hoja padronal o formularios para que se notifiquen al Ayuntamiento los datos de inscripción, firmada por los dos.

2.2.1.2 Empadronamiento con uno solo de los progenitores, cuando no hay separación o divorcio o no existe aún resolución judicial que se pronuncie sobre la guarda o custodia (separaciones de hecho o separaciones en tramitación).

En caso de que se solicite la inscripción o cambio de domicilio de un menor con uno solo de sus progenitores y no exista una resolución judicial que se pronuncie sobre la guarda y custodia, se deberá exigir además la firma de ambos. La firma del otro progenitor no incluido en la hoja padronal podrá recogerse en la misma, si estuviera habilitada para ello, o en una autorización por escrito que acompañe a la hoja padronal.

Cuando excepcionalmente no se disponga de la firma de ambos progenitores, deberá aportarse una declaración responsable haciendo constar que ambos ostentan la guarda y custodia del menor y que no existe resolución judicial que se pronuncie al respecto, justificando la imposibilidad de disponer de la firma del otro progenitor y que el menor convive con el mismo. En el anexo I se incluye el modelo de declaración responsable a estos efectos.

2.2.1.3 Empadronamiento con uno solo de los progenitores, cuando existe resolución judicial que se pronuncia sobre la guarda o custodia:

2.2.1.3.1 Guarda y custodia atribuida en exclusiva a un progenitor. En los supuestos de guarda y custodia de menores atribuida en exclusiva a un progenitor en virtud de resolución judicial, corresponderá a este instar las inscripciones de los menores en el Padrón o las modificaciones de sus datos, de acuerdo con el artículo 54.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales.

Para ello, junto con la resolución judicial, deberá aportarse una declaración responsable de que dicha resolución está en vigor, que no existe otra posterior que modifique los términos de la guarda y custodia y que el progenitor que realiza la solicitud no se encuentra incurso en alguno de los supuestos de hecho previstos en los artículos 103.1.c) o 158.3.c) del Código Civil. En el anexo II se incluye el modelo de declaración responsable a estos efectos.

2.2.1.3.2 Guarda y custodia compartida por ambos progenitores. En los supuestos de guarda y custodia de menores compartida por ambos progenitores, si la resolución judicial por la que se fija la misma no se pronuncia sobre el lugar de empadronamiento, el Ayuntamiento exigirá prueba documental de que existe mutuo acuerdo entre los progenitores antes de tramitar cualquier modificación del domicilio del menor y, en caso de que no se pueda acreditar el mutuo acuerdo, deberá exigir la presentación de una nueva resolución judicial que se pronuncie expresamente sobre el empadronamiento, y no llevar a cabo la modificación en tanto no se aporte alguno de los documentos anteriores.

2.2.2 Empadronamiento de menores en un domicilio distinto al de los padres que ostenten su guarda y custodia. Para el empadronamiento de menores en un domicilio distinto al de los padres que ostenten su guarda y custodia se requerirá la autorización por escrito de ambos, o de uno de ellos junto con la correspondiente declaración responsable (anexo I o anexo II según proceda).

2.2.3 Menores tutelados. En los supuestos de tutela, acogimiento, etc. la representación se acreditará mediante la aportación de la resolución judicial o administrativa correspondiente.

2.2.4 Actuaciones en el Padrón de menores mayores de 16 años. Existe la posibilidad de que en un domicilio habiten únicamente personas menores de edad.

En primer lugar, el menor de edad mayor de 16 años puede estar emancipado, lo que «habilita al menor para regir su persona y bienes como si fuera mayor» (artículo 323 del Código Civil).

Debe tenerse además en cuenta que, según el artículo 319 del Código Civil, «se reputará para todos los efectos como emancipado al hijo mayor de dieciséis años que con el consentimiento de los padres viviere independiente de éstos». Dado que el Código Civil no exige ningún requisito formal para este consentimiento, y que configura este sistema de emancipación como una presunción, el gestor del Padrón debe entender que cuando un mayor de 16 años aparece inscrito en un domicilio distinto del de sus padres o tutores es precisamente porque tiene su consentimiento para vivir independiente. Por ello es correcto dar de alta en el Padrón a un menor de edad que sea mayor de 16 años sin exigir requisitos o documentos distintos de los que se requieren para cualquier mayor de edad.

Por otra parte, cualquier menor a partir de 16 años podrá solicitar la modificación de sus datos padronales, aportando la documentación correspondiente.

2.2.5 Representación legal de incapacitados. En virtud del artículo 199 del Código Civil la representación de los incapacitados se acreditará mediante copia de la resolución judicial por la que se declara la incapacidad.

2.2.6 Representación voluntaria. En materia padronal se rige por las normas generales de nuestro ordenamiento jurídico y, en concreto, por el artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, por lo que para realizar por medio de representante una inscripción padronal o una modificación de cualquiera de los datos obligatorios a que se refiere el artículo 57.1 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, deberá acreditarse la representación por cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna o mediante declaración en comparecencia personal del interesado.

Por otra parte, el artículo 57.2.a) del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales permite recoger como dato voluntario en la inscripción padronal la designación de las personas que pueden representar a cada vecino ante la Administración municipal a efectos padronales.

2.3 Documentación acreditativa del domicilio de residencia. El Padrón es el registro administrativo que pretende reflejar el domicilio donde residen las personas que viven en España. Su objetivo es, por tanto, dejar constancia de un hecho, por lo que, en principio, no debe resultar distorsionado ni por los derechos que puedan o no corresponder al vecino para residir en ese domicilio, ni por los derechos que podrían derivarse de la expedición de una certificación acreditativa de aquel hecho.

En consonancia con este objetivo, la norma fundamental que debe presidir la actuación municipal de gestión del Padrón es la contenida en el artículo 17.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, donde dice que los Ayuntamientos realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus Padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad.

Por ello, las facultades atribuidas al Ayuntamiento en el artículo 59.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales para exigir la aportación de documentos a sus vecinos tienen como única finalidad «comprobar la veracidad de los datos consignados», como textualmente señala el propio artículo.

En consecuencia, tan pronto como el gestor municipal adquiera la convicción de que los datos que constan en la inscripción padronal se ajustan a la realidad, deja de estar facultado para pedir al vecino ulteriores justificantes que acrediten aquel hecho.

Y, en concreto, la posibilidad de que el Ayuntamiento solicite del vecino «el título que legitime la ocupación de la vivienda» (artículo 59.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales) no atribuye a las Administraciones Locales ninguna competencia para juzgar cuestiones de propiedad, de arrendamientos urbanos o, en general, de naturaleza jurídico-privada, sino que tiene por única finalidad servir de elemento de prueba para acreditar que, efectivamente, el vecino habita en el domicilio que ha indicado.

Por ello, este título puede ser:

– Título de propiedad (escritura, contrato de compraventa, Nota del Registro, comprobación de bases de datos municipales donde conste dicha propiedad, etc.).

– Contrato vigente de arrendamiento de vivienda para uso de residencia habitual acompañado del último recibo de alquiler.

El Ayuntamiento tiene la potestad de aceptar otros documentos, hechas las comprobaciones que considere oportunas (suministros de luz, agua, etc.).

Asimismo, el gestor municipal podrá comprobar por otros medios (informe de Policía local, inspección del propio servicio, etc.) que realmente el vecino habita en ese domicilio, y en caso afirmativo inscribirlo en el Padrón.

3. Casos especiales de empadronamiento.

3.1 Empadronamiento en un domicilio en el que ya constan empadronadas otras personas. Cuando un ciudadano solicite su alta en un domicilio en el que ya consten empadronadas otras personas, en lugar de solicitarle que aporte el documento que justifique su ocupación de la vivienda, se le deberá exigir la autorización por escrito de una persona mayor de edad que figure empadronada en ese domicilio. La persona que autorice deberá disponer de algún título acreditativo de la posesión efectiva de la vivienda (propiedad, alquiler...) a nombre de la misma.

Si, con ocasión de este empadronamiento, la Administración municipal advirtiera que las personas que figuran empadronadas en ese domicilio lo han abandonado, aceptará el empadronamiento de los nuevos residentes en la vivienda conforme al procedimiento ordinario, y, simultáneamente, iniciará expediente de baja de oficio en su Padrón de las personas que ya no habitan en ese domicilio.

3.2 Empadronamiento en establecimientos colectivos. Cuando el alta se produzca en un establecimiento colectivo (residencias, conventos, etc.) la autorización deberá ser suscrita por la persona que ostente la dirección del mismo. En estos casos se hará constar en el apartado «tipo de vivienda» de la hoja padronal la mención «colectiva». En los demás casos, el tipo de vivienda es «familiar».

3.3 Empadronamiento en infraviviendas y de personas sin domicilio. Como se ha indicado anteriormente, el Padrón debe reflejar el domicilio donde realmente vive cada vecino del municipio y de la misma manera que la inscripción padronal es completamente independiente de las controversias jurídico-privadas sobre la titularidad de la vivienda, lo es también de las circunstancias físicas, higiénico-sanitarias o de otra índole que afecten al domicilio. En consecuencia, las infraviviendas (chabolas, caravanas, cuevas, etc. e incluso ausencia total de techo) pueden y deben figurar como domicilios válidos en el Padrón.

Las situaciones más extremas pueden plantear la duda sobre la procedencia o no de su constancia en el Padrón municipal. El criterio que debe presidir esta decisión viene determinado por la posibilidad o imposibilidad de dirigir al empadronado una comunicación al domicilio que figure en su inscripción. En el caso de que sea razonable esperar que esa comunicación llegue a conocimiento del destinatario, se le debe empadronar en esa dirección.

La correcta aplicación de este criterio determina, por un lado, que se deba aceptar como domicilio cualquier dirección donde efectivamente vivan los vecinos, y, por otro, que pueda y deba recurrirse a un «domicilio ficticio» en los supuestos en que una persona que carece de techo reside habitualmente en el municipio y sea conocida de los Servicios Sociales correspondientes.

Las condiciones que deberían cumplirse para este tipo de empadronamiento son las siguientes:

– Que los Servicios Sociales estén integrados en la estructura orgánica de alguna Administración Pública o bajo su coordinación y supervisión.

– Que los responsables de estos Servicios informen sobre la habitualidad de la residencia en el municipio del vecino que se pretende empadronar.

– Que los Servicios Sociales indiquen la dirección que debe figurar en la inscripción padronal y se comprometan a intentar la práctica de la notificación cuando se reciba en esa dirección una comunicación procedente de alguna Administración Pública.

En estas condiciones, la dirección del empadronamiento será la que señalen los Servicios Sociales: la dirección del propio Servicio, la del Albergue municipal, la del punto geográfico concreto donde ese vecino suela pernoctar, etc.

Evidentemente, para practicar este tipo de inscripción no es necesario garantizar que la notificación llegará a su destinatario, sino simplemente que es razonable esperar que en un plazo prudencial se le podrá hacer llegar.

3.4 Empadronamiento de reclusos. El empadronamiento de reclusos en el municipio en el que se encuentra el centro penitenciario sólo podrá realizarse a petición de los mismos. Admitir el empadronamiento forzoso de los reclusos supondría imponer una pena accesoria a la de prisión, que al no estar expresamente prevista resultaría contraria al artículo 25 de la Constitución Española.

A sensu contrario, los reclusos tienen el derecho de elegir como domicilio habitual el que asignen a efectos de empadronamiento, no siendo pues la residencia efectiva el criterio a aplicar en este caso. La única limitación que cabe establecer al respecto es que no exista, o haya dejado de existir, vinculación con el domicilio elegido para el empadronamiento (por ejemplo, porque la vivienda esté ocupada por otro grupo familiar con el que no se tenga relación o porque las personas que figuren inscritas con el mismo soliciten de forma justificada su baja, etc.).

4. Modelo de hoja padronal.

Con el fin de facilitar el cumplimiento de la obligación que a los Ayuntamientos impone el artículo 58.1 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, en el anexo III de la presente Resolución se incluye el modelo de hoja padronal que los Ayuntamientos pueden utilizar para este fin.

En el mismo figura una cláusula informativa en cumplimiento de lo previsto en el artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), y en el artículo 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Todo ello, sin perjuicio de la restante información básica que deberá facilitarse en el momento de la inscripción en virtud de lo establecido en los citados artículos; en particular sobre los intereses legítimos de terceros que podrían solicitar sus datos personales al amparo de tratamientos basados en el artículo 6, apartado 1, letra f) del Reglamento (UE) 2016/679, así como de su derecho de oposición a dicho tratamiento (artículo 21).

Este mismo modelo puede ser utilizado por los vecinos para la comunicación a su Ayuntamiento de las rectificaciones que deban introducirse en sus datos, cuando contengan algún error, y de las variaciones que deban reflejarse en su inscripción padronal, cuando hayan cambiado sus circunstancias personales.

Este modelo requiere la pertinente adaptación, en los municipios en que coexisten como oficiales otros idiomas españoles, para atender las necesidades de todos sus vecinos en cuanto a su lengua de expresión en su relación con la Administración.

Tanto en este caso como en el de Ayuntamientos que pretendan utilizar formularios distintos de los aprobados por la presente Resolución, los correspondientes modelos deberán ser homologados por su respectiva Sección Provincial del Consejo de Empadronamiento.

5. Tipos de expedientes padronales.

Los Ayuntamientos deberán llevar a cabo la actualización del Padrón municipal, reflejando las altas, bajas y modificaciones que se produzcan en el mismo, para lo que se tendrá en cuenta las normas de gestión que se detallan en el presente apartado.

5.1 Expedientes de alta. Se distinguen tres tipos de inscripción de alta en el Padrón: altas por cambio de residencia, altas por nacimiento y altas por omisión.

5.1.1 Altas por cambio de residencia. Se refieren a las inscripciones en el Padrón que son consecuencia de un cambio del municipio o país de residencia. Así, cuando una persona cambie de residencia deberá solicitar por escrito su alta en el Padrón del municipio de destino comunicando en la solicitud el municipio o país de procedencia.

También pueden provenir de un alta de oficio si se conoce el municipio de inscripción anterior (ver apartado Altas por omisión).

El Ayuntamiento remitirá al INE, en los ficheros de variaciones mensuales, las altas por cambio de residencia producidas en el mes, quien tras realizar su función de coordinación, las comunicará a los municipios de procedencia resultantes del contraste con su base padronal. Con esta comunicación se considerará cumplida la obligación de los Ayuntamientos establecida en el artículo 70 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales³.

³ Según el citado artículo Cuando una persona cambie de residencia deberá solicitar por escrito su alta en el Padrón del municipio de destino, el cual, en los diez primeros días del mes siguiente, la remitirá al municipio de procedencia, donde se dará de baja en el Padrón al vecino trasladado sin más trámite...

Cuando el alta corresponda a un español procedente del extranjero el Ayuntamiento lo comunicará igualmente al Instituto Nacional de Estadística mediante los ficheros de variaciones mensuales, donde será dado de baja en el fichero del Padrón de españoles residentes en el extranjero, trasladando la misma, a través del Ministerio de Asuntos Exteriores, a la correspondiente Oficina o Sección Consular donde, sin más trámite, será dado de baja en el Registro de Matrícula.

En el caso en que el Instituto Nacional de Estadística localice la inscripción en un municipio de procedencia distinto al consignado o no la localice en su base, se comunicarán tales circunstancias al municipio de alta para su conocimiento, con las incidencias correspondientes en los ficheros de devolución mensuales.

5.1.2 Altas por nacimiento. Serán altas por nacimiento a efectos padronales las de todas las personas nacidas en España, o circunstancialmente en el extranjero cuyos padres estén empadronados en un municipio español, que se empadronan por primera vez y cuyo nacimiento consta inscrito en el Registro Civil.

Dicha inscripción tendrá como fecha de alta la del nacimiento, por lo que se aplicarán efectos retroactivos a su tramitación.

Pueden ser inscripciones de oficio, a partir de las comunicaciones de los Registros Civiles, o a instancia de los padres o, en su defecto, representantes legales.

5.1.2.1 Altas por nacimiento de oficio. De acuerdo con los artículos 63 y 64 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, el Registro Civil o, en su caso, el Instituto Nacional de Estadística, remitirá mensualmente a cada Ayuntamiento, según el municipio de residencia de la madre declarado en la inscripción de nacimiento del Registro Civil, la información sobre las personas que deben ser dadas de alta en el Padrón por nacimiento. El Instituto Nacional de Estadística remitirá esta información en fichero informático según el diseño de registro publicado en el aplicativo de internet IDA-Padrón.

Debe tenerse en cuenta que esta información se remite sin contrastar previamente con el contenido de la base padronal del INE, por lo que el Ayuntamiento no realizará la inscripción si ninguno de los padres figuran en su Padrón.

No obstante, cuando el municipio de residencia de la madre consignado en el Registro Civil difiera del municipio en el que conste su inscripción padronal en la base del INE, este comunicará el nacimiento al municipio en el que figure la inscripción padronal de la madre, mediante los ficheros de devolución mensual.

En ambos casos, en el supuesto de figurar inscrito uno solo de los progenitores, se consultará previamente con el mismo para evitar que se produzcan duplicidades entre los dos municipios.

5.1.2.2 Altas por nacimiento a instancia de los padres o, en su defecto, representantes legales. También se podrán dar de alta en el Padrón a los nacidos a solicitud de los padres que tengan su guarda o custodia o, en su defecto, de sus representantes legales, previa presentación del Libro de Familia o del certificado de nacimiento.

En este caso, el plazo para la comunicación del nacimiento será de un año desde el nacimiento del menor. A partir de dicha fecha, el alta deberá formalizarse por la causa que proceda (alta por cambio de residencia u omisión).

En los supuestos de adopciones, y dado que en el Registro Civil se extiende una nueva inscripción por nacimiento, el Ayuntamiento a instancia de los padres podrá optar entre formalizar un alta por omisión o un alta por nacimiento, en este último caso siempre que los padres adoptivos residieran en el municipio en la fecha en la que se produjo el nacimiento del menor adoptado.

5.1.3 Altas por omisión. Se refieren a inscripciones en el Padrón de personas que viviendo habitualmente en el municipio no figuran inscritas en el mismo (por motivos diversos: no se inscribieron cuando llegaron al municipio, han sido dados de baja en procedimientos de baja por caducidad, baja de oficio, etc.). Pueden ser a solicitud del habitante o declaradas de oficio por el Ayuntamiento.

5.1.3.1 Solicitadas por el habitante. Aquellas personas que viviendo habitualmente en el municipio no figuren inscritas en su Padrón municipal, y desconozcan estar inscritas en el Padrón de otro municipio o en un Registro de Matrícula Consular en el extranjero como residente, deberán solicitar su inscripción en el mismo, por omisión.

5.1.3.2 Altas de oficio. Los Ayuntamientos declararán de oficio la inscripción en su Padrón como vecinos a las personas que vivan habitualmente en su término municipal y no figuren inscritas en el mismo, al amparo del artículo 73 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales.

Para decretar un alta de oficio será necesaria previamente la notificación al interesado de la incoación del expediente, que dispondrá del plazo que se señale, no superior a quince días ni inferior a diez, para manifestar si está o no de acuerdo con el alta pudiendo, en este último caso, presentar las justificaciones que estime pertinentes al objeto de acreditar que no reside en el municipio la mayor parte del año y que está empadronado, o procede a empadronarse en el municipio de su residencia o, en su caso, en el Padrón de españoles residentes en el extranjero, a través del correspondiente Registro de Matrícula Consular.

Si el interesado manifiesta de forma expresa su conformidad con el alta, deberá indicar por escrito el municipio en que consta inscrito, o en su caso, si figura en el Padrón de españoles residentes en el extranjero. Si no figura o desconoce figurar empadronado lo hará constar así en la correspondiente declaración.

En los casos en que el interesado manifieste su disconformidad con el alta o no efectúe alegación alguna una vez transcurrido el plazo señalado al efecto, el alta de oficio sólo podrá llevarse a cabo de acuerdo con los trámites establecidos reglamentariamente.

Dependiendo de si se conoce o no el municipio de inscripción anterior el alta se remitirá al INE en los ficheros de variaciones mensuales como alta por cambio de residencia o alta por omisión. En el caso de que el INE localice la inscripción en otro municipio lo comunicará al mismo para que proceda a la baja automática por cambio de residencia en el Padrón correspondiente.

5.2 Expedientes de baja. Las bajas en el Padrón pueden estar ocasionadas por los siguientes motivos: cambio de residencia, defunción, duplicado, inscripción indebida y caducidad.

5.2.1 Bajas por cambio de residencia. Serán bajas por cambio de residencia las de aquellas personas empadronadas en un municipio que trasladan su residencia a otro municipio o al extranjero.

Bajo este epígrafe se consideran también las bajas por expulsión de extranjeros ejecutadas y de retornados voluntarios a su país de origen.

Según lo establecido en el artículo 70 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, toda persona que cambie de municipio de residencia deberá solicitar por escrito su alta en el Padrón del municipio de destino.

De acuerdo con lo establecido en el apartado relativo a las altas por cambio de residencia, la comunicación del alta será remitida por el Instituto Nacional de Estadística al municipio de procedencia, mediante el envío de las incidencias correspondientes en los ficheros de devolución mensual, tras cuya recepción y en virtud del citado artículo 70 los Ayuntamientos estarán obligados a dar la baja en sus Padrones sin más trámite.

Cuando como consecuencia de estas comunicaciones causen baja los mayores de edad empadronados en un domicilio, quedando inscritos solos menores de 16 años, el Ayuntamiento donde se produce dicha baja comunicará esta circunstancia al de alta, con el fin de comprobar que no se trata de ningún error administrativo. Una vez confirmado este extremo, realizará las comprobaciones oportunas y, si hubiera indicios de que no residen en el domicilio de inscripción, iniciará el correspondiente expediente de baja de oficio por inscripción indebida.

En el caso de que sea un ciudadano español el que traslada su residencia al extranjero deberá solicitar el alta en el Registro de Matrícula de la Oficina o Sección Consular de destino, que la remitirá, a través del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, al Instituto Nacional de Estadística, el cual le dará de alta en el Padrón de españoles residentes en el extranjero y trasladará la baja al municipio de procedencia, donde sin más trámite, una vez localizada en el Padrón, se dará de baja al interesado.

La fecha de la baja por cambio de residencia será la misma que la fecha del alta en el Padrón o Registro de Matrícula de la Oficina o Sección Consular del municipio o país de destino, respectivamente. Esta fecha se incluirá en las comunicaciones del Instituto Nacional de Estadística.

No se realizarán inscripciones de baja por cambio de residencia a petición de los interesados, salvo que se trate de extranjeros que abandonen España, o de sus hijos, aunque sean españoles, menores de edad (en este último caso en virtud de lo previsto en el artículo 54.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales), sino que deberán ser siempre a resultas de una comunicación de la inscripción en el Padrón de otro municipio o en el Registro de Matrícula de la Oficina o Sección Consular del país de destino.

También se repercutirán como bajas por cambio de residencia las expulsiones de extranjeros ejecutadas comunicadas por la Dirección General de la Policía, canalizadas a través del Instituto Nacional de Estadística, en virtud de lo establecido en el artículo 15 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local; al haber prescrito el hecho que motivó la inscripción, y del artículo 69 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales aprobado por el Real Decreto 1690/1986, que prevé la actualización de los datos del Padrón municipal con las informaciones recibidas de las demás Administraciones Públicas.

Así como los Retornos Voluntarios de los extranjeros a su país de origen al amparo del Real Decreto-Ley 4/2008, de 19 de septiembre, sobre abono acumulado y de forma anticipada de la prestación contributiva por desempleo a trabajadores extranjeros no comunitarios que retornen voluntariamente a sus países de origen, comunicados por el Servicio Público de Empleo Estatal y canalizados a través del Instituto Nacional de Estadística.

5.2.2 Bajas por defunción.

5.2.2.1 Bajas por defunción de oficio. De acuerdo con los artículos 63 y 64 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, el Registro Civil o, en su caso el Instituto Nacional de Estadística, facilitará mensualmente a cada Ayuntamiento la información sobre las personas que deben ser dadas de baja en el Padrón por defunción, según el municipio de residencia declarado en la inscripción de defunción del Registro Civil. El Instituto Nacional de Estadística remitirá esta información en fichero informático según el diseño de registro publicado en el aplicativo de internet IDA-Padrón.

Debe tenerse en cuenta que esta información se remite sin contrastar previamente con el contenido de la base padronal del INE, por lo que cada Ayuntamiento, una vez contrastada esa información con su Padrón, procederá a dar de baja a dichas personas si están empadronadas.

Por su parte, el Instituto Nacional de Estadística en su función de coordinación contrastará las defunciones recibidas de los Registros Civiles con su base padronal generando las correspondientes comunicaciones de baja por defunción a los municipios donde figuren empadronados, bien porque aún no hayan procedido a la baja por defunción, bien porque no hubieran recibido la comunicación procedente de Registro Civil al haberse hecho constar en el mismo distinto municipio de residencia. Estas comunicaciones se incluirán en los ficheros de intercambio de devolución mensual.

5.2.2.2 Bajas por defunción a instancia de parte. Asimismo, se podrá dar de baja en el Padrón a los fallecidos, previa presentación del Libro de Familia o del Certificado de Defunción.

Dicha inscripción tendrá como fecha de baja la de la defunción, por lo que se le aplicarán efectos retroactivos a su tramitación.

5.2.3 Bajas por duplicado. En cumplimiento del artículo 71 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales se darán bajas por duplicado como consecuencia de la detección de inscripciones duplicadas por el Ayuntamiento o por el Instituto Nacional de Estadística:

5.2.3.1 Duplicados detectados por el Ayuntamiento en su Padrón. El Ayuntamiento dará de baja sin más trámite las inscripciones de su Padrón que estén duplicadas en todos sus datos, conservando una sola de ellas.

Cuando se produzcan duplicidades en algunos datos de forma que se presuma la existencia de alguna inscripción duplicada, el Ayuntamiento llevará a cabo las gestiones oportunas para comprobarlo y, si fuera posible, realizará las rectificaciones necesarias en su base de datos para unificar dichos registros en un solo histórico de conformidad con el contenido de la documentación padronal de sus archivos.

En caso de duda sobre la existencia del duplicado o de incoherencia de la información padronal, deberá dar audiencia al interesado, dando de baja las inscripciones repetidas que el vecino señale como erróneas o, en su defecto, las más antiguas.

Cuando las duplicidades también existan en la base padronal del INE, el Ayuntamiento comunicará al INE las rectificaciones mediante las variaciones que proceda para mantener la coherencia y coordinación de las bases.

5.2.3.2 Duplicados detectados por el Instituto Nacional de Estadística.

5.2.3.2.1 Duplicados intramunicipales. El Instituto Nacional de Estadística comunicará a cada Ayuntamiento las repeticiones que detecte en su Padrón para que proceda según lo indicado en el apartado anterior.

5.2.3.2.2 Duplicados intermunicipales. El Instituto Nacional de Estadística comunicará a los Ayuntamientos afectados las duplicidades de inscripción que detecte en la confrontación de los Padrones de los distintos municipios, con indicación del municipio con el que se encuentra duplicado, así como la designación del Ayuntamiento encargado de realizar las gestiones necesarias para resolver la duplicidad.

El Ayuntamiento designado efectuará las actuaciones necesarias para comprobar que la duplicidad existe; para ello se dirigirá al otro Ayuntamiento afectado para que facilite información y, si fuera necesario, copia de la documentación justificativa de los movimientos en los respectivos Padrones de habitantes.

A partir de dicha información, respetando la inscripción del último movimiento firmado por el ciudadano, siempre que se haya producido en el último año, y obviando las variaciones padronales realizadas de oficio, se procederá a la baja por cambio de residencia en el otro municipio.

Si en las comprobaciones de la documentación padronal se pusiera de manifiesto que el duplicado no existe por tratarse de personas diferentes, el Ayuntamiento rechazará la duplicidad, aportando la documentación acreditativa al INE.

En el resto de casos los dos Ayuntamientos enviarán un requerimiento al interesado, informándole de la existencia de una inscripción duplicada en otro municipio (sin especificar el domicilio de dicha inscripción), a fin de que manifieste cuál es la inscripción correcta. En el citado requerimiento se hará saber que, de no recibir contestación en el plazo que se señale, no inferior a diez ni superior a quince días, se dará de baja la inscripción del municipio que no tiene asignada la gestión.

Si el interesado atiende alguno de los requerimientos la respuesta deberá trasladarse al otro municipio, respetándose la inscripción que señale mediante declaración firmada como correcta y dándose de baja la otra. Si el interesado, recibido al menos uno de los requerimientos, deja transcurrir el plazo sin atenderlo, se comunicará al otro municipio y se mantendrá la inscripción padronal del Ayuntamiento designado para la gestión, dándose de baja la del otro municipio.

En el caso de resultar devueltos todos los requerimientos los Ayuntamientos se lo comunicarán entre sí y realizarán la notificación de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 44 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

El Ayuntamiento en el que cause baja el ciudadano lo comunicará al INE como baja por duplicado.

Si en el transcurso del procedimiento se produjera una discrepancia entre los municipios afectados, esta deberá formalizarse mediante el rechazo documental del duplicado remitido por el INE por parte del municipio que no tiene atribuida la gestión, resolviéndose por el Presidente del Instituto Nacional de Estadística (o, en su caso, por el Delegado Provincial correspondiente para las discrepancias entre municipios de una misma provincia), con el informe favorable de la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento (o, en su caso, por la Sección Provincial correspondiente).

5.2.3.2.3 Duplicados con el Padrón de Españoles Residentes en el Extranjero. El Instituto Nacional de Estadística comunicará también a los Ayuntamientos afectados las duplicidades de inscripción que detecte en la confrontación de su Padrón con el Padrón de Españoles Residentes en el Extranjero, con indicación del consulado con el que se encuentra duplicado.

En este caso el Ayuntamiento remitirá requerimiento al interesado a la dirección de su municipio informándole de la existencia de una inscripción duplicada en el Consulado especificado. En el citado requerimiento se hará saber que, de no recibir contestación en el plazo que se señale, no inferior a diez ni superior a quince días, se dará de baja la inscripción en el Padrón. Si el interesado contesta mediante declaración firmada que reside en el municipio, la respuesta será remitida al Instituto Nacional de Estadística para su traslado al Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación, a los efectos de que se proceda a la baja en el correspondiente Registro de Matrícula consular.

5.2.4 Bajas por inscripción indebida. Las bajas por inscripción indebida podrán ser consecuencia de un expediente de baja de oficio, de inscripciones duplicadas detectadas por el propio Ayuntamiento en su Padrón (ver apartado anterior), o por corrección material de errores para la supresión de la inscripción.

5.2.4.1 Bajas de oficio. Según el artículo 72 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, el Ayuntamiento dará de baja de oficio, por inscripción indebida, a quienes figuren empadronados incumpliendo los requisitos establecidos en el artículo 54 del citado Reglamento, una vez comprobada esta circunstancia en el correspondiente expediente en el que se dará audiencia al interesado.

Para ello el Ayuntamiento notificará al afectado el requisito incumplido (al respecto se recuerda la posibilidad de enviar avisos a un dispositivo electrónico y/o una dirección de correo electrónico identificados por el interesado de acuerdo con el artículo 41 (apartados 1 y 6) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas) y le hará saber la incoación de oficio del expediente para proceder a darle de baja en el Padrón de su municipio por no residir habitualmente en el mismo y que, contra esta presunción, el interesado podrá, en el plazo que se señale, no superior a quince días ni inferior a diez, manifestar si está o no de acuerdo con la baja pudiendo, en este último caso, alegar y presentar los documentos y justificaciones que estime pertinentes, al objeto de acreditar que es en este municipio en el que reside durante más tiempo al año, en el caso de vivir en varios municipios.

Si el interesado manifiesta de forma expresa su conformidad con la baja se procederá a la misma y comunicará el municipio o país en el que vive habitualmente que se incluirá en el correspondiente expediente.

Si el afectado es un ciudadano extranjero que manifiesta vivir habitualmente en otro país, se dará de baja por cambio de residencia sin más trámite.

Si el afectado comunica residir habitualmente en otro municipio, o domicilio del mismo municipio, deberá solicitar por escrito el alta, o modificación, en el Padrón municipal correspondiente o, en el caso de ser un ciudadano español que no viva habitualmente en España, en el Padrón de españoles residentes en el extranjero. Esta solicitud la tramitará el mismo Ayuntamiento que se encargará de remitirla al correspondiente municipio de alta en los diez primeros días del mes siguiente o, si reside en el extranjero, al Instituto Nacional de Estadística que la trasladará, a través del Ministerio de Asuntos Exteriores, a la correspondiente oficina o sección consular para que proceda a darle, asimismo, de alta en el Registro de Matrícula.

Cuando intentada la notificación no se hubiera podido practicar, ésta se realizará de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 44 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. A estos efectos, y para cumplir con lo previsto en la normativa de protección de datos (Disposición adicional séptima de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales), en el anuncio publicado en el «Boletín Oficial del Estado» se identificará al afectado exclusivamente mediante el número completo de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente.

Cuando el afectado careciera de cualquiera de los documentos mencionados en el párrafo anterior, se le identificará únicamente mediante su nombre y apellidos. En ningún caso debe publicarse el nombre y apellidos de manera conjunta con el número completo del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente.

Por otra parte, los datos del domicilio en que cause baja no se incluirán en el anuncio publicado, sino únicamente una somera indicación del contenido del acto y del lugar donde los interesados, o su representante legal cuando proceda, podrán comparecer, en el plazo que se establezca, para conocimiento del contenido íntegro del mencionado acto y constancia de tal conocimiento, de acuerdo con el artículo 46 de la citada Ley 39/2015, con el fin de evitar la lesión de derechos o intereses legítimos.

En los casos en que el interesado manifieste su disconformidad con la baja o no efectúe alegación alguna una vez transcurrido el plazo señalado al efecto, la baja sólo podrá llevarse a cabo de acuerdo con los trámites establecidos reglamentariamente.

5.2.5 Bajas por caducidad. Los Ayuntamientos acordarán la caducidad de las inscripciones padronales de los extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia permanente (ENCSARP) que no sean renovadas cada dos años en virtud de lo previsto en el artículo 16.1 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, y de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado correspondiente de la presente Resolución.

5.3 Expedientes de modificación. Se consideran los siguientes tipos de modificaciones: por cambio de domicilio, en los datos personales, por renovación y por confirmación de la residencia. Las dos últimas no implican necesariamente una modificación en los datos de la inscripción padronal sino que son una convención para la gestión padronal.

También se definen las Modificaciones de datos territoriales sin intervención del habitante.

5.3.1 Modificaciones padronales por cambio de domicilio. Las solicitudes que se produzcan como consecuencia de un cambio de domicilio dentro del municipio darán lugar a una modificación por este concepto de los datos de inscripción en el Padrón municipal y no a una baja seguida de un alta en el mismo.

También podrán llevarse a cabo modificaciones por cambio de domicilio de oficio si en el transcurso de un expediente de baja de oficio, o como consecuencia de otras actuaciones efectuadas por el Ayuntamiento para mantener actualizado su Padrón, se detectara que el ciudadano reside en el mismo municipio en otro domicilio y el interesado se opone a solicitar el cambio de domicilio.

5.3.2 Modificaciones por cambios en los datos personales. El Ayuntamiento actualizará el Padrón municipal con las variaciones comunicadas por los propios vecinos, así como con las informaciones que mensualmente reciba del Registro Civil relativas a cambios de nombre y apellidos, de sexo y de la nacionalidad, y del Ministerio de Interior en cuanto a expediciones de Documentos Nacionales de Identidad y de Tarjetas de Extranjeros. De igual manera actuará con la información que reciba del Ministerio de Educación y Cultura en cuanto a titulaciones escolares y académicas que expida o reconozca.

La información que deben remitir los distintos Organismos de la Administración General del Estado podrá ser canalizada por el Instituto Nacional de Estadística, remitiéndola a los distintos Ayuntamientos según los diseños de registro de los ficheros de intercambio que figuran en el apartado Legislación del aplicativo IDA-Padrón.

Siempre que se produzcan actualizaciones, el Ayuntamiento deberá poner en conocimiento de cada vecino afectado los datos que figuran en su inscripción padronal, para su información y para que pueda comunicar al Ayuntamiento las rectificaciones o variaciones que procedan. Para ello podrá utilizar cualquier medio que se considere válido en derecho, facilitando a los ciudadanos diferentes canales de acceso a sus datos padronales.

5.3.3 Modificaciones por renovación. Se producirán cuando los extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia permanente (ENCSARP) soliciten la renovación de su inscripción padronal, de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado correspondiente de la presente Resolución.

5.3.4 Modificaciones por confirmación. Se producirán cuando los Ayuntamientos, tras haber realizado las gestiones oportunas, hayan comprobado la continuidad de la residencia en el municipio de los ciudadanos extranjeros que no están obligados a renovar su inscripción padronal (NO_ENCSARP), según el procedimiento descrito en el apartado correspondiente de esta Resolución.

5.3.5 Modificación de datos territoriales sin intervención del habitante. Cuando se efectúe la modificación del seccionado, de los nombres cortos de las unidades poblacionales, de las vías o de su numeración, se generará una modificación por esta causa, para todos los habitantes afectados (ver apartado de expedientes de territorio).

6. Procedimiento de renovación y caducidad de las inscripciones padronales de los extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia de larga duración (ENCSARP) que no sean renovadas cada dos años.

El artículo 16 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, establece la renovación periódica, cada dos años, de las inscripciones padronales de los extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia permanente (actualmente denominada de larga duración⁴) (en adelante ENCSARP) y su caducidad en caso de no llevarse a cabo tal renovación.

⁴ En virtud del artículo 32 de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social.

En este apartado se describe la forma en que el INE informará a los Ayuntamientos de las inscripciones de su Padrón que son susceptibles de ser renovadas y se desarrollan los procedimientos de renovación, por parte de los interesados, y declaración de la caducidad, por parte de los Ayuntamientos:

1. La Dirección General de Policía comunicará mensualmente al INE la relación de ciudadanos extranjeros a los que se haya otorgado autorización de residencia permanente (larga duración) y los que la hayan perdido.

Se incluyen bajo esta consideración los titulares de tarjeta de residencia de Régimen Comunitario (familiares de ciudadanos comunitarios y de otros Estados parte en el Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo que posean nacionalidad de un tercer estado).

2. El INE localizará en su base estos extranjeros y deducirá, por exclusión, cuáles son los extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia de larga duración (ENCSARP).

A los efectos de consideración de ciudadanos comunitarios también se incluyen los ciudadanos de Estados parte del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo (Noruega, Islandia y Liechtenstein) así como de Suiza.

3. El INE comunicará a los Ayuntamientos los ENCSARP para los que en tres meses se cumpla la fecha de caducidad de su inscripción, en los ficheros de intercambio de devolución mensuales.

4. Con esta información, y antes de que se cumpla la fecha de caducidad de la inscripción, los Ayuntamientos podrán efectuar un preaviso de la caducidad a estos extranjeros.

5. La renovación no constituye un acto de mero trámite y exige un acto expreso mediante el cual el ciudadano, o su representante, manifieste su voluntad expresa de renovar la inscripción.

Las renovaciones por parte de los ENCSARP se realizarán mediante la ratificación de los datos que ya constan en el Padrón, incluyendo una declaración de continuar viviendo en el municipio y en el domicilio en que figuren empadronados y su voluntad de renovar la inscripción (se incluye modelo orientativo en anexo IV).

En el caso de que la renovación se realice por los medios electrónicos habilitados, si se tienen dudas sobre la veracidad de la declaración los Ayuntamientos podrán exigir además la aportación de documentación acreditativa de la continuidad de su residencia en el municipio.

La renovación de mayores de edad mediante representación se realizará según lo previsto en el artículo 5.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Es decir, deberá acreditarse la representación por cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna (documento notarial expedido por un notario del Estado español, o mediante declaración en comparecencia personal del interesado ante funcionario público competente). La renovación de los menores de edad se realizará por los padres que tengan su guarda o custodia o, en su defecto, por sus representantes legales. En estos casos la solicitud de renovación se podrá ajustar al modelo orientativo que figura en el anexo V.

Cuando la renovación se solicite por internos en centros penitenciarios, se acompañará del informe del propio centro acreditando el internamiento.

Por otro lado, cada vez que un ENCSARP solicite un cambio de domicilio o de datos personales se le podrá instar a renovar la inscripción en el Padrón, mediante el formulario específico orientativo citado en este mismo punto de la Resolución o la inclusión en la solicitud de cambio de datos de una declaración en ese sentido.

6. Los Ayuntamientos comunicarán al INE en los ficheros de variaciones mensuales las renovaciones de las inscripciones que realicen los ENCSARP.

En el caso de que la renovación se realice al tiempo de un cambio de domicilio o datos personales se generará una única modificación, por renovación, conteniendo todas las modificaciones.

7. Los Ayuntamientos acordarán la baja por caducidad en su Padrón de las inscripciones de los ENCSARP que no hayan renovado su inscripción, transcurridos dos años desde su fecha de alta en el Padrón o desde la fecha de la última renovación expresa. Esta caducidad podrá declararse sin necesidad de audiencia previa al interesado.

8. El procedimiento para acordar las bajas por caducidad de las inscripciones de los ENCSARP que no hayan renovado su inscripción en el plazo de dos años será mediante Resolución motivada del Alcalde (o persona en quien delegue) para declarar la caducidad de la inscripción y acordar la baja. Dicha Resolución deberá ser notificada por los procedimientos previstos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, siendo la fecha de la baja la correspondiente a la notificación.

7. Procedimiento de comprobación periódica de la residencia de los extranjeros que no tienen la obligación de renovar su inscripción padronal (NO_ENCSARP).

En el marco de las operaciones de control y actualización de los Padrones municipales previstas en el artículo 78 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales se realizarán comprobaciones periódicas de la residencia en el municipio de los extranjeros que no tienen la obligación de renovar su inscripción padronal cada dos años: los NO_ENCSARP (ciudadanos de la Unión Europea y de los Estados parte en el Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo, así como de los que, sin pertenecer a estos países, tienen tarjeta de residencia de régimen comunitario (por ser familiares de comunitarios) y aquellos que tienen autorización de residencia de larga duración).

Estas comprobaciones se realizarán para los extranjeros NO_ENCSARP cuya última inscripción padronal (se exceptúan las modificaciones territoriales sin intervención del habitante) tenga más de dos años de antigüedad, en el caso de no estar inscritos en el Registro Central de Extranjeros (RCE), o más de cinco, si lo están, y que además tengan una autorización de residencia caducada o el certificado de inscripción en el RCE de ciudadano de la unión haya sido expedido hace más de cinco años, los cuales serán comunicados por el Instituto Nacional de Estadística a los Ayuntamientos en los ficheros mensuales de devolución con las incidencias correspondientes.

Para ello los Ayuntamientos podrán solicitar a los ciudadanos que realicen una confirmación por escrito de la continuidad de su residencia (en los anexos VI y VII se incluyen modelos orientativos, incluido el de representante legal para menores), pudiendo utilizar los medios electrónicos habilitados para ello o verificarla mediante otras actuaciones, como pueden ser la comprobación por la policía local, inspección de funcionarios locales, etc. No obstante, en ningún caso estas actuaciones podrán suponer un comportamiento discriminatorio con respecto a los ciudadanos españoles (como, por ejemplo, exigiendo la comparecencia personal en las oficinas municipales).

Si como consecuencia de las comprobaciones de residencia se derivase algún cambio de domicilio o de datos personales se efectuarán las modificaciones respectivas y cuando no se produzcan variaciones en los datos se realizará una modificación por confirmación.

En el caso de que dicha residencia no haya podido ser comprobada, se iniciará un expediente de baja de oficio según lo previsto en el artículo 72 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales (ver apartado de bajas por inscripción indebida).

8. Acceso y cesión de datos padronales.

8.1 Acceso a los datos padronales. El Padrón municipal es un registro administrativo que contiene datos personales y, como tal, está sujeto a lo previsto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

En su artículo 4, apartado 1, el citado Reglamento define los datos personales como «toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador...». En consecuencia, en el caso del Padrón municipal, «el interesado», como titular de los datos, (o «afectado», según la terminología que usa la Ley Orgánica 3/2018, para distinguirlo del concepto de interesado que regula la Ley 39/2015) es el propio vecino al que se refieren los datos padronales.

El derecho de acceso del afectado queda regulado en el artículo 15 del Reglamento general de protección de datos y en el artículo 13 de la Ley Orgánica 3/2018, pudiendo habilitar los Ayuntamientos distintos mecanismos para ello.

Una mención especial debe efectuarse a los volantes y certificados de empadronamiento, así como a la obligación de informar a los vecinos cada vez que se producen actualizaciones en sus datos y al menos una vez cada cinco años, que se describen en sendos apartados específicos de esta Resolución.

El vecino puede acceder a su información personalmente o por medio de su representante, legal o voluntario, según lo previsto en el artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, relativo a la representación de los interesados.

En el caso de menores no emancipados de padres separados o divorciados, en virtud de lo establecido en el artículo 156 del Código Civil, el progenitor no custodio que acredite mediante la oportuna resolución judicial que ejerce la patria potestad compartida de sus hijos podrá acceder a la información padronal de los mismos, previa audiencia al progenitor que ostente la guarda y custodia para que pueda realizar las alegaciones que estime oportunas, con el fin de preservar el secreto de la residencia en situaciones sensibles. No procederá el acceso a la información cuando de la propia resolución se derive que debe preservarse el citado secreto por carecer el progenitor no custodio del derecho de visita a sus hijos menores o sólo poder hacerlo bajo supervisión de terceros y en determinados lugares.

8.1.1 Certificación y volante de empadronamiento. En los anexos VIII y IX de la presente Resolución se incluyen modelos orientativos sobre el contenido de certificación y volante de empadronamiento, respectivamente.

La certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento. Conforme establecen el artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación emitida en papel debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente. Asimismo, al amparo del artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, cuando la emisión de un certificado de empadronamiento constituya una actuación administrativa automatizada de conformidad con lo establecido en dicho precepto, podrá utilizarse el sistema de firma de sello electrónico de órgano y el de código seguro de verificación según establece el artículo 42 de la citada Ley.

Si el sistema de firma electrónica que utilice el Secretario del Ayuntamiento para la emisión de la certificación de empadronamiento permite acreditar su identidad y cargo público no será necesaria la conformidad del Alcalde. Por otra parte, el citado artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales establece que los Ayuntamientos podrán expedir volantes de empadronamiento, como documentos de carácter puramente informativo en los que no serán necesarias las formalidades previstas para las certificaciones; el volante de empadronamiento no requiere la firma de ningún funcionario o autoridad municipal.

Los Ayuntamientos podrán establecer un procedimiento de comprobación de volantes y certificados expedidos que permita verificar la autenticidad de los mismos, por un periodo mínimo de tres meses desde su expedición, ya sea conservando copia de los expedidos o por procedimientos electrónicos.

Esta comprobación permite que el volante pueda ser suficiente en numerosas gestiones en que los ciudadanos precisen aportar información sobre sus datos de empadronamiento, pero no en aquellos supuestos en los que se exija específicamente el certificado de empadronamiento por ser éste el único documento público que acredita fehacientemente a efectos administrativos la residencia y el domicilio habitual de un ciudadano (un ejemplo en el que se requieren certificados es el procedimiento de reconocimiento de firma de los documentos expedidos por las entidades locales, dentro del procedimiento de legalización diplomática de estos documentos cuando deban surtir efectos en países no firmantes del Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961).

Es notorio que en el actual sistema de gestión padronal una persona puede estar transitoriamente empadronada en dos municipios (según se deduce del artículo 70 del Reglamento), y que pueden producirse errores, duplicidades, etc. Estas disfunciones no invalidan la presunción general de exactitud de las certificaciones y volantes, ni originarán responsabilidad especial alguna para los gestores del Padrón.

Por ello, ni en las certificaciones ni en los volantes es necesario establecer salvedad alguna con carácter general, ni cláusula alguna de caducidad del documento. La rectificación de las certificaciones erróneas se llevará a cabo por los procedimientos ordinarios de revisión de los actos administrativos (artículos 106 y siguientes de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).

Los certificados acreditan, y los volantes informan, únicamente de la residencia en el municipio y el domicilio del habitante, así como otros hechos relativos al empadronamiento y de los que el Ayuntamiento tiene constancia oficial: fechas iniciales y final del empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del alta o de la baja en el Padrón, etc. En todo caso se cumplimentará la información adicional de cada empadronado estrictamente en la medida en que sea pertinente para el fin para el que se ha solicitado la certificación.

Podrán referirse sólo a una o a la totalidad de las personas inscritas en un determinado domicilio. No deben expedirse estos documentos para varias personas cuando no comprendan a todos los habitantes inscritos en el mismo domicilio.

La expedición de certificaciones y volantes comprensivos de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio, en tanto que implica el tratamiento de datos personales (lo que incluye la comunicación de los mismos), deberá estar fundamentada en alguno de los supuestos previstos en el artículo 6.1 del Reglamento general de protección de datos. Por ello, cuando se soliciten por un particular será necesario disponer del consentimiento de todos los inscritos en la vivienda (artículo 6.1.a) o tener un interés legítimo que prevalezca sobre los intereses o los derechos y libertades fundamentales de los afectados (artículo 6.1.f), el cual exigirá en cada caso un juicio de ponderación por parte del Ayuntamiento.

Por lo que se refiere al consentimiento podrá haberse recogido como dato voluntario en la hoja padronal, de acuerdo con lo previsto en el artículo 57.2.a) del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, tal y como figura en el anexo III (casilla de Información voluntaria: «Autorizamos a los mayores de edad empadronados en esta hoja para comunicar al Ayuntamiento las futuras variaciones de sus datos y para obtener certificaciones o volantes de empadronamiento»).

En cuanto al juicio de ponderación de intereses por parte del Ayuntamiento, es necesario que este disponga de toda la información necesaria lo que supone, no sólo conocer la finalidad para la que se solicitan los datos, sino, muy especialmente, la incidencia que pueda tener en la esfera de los afectados la comunicación de sus datos, lo que implica el cumplimiento del deber de información en el momento de la inscripción padronal previsto en el artículo 13 del Reglamento general de protección de datos y el posible ejercicio por los afectados de su derecho de oposición al amparo del artículo 21 del mismo.

Cuando las inscripciones sean anteriores a la entrada en vigor del Reglamento general de protección de datos y no se haya informado de la posible cesión de los datos de los afectados a un tercero con interés legítimo (ni se disponga de la autorización de los de empadronados en la misma vivienda otorgada en la hoja padronal), antes de proceder a la expedición del certificado o volante de empadronamiento, deberá cumplirse con el deber de información a los efectos de realizar el mencionado juicio de ponderación.

Algunos supuestos en los que prevalecerían los intereses del afectado y no procedería la comunicación de sus datos serían, por ejemplo, los de las víctimas de violencia de género o de menores (cuando el certificado o volante no se solicite por quien ostente su representación legal), o los de personas inscritas en la misma vivienda para las que se haya iniciado, o proceda la iniciación, de un expediente de baja de oficio por no residir ya en la misma, en cuyo caso únicamente se reflejará en el certificado o volante el número de personas en esa situación, indicándose en el apartado de «observaciones» que se encuentran incursos en el citado procedimiento.

Los certificados y volantes de empadronamiento expedidos a personas inscritas en establecimientos colectivos deberán tener siempre carácter individual.

Los volantes y certificados de empadronamiento podrán ser solicitados y, o expedidos por medios electrónicos. El Ayuntamiento que implante estos sistemas deberá vigilar que el acceso a la información padronal quede restringido a los interesados. Se considera, a estos efectos, imprescindible el uso de firma electrónica o el acceso por contraseña personal.

8.1.2 Información a los vecinos sobre su inscripción padronal. El último párrafo del artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales faculta a los vecinos para solicitar un volante de empadronamiento siempre que insten alguna modificación de sus datos padronales, que se les entregará tan pronto como se haya realizado el cambio en su inscripción padronal.

Por otra parte, el artículo 69 del mismo Reglamento, en sus apartados 2 y 3 respectivamente, establece la obligación de informar a los vecinos sobre su situación padronal siempre que se produzcan actualizaciones y al menos una vez cada cinco años:

2. Siempre que se produzcan actualizaciones, el Ayuntamiento deberá poner en conocimiento de cada vecino afectado los datos que figuran en su inscripción padronal, para su información y para que pueda comunicar a dicho Ayuntamiento las rectificaciones o variaciones que procedan.

3. La notificación a los vecinos del contenido de sus datos padronales se efectuará por el Ayuntamiento de manera que todo vecino tenga la oportunidad de conocer la información que le concierna al menos una vez cada cinco años.

Aunque el apartado 3 utiliza el término «notificación», atendiendo a lo establecido en el artículo 40 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (que reserva la notificación stricto sensu para las resoluciones y actos administrativos que afecten a los derechos e intereses de los interesados), se puede afirmar que la comunicación se puede hacer por cualquier medio que permita a los vecinos conocer los datos que obran en su inscripción padronal, sin que sea obligatorio que el medio usado permita al Ayuntamiento tener constancia de la recepción por el interesado o su representante de dicha comunicación.

Sin embargo, dado que las inscripciones padronales contienen datos de carácter personal, no será posible la comunicación mediante exposición pública.

En consecuencia el cumplimiento de este conjunto de obligaciones municipales se llevará a cabo habitualmente por medio de volantes de empadronamiento.

No obstante, cuando el Ayuntamiento, a requerimiento del vecino, expida certificaciones o volantes de empadronamiento, es evidente que, simultáneamente, está informándole sobre su situación padronal y cumpliendo estas prescripciones reglamentarias y como el plazo quinquenal previsto en el artículo 69.3 del Reglamento citado se debe computar individualizadamente para cada empadronado, el Ayuntamiento puede optar por dos alternativas:

– Comunicar los datos a todos los vecinos mediante una operación específica y generalizada cada 5 años.

– Comunicar los datos sólo a aquellos vecinos que no hubiesen tenido conocimiento de sus datos en 5 años (bien porque su inscripción no ha sufrido variación bien por no haber solicitado ningún volante o certificado de empadronamiento en ese período). Esta opción implica una acción continuada de comunicación de los datos según las inscripciones vayan agotando el periodo establecido.

Por otro lado, el apartado 3 del artículo 69 debe ponerse en relación con el apartado 1 del mismo, según el cual Con las informaciones recibidas de las demás Administraciones públicas, con las variaciones comunicadas por los vecinos, y con los resultados de los trabajos realizados por los propios Ayuntamientos, éstos actualizarán los datos del Padrón municipal, de donde deducimos que esta operación de comunicación también tiene como finalidad actualizar los datos del Padrón municipal.

En consecuencia si bien las comunicaciones devueltas al amparo del artículo 69.3 no implican ni justifican una baja automática del Padrón, sí constituyen un indicio para que el Ayuntamiento realice las comprobaciones oportunas e, incluso, para iniciar un expediente de baja de oficio.

En todos los supuestos en que el Ayuntamiento proporcione información padronal por procedimientos distintos de la relación directa entre el funcionario y el vecino (expedición de volantes por medios mecánicos, tramitación por teléfono, por correo, por «Internet», etc.) deberán establecerse las cautelas oportunas para evitar que la información pueda llegar a cualquier otra persona que no sea el interesado o su representante legal o voluntario.

En particular siempre que el Ayuntamiento acepte remitir los volantes o certificaciones por correo o por mensajero, el envío se dirigirá, en todo caso, a la dirección postal que figura en la propia inscripción padronal, rechazando la posibilidad de entregarlos en cualquier otro domicilio.

Y de la misma manera, la información que se proporcione telefónicamente deberá condicionarse de forma que sólo el solicitante que demuestre conocer datos muy particulares del vecino (su domicilio, su número de DNI, su fecha de nacimiento, etc.) podrá recibir información que nunca debería exceder la mera constatación de que ese vecino figura o no inscrito en el Padrón. En cualquier caso debería restringirse en todo lo posible el suministro de información por medios no escritos: el volante de empadronamiento constituye un procedimiento suficientemente ágil para todos los supuestos imaginables.

8.1.3 Supuestos de especial protección (víctimas de violencia de género y menores bajo su guarda o custodia, menores en acogimiento familiar, etc.). La legislación existente protege de manera adecuada los datos padronales de las personas en estas situaciones, puesto que el acceso a los mismos está limitado a los propios interesados, que podrán consultarlos personalmente o por medio de su representante, legal o voluntario, pero no así los cónyuges o parejas respecto a sus víctimas o los padres biológicos que ya no ostentan la patria potestad.

No obstante, corresponde al Ayuntamiento controlar la legalidad del acceso a los datos de su Padrón municipal de conformidad con las normas establecidas a este respecto por el Reglamento general de protección de datos y la Ley Orgánica 3/2018, debiendo tomar las precauciones adicionales necesarias en la difusión de datos (volantes, certificados), como por ejemplo incluyendo anotaciones de prevención en las inscripciones de los ciudadanos afectados, que adviertan de su situación.

8.2 Cesión de datos padronales (comunicación de datos a terceros). La cesión de datos padronales se encuentra regulada por el artículo 16.3 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, en los siguientes términos: Los datos del Padrón municipal se cederán a otras Administraciones Públicas que lo soliciten sin consentimiento previo del afectado solamente cuando les sean necesarios para el ejercicio de sus respectivas competencias, y exclusivamente para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes. También pueden servir para elaborar estadísticas oficiales sometidas al secreto estadístico, en los términos previstos en la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública y en las leyes de estadística de las comunidades autónomas con competencia en la materia.

La interpretación restrictiva que, en opinión de la Agencia Española de Protección de Datos, debe hacerse de este artículo determina que sólo podrán cederse, sin el previo consentimiento del afectado, los datos del Padrón relativos al domicilio o la residencia de una relación de personas facilitada por la Administración Pública solicitante, siempre que esta información le sea necesaria para el ejercicio de sus respectivas competencias y exclusivamente para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes.

Fuera de estos supuestos, la cesión de los datos padronales se rige por lo establecido en el artículo 6.1 del Reglamento general de protección de datos, según el cual el tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de las condiciones que se relacionan en el mismo.

En caso de duda los Ayuntamientos podrán dirigirse a sus respectivos delegados de protección de datos (propios o de la correspondiente Diputación Provincial o Comunidad Autónoma), de obligado nombramiento en el ámbito de las Administraciones Públicas y, a través de ellos, a la correspondiente Agencia de Protección de Datos, por ser los organismos competentes en la materia, existiendo respecto a la cesión de los datos padronales diversos informes en la página web de la Agencia Española.

8.2.1 Transmisión de datos por medios electrónicos entre Administraciones Públicas. El artículo 28 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece el derecho de los ciudadanos a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello. Las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.

En su virtud los ayuntamientos establecerán los medios electrónicos necesarios para la transmisión de datos de empadronamiento a otras Administraciones Públicas, conforme a lo previsto en el artículo 155 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

9. Contenido y conservación del padrón municipal.

9.1 Contenido. La documentación del Padrón municipal relativa a los vecinos del municipio deberá estar constituida por:

1. Relación de las hojas padronales. Tal y como establece el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, en su artículo 60.3, los Ayuntamientos deberán conservar las hojas de inscripción padronal y las declaraciones y comunicaciones suscritas por los vecinos, o reproducciones de las mismas en forma que garantice su autenticidad. Las hojas de inscripción deberán estar ordenadas convenientemente de forma que sea posible su fácil localización.

2. Fichero informatizado de inscritos. Este fichero recogerá para cada inscrito los datos solicitados en las hojas de inscripción padronal más los campos necesarios para su gestión, de tal manera que posibilite el intercambio de información con el Instituto Nacional de Estadística, según los diseños de registro e instrucciones detallados en el documento Diseños de registro de los ficheros de intercambio de información INE-Ayuntamientos publicado en el aplicativo de internet IDA-Padrón https://idapadron.ine.es.

9.2 Conservación de hojas padronales. Las hojas padronales, y la restante documentación suscrita por los vecinos que el Ayuntamiento reciba oficialmente, deben ser conservadas por éste con arreglo a la normativa general reguladora de la actividad administrativa.

Esa documentación aportada por los vecinos que el Ayuntamiento debe conservar podrá ser mantenida bien en su forma original o bien mediante reproducciones de las mismas en forma que se garantice su autenticidad, integridad, conservación y disponibilidad, de conformidad con lo establecido en los artículos 60.3 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, y 16.5, 27 y disposición transitoria primera de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).

En cuanto a la determinación del plazo durante el cual es preceptiva la conservación de esta documentación, hay que partir del respeto al derecho que asiste a cada ciudadano de solicitar de las Administraciones municipales la expedición de certificaciones comprensivas de todo su historial de empadronamiento, lo cual determina que, como norma general, la documentación padronal más básica (las hojas padronales) deba ser conservada por un período no inferior a 100 años, y dada la actual esperanza de vida.

El destino posterior de esta documentación viene marcado por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, cuyo artículo 49.2 declara: «Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público...», y cuyo artículo 57.1.a) hace referencia al procedimiento normal de conservación, en la forma siguiente: «Con carácter general, tales documentos, concluida su tramitación y depositados y registrados en los Archivos centrales de las correspondientes entidades de Derecho Público...».

10. Codificación de las características básicas.

La codificación de las características básicas que figuran en el Padrón municipal se realizará de acuerdo con las especificaciones que de cada característica se establecen en el Diseño de registro de los ficheros de intercambio de información INE-Ayuntamientos, publicado en el aplicativo de internet IDA-Padrón. Las modificaciones que se produzcan en las características, cuya codificación corresponda al Instituto Nacional de Estadística, se comunicarán a los distintos Ayuntamientos tan pronto como se produzcan a través del citado aplicativo.

11. Remisión de la información al Instituto Nacional de Estadística.

En virtud de lo previsto en el artículo 65 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, cada Ayuntamiento remitirá mensualmente al Instituto Nacional de Estadística, en los plazos que se determinen anualmente, la relación de todas las altas, bajas y modificaciones producidas durante el mes. Esta remisión se hará por medios telemáticos a través del aplicativo de internet IDA-Padrón, con certificados electrónicos de firma digital, reconocidos por @firma, ajustándose a los formatos de registro de los ficheros de intercambio publicados en IDA-Padrón. El calendario anual de envío se publicará asimismo en IDA-Padrón.

Junto con la información anterior deberán comunicarse las confirmaciones, a través de comunicaciones de rechazo, a aquellas inscripciones comunicadas por el Instituto Nacional de Estadística como posibles duplicados que, tras llevarse a cabo las actuaciones señaladas en el apartado de gestión de bajas, se mantengan sin cambios.

Con el envío de las variaciones mensuales se dará por cumplido el trámite previsto en el artículo 100.2 del Reglamento de Población de comunicar al Instituto Nacional de Estadística, en los diez primeros días del mes siguiente, las altas de los españoles residentes en el extranjero que hayan traslado su residencia al territorio español.

El Instituto Nacional de Estadística podrá solicitar de los Ayuntamientos la documentación y aclaraciones que estime convenientes.

Cuando no haya habido movimientos se remitirá un fichero con parte negativo.

12. Comunicaciones del Instituto Nacional de Estadística a los ayuntamientos.

En virtud de lo establecido en el artículo 66 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, el Instituto Nacional de Estadística remitirá mensualmente a cada Ayuntamiento, en los mismos formatos de registro con una cola de errores añadida, descrita en el aplicativo de internet IDA-Padrón, la siguiente información:

Los errores detectados en la información remitida por los Ayuntamientos en los ficheros de intercambio.

Las discrepancias encontradas como resultado de la confrontación con los distintos Padrones, para que procedan a introducir las rectificaciones que sean pertinentes.

Las altas efectuadas en los Padrones municipales y en el Padrón de Españoles Residentes en el Extranjero para que los respectivos Ayuntamientos repercutan las bajas correspondientes en sus Padrones.

Las modificaciones en los datos de inscripción procedentes de los órganos de la Administración General del Estado competentes en la materia en el caso de que el Instituto Nacional de Estadística canalice dicha información.

Los preavisos de caducidad de los ENCSARP.

Las comunicaciones para la comprobación de residencia de los NOENCSARP.

Asimismo y mediante los diseños de registros específicos al efecto publicados en IDA-Padrón, el Instituto Nacional de Estadística remitirá a los Ayuntamientos las bajas por defunción y altas por nacimiento procedentes del Registro Civil.

Las altas por nacimiento se comunicarán también en los ficheros de intercambio de devolución mensual cuando, una vez contrastadas con la base padronal del INE, se detecte que el municipio de residencia declarado en la inscripción del Registro Civil es diferente al de la inscripción padronal de la madre del nacido. Las defunciones se comunicarán en todos los casos, en tanto no hayan sido remitidas por los Ayuntamientos.

Cualesquiera otras comunicaciones que se informen favorablemente por el Consejo de Empadronamiento, y cuya difusión se realice a través de IDA-Padrón.

13. Normalización de tablas de caracteres.

Las comunicaciones interadministrativas por procedimientos informáticos o tele-máticos resultan altamente dificultadas cuando los mismos caracteres gráficos son representados por distintos códigos binarios, lo que ocurre con frecuencia cuando se utilizan ordenadores y sistemas informáticos diversos.

La operación de transformar esos códigos a los que correspondan de acuerdo con una única tabla de caracteres común a todas las Administraciones Públicas, es técnicamente sencilla si se lleva a cabo en el momento de producir el fichero que va a ser enviado a otra Administración.

El actual sistema de gestión del Padrón obliga a establecer una tabla de caracteres, única y normalizada, que sea conocida por todas las Administraciones que participan en estos procesos.

La tabla de caracteres aprobada a propuesta del Consejo de Empadronamiento figura publicada en el aplicativo de internet IDA-Padrón.

En dicha tabla se recoge la representación, decimal y hexadecimal, en códigos EBCDIC y ASCII, de todos los caracteres utilizables en los idiomas oficiales de España, y debe ser empleada en todas las comunicaciones relacionadas con el Padrón y el Censo Electoral que se realicen por procedimientos informáticos y telemáticos.

14. Expedientes de territorio.

De acuerdo con el artículo 76 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, los Ayuntamientos revisarán al menos una vez al año y actualizarán, en su caso, la relación de las unidades poblacionales, la división en secciones del término municipal y las modificaciones de callejero, realizando las comprobaciones que sean precisas sobre el terreno, conforme a las definiciones e instrucciones que se establecen a continuación, y las remitirán al Instituto Nacional de Estadística para su comprobación tan pronto se produzcan.

La Delegación Provincial del Instituto Nacional de Estadística comunicará su conformidad al Ayuntamiento para que proceda al envío, para cada uno de los habitantes afectados por las variaciones territoriales, de las correspondientes modificaciones territoriales sin intervención del habitante (ver expedientes padronales).

Los Ayuntamientos deberán mantener también la correspondiente cartografía, o, en su defecto, referencia precisa de las direcciones postales con la cartografía elaborada por la Administración competente. Asimismo podrá elaborarse y mantenerse una cartografía digital.

14.1 Unidades poblacionales. El término unidad poblacional se refiere a entidades colectivas, entidades singulares, núcleos y diseminados.

14.1.1 Definiciones. Con objeto de conseguir la uniformidad de criterios para la determinación de las unidades poblacionales existentes en cada término municipal, se establecen las siguientes definiciones:

1. Entidad singular de población. Se considerará como entidad singular de población a cualquier área habitable del término municipal, habitada o, excepcionalmente deshabitada, claramente diferenciada dentro del mismo, y que es conocida por una denominación específica que la identifica sin posibilidad de confusión.

Un área se considerará habitable cuando existan en la misma viviendas habitadas o en condiciones de serlo. Así las urbanizaciones y zonas residenciales de temporada podrán tener la consideración de entidades singulares de población, aun cuando sólo estén habitadas en ciertos períodos del año.

Un área se considerará claramente diferenciada cuando las edificaciones y viviendas pertenecientes a la misma puedan ser perfectamente identificadas sobre el terreno y el conjunto de las mismas sea conocido por una denominación.

Ninguna vivienda ni edificio podrá pertenecer simultáneamente a dos o más entidades.

Un término municipal podrá constar de una o varias entidades singulares de población.

Las entidades singulares de población estarán constituidas por núcleos de población y/o diseminado de acuerdo con las definiciones enumeradas a continuación:

1.1 Núcleo de población. Se considerará como núcleo de población al conjunto de al menos diez edificaciones, que están formando calles, plazas y otras vías urbanas.

Excepcionalmente el número de edificaciones podrá ser inferior a 10 siempre que la población supere los 50 habitantes.

Se incluirán en el núcleo aquellas edificaciones que, estando aisladas, disten menos de 200 metros de los límites exteriores del mencionado conjunto, si bien en la determinación de dicha distancia han de excluirse los terrenos ocupados por instalaciones industriales, comerciales, cementerios, parques, jardines, zonas deportivas, canales o ríos que puedan ser cruzados por puentes, aparcamientos, otras infraestructuras de transporte, etc.

En una entidad singular de población podrán existir uno o varios núcleos de población.

Con el fin de estar perfectamente identificado sin posibilidad de confusión cada núcleo de población tendrá asignada una denominación específica.

1.2 Diseminado. Lo constituyen las edificaciones o viviendas de una entidad singular de población que no pueden ser incluidas en el concepto de núcleo.

En una entidad singular de población sólo puede existir una unidad poblacional como diseminado.

2. Entidad colectiva de población. Una entidad colectiva de población es una agrupación de entidades singulares de población con personalidad propia o un origen marcadamente histórico, constituyendo una unidad intermedia (que existe en algunas regiones de España) entre la entidad singular de población y el municipio, como por ejemplo parroquias, diputaciones, hermandades, anteiglesias, concejos y otras.

3. Categoría de la entidad de población. Es la calificación otorgada, o tradicionalmente reconocida, a las entidades de población, singulares o colectivas, tales como ciudad, villa, lugar, aldea, parroquia pedanía o concejo... y, a falta de ella, la que corresponda a su origen y características, como caserío, poblado, barrio, monasterio, colonia, centro turístico, zona residencial, urbanización y otras.

14.1.2 Mantenimiento de unidades poblacionales. Por medio de la revisión que se lleve a cabo podrán introducirse alteraciones debidas a altas, bajas o modificaciones, según las siguientes causas:

14.1.2.1 Altas:

1. Incorporación al municipio de unidades poblacionales ya existentes en otros municipios como consecuencia de fusiones o segregaciones de municipios (alteración de términos municipales).

2. Creación de unidades poblacionales como consecuencia de alteraciones dentro del municipio (fusiones o segregaciones) o por nueva construcción, urbanización o rehabilitación de áreas no ocupadas hasta entonces.

3. Omisiones de unidades poblacionales.

14.1.2.2 Bajas:

1. Segregación de unidades poblacionales por incorporación a otro municipio, como consecuencia de la alteración de términos municipales.

2. Desaparición de unidades poblacionales como consecuencia de alteraciones dentro del municipio (fusiones o segregaciones) o por haberse despoblado y no reunir condiciones para volver a ser habitados.

3. Inclusión indebida de unidades poblacionales.

14.1.2.3 Modificaciones:

1. Cambio de nombre de las entidades o núcleos de población. Cuando se produzca alguna variación en la relación de unidades poblacionales, los Ayuntamientos remitirán a la correspondiente Delegación Provincial del Instituto Nacional de Estadística las actualizaciones, ajustándose a los ficheros de intercambio de territorio difundidos en el aplicativo de internet de IDA-Padrón.

El Instituto Nacional de Estadística dispondrá del plazo de un mes para realizar las comprobaciones que estime oportunas y requerir las aclaraciones que procedan y remitir la codificación de las unidades poblacionales que causen alta.

Para los habitantes cuyo domicilio se vea afectado por variaciones en las unidades poblacionales se deberá remitir su correspondiente modificación territorial sin intervención del habitante (ver expedientes padronales) en los ficheros de variaciones mensuales.

Asimismo, y con el fin de disponer de una relación de unidades poblacionales actualizada al 1 de enero de cada año (fecha de la revisión padronal), antes del 1 de marzo de ese mismo año, aquellos Ayuntamientos que a lo largo del año no hayan tenido variaciones en la relación de unidades poblacionales lo comunicarán a la correspondiente Delegación Provincial.

14.2 División del término municipal en secciones (seccionado). La división del término municipal en distritos municipales y éstos a su vez en secciones, es esencial para el Instituto Nacional de Estadística para poder llevar a cabo las distintas investigaciones estadísticas así como para gestionar el censo electoral.

Esta múltiple finalidad de las secciones estadísticas obliga, por una parte, a prestar especial atención a sus límites y a su tamaño. A sus límites por cuanto la sección estadística es esencialmente un área de terreno del término municipal y cada vivienda o habitante ha de pertenecer a una y sólo una sección estadística; el conjunto de todas las secciones estadísticas, sin vacíos ni solapamientos, ha de abarcar exactamente todo el término municipal. También se prestará especial atención a su tamaño por cuanto la Ley Orgánica 5/1985, de Régimen Electoral General asigna unos tamaños mínimos y máximos de las secciones electorales, medido en número de electores del Censo Electoral de españoles residentes. Dentro de tales límites además se tendrá en cuenta que el tamaño de la sección no supere los 2.500 habitantes.

Todas las secciones deben ajustarse a las siguientes normas básicas:

– Cada sección debe estar perfectamente definida mediante límites fácilmente identificables, tales como accidentes naturales del terreno y construcciones de carácter permanente.

– Las secciones pertenecientes a un núcleo urbano estarán formadas normalmente por manzanas completas de edificios, sin perjuicio de que, excepcionalmente, una manzana puede subdividirse por fachadas completas o, si es necesario, por portales si supera el número máximo de electores.

– La división en secciones debe comprender todo el territorio del término municipal, de modo que cualquier parte del mismo debe quedar adscrita a una y sólo una de las secciones.

Los Ayuntamientos llevarán a cabo la revisión del seccionado de su término municipal de acuerdo con las siguientes normas:

a) Partición de las secciones que sobrepasen los 2.000 electores o de aquellos que superen los 2.500 habitantes. Las secciones resultantes de la partición deberán contener, al menos, 500 electores.

b) Se fusionarán las secciones que tengan menos de 500 electores, excepto en municipios de sección única.

c) Se modificarán los límites de secciones como consecuencia de defectos de delimitación o de las variaciones producidas en las mismas procedentes, por ejemplo, de planes de urbanismo, aparición de nuevas vías urbanas...

d) Las secciones se numerarán de la siguiente manera:

Si hay una división de una sección en dos o más, a una de ellas se le dará el número antiguo de la que se divide y al resto números correlativos a partir del último número de sección del distrito correspondiente.

Cuando se produzca una fusión entre dos o más secciones, se dará a la nueva el número de una de ellas, desapareciendo el de las restantes, pudiendo aparecer, por tanto, saltos en la numeración de las secciones.

Nunca se renumerarán las secciones, pudiendo quedar, por tanto, secciones geográficamente contiguas con numeración no correlativa.

e) Se podrá cambiar la numeración de las secciones como consecuencia de las variaciones de la división en distritos de los términos municipales y de las fusiones y segregaciones de municipios.

f) El Instituto Nacional de Estadística, por medio de sus Delegaciones Provinciales asesorará a los Ayuntamientos en la realización de estos trabajos y estudiará y resolverá las dificultades que puedan presentarse.

g) Las modificaciones señaladas en los puntos anteriores deberán ser comprobadas por el Instituto Nacional de Estadística, para lo cual los Ayuntamientos enviarán una propuesta a la correspondiente Delegación Provincial, adjuntando un plano de cada una de las nuevas secciones propuestas en el que figuren los límites correspondientes a las mismas así como el tramo de callejero de sección correspondiente según los diseños de registro publicados en IDA-Padrón.

Una vez recibida la propuesta de variación de seccionado el Instituto Nacional de Estadística dispondrá de un mes para hacer las comprobaciones que consideren oportunas antes de la inclusión del nuevo seccionado en el fichero del Padrón.

Tras recibir el visto bueno al cambio de seccionado, se deberán remitir las correspondientes modificaciones territoriales sin intervención del habitante (ver expedientes padronales) en los ficheros de variaciones mensuales.

h) De acuerdo con el artículo 76 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales los Ayuntamientos llevarán a cabo la revisión del seccionado, al menos una vez al año, teniendo en cuenta que si alguna sección supera los 2.000 electores o no llega a los 500 se procederá a su partición o fusión respectivamente en cumplimiento de la Ley Orgánica 5/1985 de Régimen Electoral debiendo actuar los Ayuntamientos de la manera indicada en los apartados anteriores.

i) A efectos de Censo Electoral, las secciones se dividirán en mesas electorales de dos tipos:

i1) Alfabéticas, en las cuales la división se realiza por criterios alfabéticos (teniendo en cuenta los apellidos de los electores).

i2) Subsecciones, en las cuales la división se realiza por criterios geográficos y, en su caso, teniendo en cuenta los apellidos.

14.3 Callejeros de sección. Por callejeros de sección se entiende el conjunto de datos que permiten asociar las direcciones postales con los tramos, vías o pseudovías, y unidades poblacionales, conforme a las definiciones que se establecen a continuación.

En general el territorio se identifica mediante las vías físicas debidamente rotuladas y numeradas. En otros casos la identificación se realiza a través de la unidades poblacionales (entidades, núcleos/diseminados). Y, cuando esto no es posible, por una tercera forma de identificación denominada pseudovía.

Una vía queda identificada por su tipo (calle, plaza,...), su denominación oficial, aprobada por el órgano municipal competente, y las unidades poblacionales a las que pertenece, y tiene un código único dentro del municipio.

Se define la pseudovía como aquello que complementa o sustituye a la vía.

Son ejemplos de pseudovía que complementa a la vía: la denominación del edificio o construcción, el buzón o apartado de correos.

Son ejemplos de pseudovía que sustituye a la vía: el nombre del paraje o lugar donde se encuentra ubicada la construcción.

Finalmente los tramos de vía serán el resultado de la intersección de las capas secciones (incluida la subsección), unidades poblacionales, vías o pseudovías y códigos postales.

Según esta división territorial, la unidad básica de referenciación territorial es el tramo, a partir del cual se podrán deducir el resto de los atributos del territorio.

Un alta de una vía se realizará cuando no exista el conjunto tipo-denominación de vía en la relación de vías a nivel municipal, una baja implicará la eliminación de todos los tramos de vía en el municipio y una modificación (del tipo y/o denominación) implica la rectificación de los datos en todos los tramos de la vía en el municipio.

Cuando se produzca alguna variación en la relación de vías, pseudovías o tramos, los Ayuntamientos remitirán a la correspondiente Delegación Provincial del Instituto Nacional de Estadística las actualizaciones, ajustándose a los ficheros de intercambio de territorio difundidos en IDA-Padrón. Para aquellas secciones que hayan experimentado alguna variación se remitirá el fichero completo de tramos de la sección.

Si existen habitantes cuyo domicilio se ve afectado por variaciones en las vías o pseudovías se deberá remitir su correspondiente modificación territorial sin intervención del habitante (ver expedientes padronales) en los ficheros de variaciones mensuales.

14.4 Rotulación del municipio, entidades de población y vías urbanas. De acuerdo con los artículos 75 y 76 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, los Ayuntamientos deben mantener perfectamente identificados sobre el terreno cada vía urbana, entidad y núcleo de población.

Los nombres del municipio, entidades y núcleos de población deben figurar rotulados en sus principales accesos. En los núcleos debe indicarse, asimismo, el nombre de la entidad de población a la que pertenece.

Cada vía urbana debe estar designada por un nombre aprobado por el Ayuntamiento. Dentro de un municipio no puede haber dos vías urbanas con el mismo nombre salvo que se distingan por el tipo de vía o por pertenecer a distintos núcleos de población del municipio.

El nombre elegido deberá estar en rótulo bien visible colocado al principio y al final de la calle y en una, al menos, de las esquinas de cada cruce. Se recomienda considerar como principio de la vía el extremo o acceso más próximo al centro o lugar más típico de la entidad de población. En las plazas, el rótulo se colocará en su edificio preeminente y en sus principales accesos.

En las barriadas con calles irregulares, que presenten entrantes o plazoletas respecto a la vía matriz deben colocarse tantos rótulos de denominación como sea necesario para la perfecta identificación. Es aconsejable que en estos casos cada edificio lleve el rótulo de la vía a la que pertenece.

14.5 Numeración de edificios. Los Ayuntamientos deberán mantener actualizada la numeración de los edificios, tanto en las vías pertenecientes a núcleos de población como en la parte diseminada, debiendo estar fijado en cada uno el número que le corresponda. Además, de acuerdo con el artículo 75 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, deberán mantener la correspondiente cartografía digital o, en su defecto, referencia precisa de las direcciones postales con la cartografía elaborada por la Administración competente.

Para la numeración de edificios se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

a) En las vías urbanas deberá estar numerada toda entrada principal e independiente que dé acceso a viviendas y/o locales, cualquiera que sea su uso. Se podrán numerar las entradas accesorias o bajos como tiendas, garajes, dependencias agrícolas, bodegas y otras, las cuales se entiende que tienen el mismo número que la entrada principal que les corresponde, con un calificador añadido. Cuando en una vía urbana existan laterales o traseras de edificios ya numerados en otras vías, como tiendas, garajes u otros, cuyo único acceso sea por dicho lateral o trasera se recomienda la numeración del edificio, teniendo dicho número el carácter de accesorio.

b) Siempre que sea posible se aplicarán estos criterios: En las vías, los números pares estarán de forma continuada en la mano derecha de la calle y los impares en la izquierda en sentido creciente. En las plazas, la numeración será correlativa, siendo recomendable ordenar según el sentido horario y en todo caso con un único criterio como principio de la vía/plaza que se base en la proximidad al centro de la unidad de población, acceso por el vial más principal u otros criterios geográficos.

c) Cuando por la construcción de nuevos edificios u otras causas existan duplicados se añadirá una letra A, B, C... al número como calificador.

d) Los edificios situados en diseminado también deberán estar numerados. Si estuvieran distribuidos a lo largo de caminos, carreteras u otras vías, sería aconsejable que estuvieran numerados de forma análoga a las vías de un núcleo urbano. Por el contrario si estuvieran totalmente dispersos deberán tener una numeración correlativa dentro de la entidad singular.

En general toda construcción en diseminado debe identificarse por el nombre de su entidad singular de población, por el de la vía o pseudovía en que puede insertarse y por el número que en ella le pertenece; o si esto no fuera posible, por el nombre de la entidad de población a que pertenece y el número de la serie única asignado en el mismo.

e) A los efectos de nuevas numeraciones en zonas de nueva urbanización o prolongación de vías, se recomienda prever la numeración en función de la parcela mínima edificable prevista en el planeamiento urbanístico municipal.

15. Disposición derogatoria.

Queda derogada la Resolución de 30 de enero de 2015, del Presidente del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Coordinación de Competencias con las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal.

Madrid, 17 de febrero de 2020.–El Presidente del Instituto Nacional de Estadística, Juan Manuel Rodríguez Poo.–La Directora General de Cooperación Autonómica y Local, Carmen Cuesta Gil.

ANEXO I

ANEXO II

ANEXO III

ANEXO IV

(Modelo orientativo)

ANEXO V

(Modelo orientativo)

ANEXO VI

(Modelo orientativo)

ANEXO VII

(Modelo orientativo)

ANEXO VIII

ANEXO IX