Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

EL REAL DECRETO 640/1987, DE 8 DE MAYO, SOBRE PAGOS LIBRADOS <A JUSTIFICAR>, ESTABLECE EN SU ARTICULO 8.2 QUE <LAS OFICINAS DE CONTABILIDAD DE LOS DEPARTAMENTOS MINISTERIALES> LLEVARAN UN LIBRO REGISTRO DE ORDENES DE PAGOS <A JUSTIFICAR> AJUSTADO AL MODELO NORMALIZADO QUE SE ESTABLEZA POR LA INTERVENCION GENERAL DE LA ADMINISTRACION DEL ESTADO.

ASIMISMO, EL CITADO REAL DECRETO ESTABLECE LA DISTINCION ENTRE PAGOS <A JUSTIFICAR> DE CARACTER ORDINARIO Y ANTICIPOS DE CAJA FIJA, REGULANDO, RESPECTO DE LOS PRIMEROS, SU EXPEDICION, PLAZOS DE JUSTIFICACION Y PRORROGAS Y, RESPECTO DE LOS SEGUNDOS, SU CONSTITUCION, LA REPOSICION DE FONDOS Y SU CANCELACION.

LA CONTABILIZACION DE DICHAS OPERACIONES SE REALIZARA, EN EL AMBITO DEL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE IMPLANTADO POR EL REAL DECRETO 324/1986, DE 10 DE FEBRERO, DE ACUERDO CON LA INSTRUCCION DE CONTABILIDAD DE LOS CENTROS GESTORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS DEL ESTADO, APROBADA POR ORDEN DE 31 DE MAYO DE 1986.

LAS PECULIARES CARACTERISTICAS DE LAS OPERACIONES RELATIVAS A LOS PAGOS LIBRADOS <A JUSTIFICAR> REQUIEREN QUE LA INSTRUCCION DE CONTABILIDAD DE LOS CENTROS GESTORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS DEL ESTADO SEA COMPLEMENTADA MEDIANTE LAS NORMAS ESPECIFICAS QUE POSIBILITEN EL CONTROL DE LA SITUACION QUE EN CADA MOMENTO PRESENTAN LAS ORDENES DE PAGO <A JUSTIFICAR>. IGUALMENTE ES PRECISO NORMALIZAR LOS MODELOS DE LIBROS Y REGISTROS ASI COMO LOS DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS DISTINTAS OPERACIONES CONTABLES.

EN SU VIRTUD, EN BASE A LAS COMPETENCIAS QUE TIENE ATRIBUIDAS EN EL ARTICULO 125 DE LA LEY GENERAL PRESUPUESTARIA Y EN CUMPLIMIENTO DE LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 8.2 DEL REAL DECRETO 640/1987, DE 8 DE MAYO, ESTA INTERVENCION GENERAL DE LA ADMINISTRACION DEL ESTADO HA TENIDO A BIEN RESOLVER:

1. SE APRUEBA LA INSTRUCCION DE CONTABILIDAD DE LOS PAGOS LIBRADOS <A JUSTIFICAR> QUE FIGURA COMO ANEXO A ESTA RESOLUCION.

LO QUE COMUNICO A VV. II. PARA SU CONOCIMIENTO Y DEMAS EFECTOS.

MADRID, 23 DE DICIEMBRE DE 1987. EL INTERVENTOR GENERAL, RICARDO BOLUFER NIETO.ILMOS. SRES. INTERVENTORES EN LOS MINISTERIOS CIVILES Y SUBDIRECTOR DE CONTABILIDAD DEL MINISTERIO DE DEFENSA.

INSTRUCCION DE CONTABILIDAD DE LOS PAGOS LIBRADOS <A JUSTIFICAR>

PREAMBULO

EL REAL DECRETO 640/1987, DE 8 DE MAYO, HA VENIDO A ESTABLECER EL NUEVO MARCO REGLAMENTARIO DEL REGIMEN DE PAGOS A JUSTIFICAR, SUSTITUYENDO A LA NORMATIVA PREEXISTENTE Y PRESENTANDO COMO UNA DE LAS MODIFICACIONES MAS RELEVANTES LA CREACION DE UNA NUEVA FIGURA, EL ANTICIPO DE CAJA FIJA, AL TIEMPO QUE, DE ACUERDO CON LA DISPOSICION ADICIONAL DECIMOSEXTA DE LA LEY 46/1985, DE 25 DE DICIEMBRE, DE PRESUPUESTOS GENERALES DEL ESTADO PARA 1986, SE FACULTA A LOS MINISTROS JEFES DE LOS DEPARTAMENTOS MINISTERIALES Y A LOS PRESIDENTES O DIRECTORES DE LOS ORGANISMOS AUTONOMOS PARA QUE PUEDAN DICTAR LAS NORMAS QUE REGULEN LA EXPEDICION DE ORDEN DE PAGO <A JUSTIFICAR> CON CARGO A SUS RESPECTIVOS PRESUPUESTOS.

ES DE RESALTAR LA IMPORTANCIA RELATIVA DEL REGIMEN DE PAGOS A JUSTIFICAR, ESPECIALMENTE DEBIDO A LA INTRODUCCION DE LA NUEVA FIGURA DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA.

POR OTRA PARTE, ES UNA NECESIDAD LARGAMENTE SENTIDA, TANTO EN LOS ORGANOS ENCARGADOS DE LA CONTABILIDAD Y EL CONTROL COMO EN LOS SERVICIOS GESTORES, EL ESTABLECIMIENTO DE MECANISMOS QUE FACILITEN EL ADECUADO SEGUIMIENTO DE LOS PAGOS <A JUSTIFICAR>, YA SEAN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JUSTIFICACION FORMAL, YA DESDE SU ASPECTO ECONOMICO CUANTO Y EN QUE SE GASTA Y PAGA POR ESTE PROCEDIMIENTO .

EL CITADO REAL DECRETO 640/1987 REGULA, SI BIEN DE FORMA MUY SUCINTA, DIVERSOS ASPECTOS CONTABLES Y ATRIBUYE A LA INTERVENCION GENERALDE LA ADMINISTRACION DEL ESTADO LA NORMALIZACION DE LOS LIBROS REGISTRO DE ORDENES DE PAGO A JUSTIFICAR. LA PRESENTE INSTRUCCION TIENE, POR TANTO, UN DOBLE OBJETIVO: ESTABLECER LOS MODELOS NORMALIZADOS DE LIBROS REGISTROS, POR UNA PARTE, Y DESARROLLAR LAS NORMAS RELATIVAS A LA CONTABILIDAD DE OS PAGOS A JUSTIFICAR POR OTRA.

EL MODELO CONTABLE DE SEGUIMIENTO DE LAS ORDENES DE PAGOS A JUSTIFICAR DISEÑADO INTENTA CONJUGAR LAS DOS OPTICAS ENUNCIADAS, EL CONTROL DE LAS JUSTIFICACIONES Y EL REGISTRO DE LOS PAGOS REALIZADOS POR APLICACIONES E IMPORTES, DE ESPECIAL RELEVANCIA POR LO QUE A LOS ANTICIPOS DE CAJA FIJA SE REFIERE, SIENDO SU AMBITO DE APLICACION UNICAMENTE LOS CENTROS GESTORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS DEL ESTADO.

UN ULTIMO ASPECTO A DESTACAR DEL SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD DE LAS ORDENES DE PAGO <A JUSTIFICAR> ES QUE NO SE CONFIGURA COMO UN MODELO AISLADO SINO QUE SE INTEGRA PLENAMENTE EN EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE, EN UNA POSICION INTERMEDIA ENTRE EL SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO Y EL SUBSISTEMA DE INTERESADOS.

LA INSTRUCCION CONTABLE SE DIVIDE EN CUATRO TITULOS Y DOS ANEXOS.

EL TITULO I, DENOMINADO <EL SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE LOS PAGOS LIBRADOS A JUSTIFICAR>, DEFINE SU AMBITO DE APLICACION Y LOS PRINCIPIOS GENERALES DEL MISMO, RECOGIENDO ASIMISMO DETERMINADAS NORMAS CONTABLES Y DE CONTROL YA INCLUIDAS EN EL REITERADO REAL DECRETO 640/1987.

EL TITULO II ESTA DEDICADO A LOS DOCUMENTOS Y LIBROS DEL SUBSISTEMA, DEFINIENDOSE LOS DOCUMENTOS SOPORTE DE ENTRADA DE DATOS Y LOS LIBROS DE CONTABILIDAD, QUE SE CONFIGURAN COMO LIBROS DE CONTABILIDAD AUXILIAR.

EL TITULO III, DENOMINADO <OPERACIONES CONTABLES>, DEFINE LAS OPERACIONES DEL SUBSISTEMA Y SU CONTABILIZACION, DEDICANDO ESPECIAL ATENCION A LA CONSTITUCION Y LA CANCELACION DE LOS ANTICIPOS DE CAJA FIJA, ASI COMO A LAS REPOSICIONES DE FODOS DE LOS MISMOS.

EL TITULO IV REGULA LA INFORMACION QUE SUMINISTRA EL SUBSISTEMA TANTO MEDIANTE CONSULTAS PUNTUALES POR PANTALLA COMO MEDIANTE LOS LIBROS DE CONTABILIDADU OTROS INFORMES LISTADOS.

POR ULTIMO, EN EL ANEXO I SE INCLUYEN LOS MODELOS DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, MIENTRAS QUE EN EL ANEXO II SE ESTABLECEN LOS MODELOS NORMALIZADOS DE LIBROS REGISTRO.

TITULO I

EL SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE LOS PAGOS LIBRADOSA JUSTIFICAR CAPITULO PRIMERO

AMBITO DE APLICACION

REGLA 1. LAS DISPOSICIONES CONTENIDAS EN LA PRESENTE INSTRUCCION SERAN DE APLICACION A LOS CENTROS GESTORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS DEL ESTADO, PARA REFLEJAR LAS OPERACIONES RELATIVAS A LOS PAGOS LIBRADOS <A JUSTIFICAR>.

REGLA 2. A LOS EFECTOS DE ESTA INSTRUCCION, SE CONSIDERARAN CENTROS GESTORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS DEL ESTADO LOS ENUMERADOS EN LA REGLA 1, 2, DE LA INSTRUCCION DE CONTABILIDAD DE LOS CENTROS GESTORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADA POR ORDEN DE 31 DE MARZO DE 1986.

CAPITULO II

PRINCIPIOS GENERALES DEL SUBSISTEMA

REGLA 3. TODAS LAS OPERACIONES RELATIVAS A PAGOS LIBRADOS <A JUSTIFICAR> RECOGIDAS EN EL TITULO III DE LA PRESENTE INSTRUCCION SE REGISTRARAN, DE ACUERDOCON SU NATURALEZA, EN EL LIBRO DIARIO DE PAGOS <A JUSTIFICAR> Y EN LOS LIBROS REGISTRO DE ORDENES DE PAGO <A JUSTIFICAR>.

ESTAS ANOTACIONES TENDRAN COMO JUSTIFICANTES LOS DOCUMENTOS QUE SE DEFINEN EN EL CAPITULO 1 DEL TITULO II DE LA PRESENTE INSTRUCCION.

REGLA 4. LA FORMACION DE LOS LIBROS Y REGISTROS SE REALIZARA POR MEDIOS INFORMATICOS QUE GARANTICEN LA CONCORDANCIA Y EXACTITUD DE LAS OPERACIONES ANOTADAS CON LOS DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DE LAS MISMAS.

REGLA 5. LAS ANOTACIONES EN LA CONTABILIDAD FINANCIERA O EXTERNA, EL SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO Y EL SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PAGOS LIBRADOS <A JUSTIFICAR>, SE REALIZARAN DE FORMA SIMULTANEA Y AUTOMATICA COMO CONSECUENCIA DE LA INTRODUCCION DE LOS DATOS CORRESPONDIENTES A LAS OPERACIONES DE CARACTER PRESUPUESTARIO.

REGLA 6. EL SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PAGOS LIBRADOS A JUSTIFICAR QUE SE REGULA EN LA PRESENTE INSTRUCCION ESTARA INTEGRADO POR LOS SIGUIENTES MODULOS:

DE SEGUIMIENTO DE PAGOS A JUSTIFICAR <ORDINARIOS>.

DE SEGUIMIENTO DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA.

REGLA 7. LOS CONTROLES Y VALIDACIONES DEL SUBSISTEMA SE ESTABLECEN CON CARACTER MERAMENTE INFORMATIVO PERMITIENDO LA CONTABILIZACION DE LAS PROPUESTAS DE PAGO A JUSTIFICAR SI ASI SE DECIDIERA.

SIN PERJUICIO DE LO ANTERIOR, LOS SIGUIENTES ERRORES IMPEDIRAN LA CONTABILIZACION DE LAS PROPUESTAS DE PAGO:

NO APERTURA DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA.

IMPORTE SUPERIOR AL DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA.

INEXISTENCIA O NO INCLUSION DE UNA APLICACION PRESUPUESTARIA EN EL ANTICIPO DE CAJA FIJA.

EN ESTOS CASOS SE DEBERA PROCEDER A LA APERTURA O MODIFICACION DEL ANTICIPO.

CAPITULO III

NORMAS GENERALES SOBRE PAGOS A JUSTIFICAR ORDINARIOS Y ANTICIPOS DE CAJA FIJA

REGLA 8. EL SUBSISTEMA CONTROLARA LA JUSTIFICACION DE LOS PAGOS <A JUSTIFICAR> ORDINARIOS EN LOS PLAZOS REGLAMENTARIOS O LOS DE PRORROGA, DANDO LA INFORMACION CORRESPONDIENTE EN CASO CONTRARIO.

REGLA 9. LA CONTABILIZACION DE LA APERTURA Y CONSTITUCION DE LOS ANTICIPOS DE CAJA FIJA SE EFECTUARA CON CARGO A LOS CONCEPTOS QUE, DENTRO DEL CAPITULO VIII, SE DETERMINE EN LOS CORRESPONDIENTES PROGRAMAS, PREVIA RETENCION DE SU IMPORTE, QUE QUEDARA EN SITUACION DE NO DISPONIBILIDAD, EN LAS APLICACIONES PRESUPUESTARIAS EN LAS QUE SEA PREVISIBLE SU INVERSION.

REGLA 10. LA CONTABILIZACION DE LAS SUCESIVAS ORDENES DE PAGO POR ANTICIPOS DE CAJA FIJA SE REALIZARA CON CARGO A LAS APLICACIONES Y POR LOS IMPORTES DEBIDAMENTE JUSTIFICADOS, DE ACUERDO CON LAS ORDENES DE REPOSICION DE FONDOS.

REGLA 11. AL CIERRE DEL EJERCICIO HABRAN DE COMPENSARSE CONTABLEMENTE LOS ANTICIPOS DE CAJA FIJA, CONFORME CON LO DISPUESTO EN EL CAPITULO V DEL TITULO III DE LA PRESENTE RESOLUCION.

TITULO II

CONTABILIDAD DEL SUBSISTEMA DE PAGOS A JUSTIFICAR:DOCUMENTOS Y LIBROS

CAPITULO PRIMERO

DOCUMENTOS CONTABLES SOPORTE DE LOS DATOS DE ENTRADA AL SUBSISTEMA

SECCION 1. NORMAS GENERALES

REGLA 12. TODAS LAS OPERACIONES DESCRITAS EN EL TITULO III ESTARAN SOPORTADAS EN LOS CORRESPONDIENTES DOCUMENTOS DE DATOS DE ENTRADA A L SUBSISTEMA.

REGLA 13. LOS DATOS SE TOMAN DE LOS DOCUMENTOS, PRODUCIENDO EL SUBSISTEMA LAS ANOTACIONES Y ASIENTOS CORRESPONDIENTES Y MODIFICANDO CONSECUENTEMENTE LA SITUACION DE LOS FICHEROS DEL SUBSISTEMA, MANTENIENDOLOS PERMANENTEMENTE ACTUALIZADOS.

REGLA 14. LOS DOCUMENTOS SOPORTE DE DATOS DE ENTRADA AL SUBSISTEMA PODRAN SER LOS SIGUIENTES:

DOCUMENTOS SOPORTE DE OPERACIONES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS, QUE AFECTAN A ESTE SUBSISTEMA EN LA AGRUPACION DE EJERCICIO CORRIENTE.

DOCUMENTOS SOPORTE DE OPERACIONES ESPECIFICAS DEL SUBSISTEMA.

SECCION 2.

DOCUMENTOS SOPORTE DE OPERACIONES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS, QUE AFECTAN A ESTE SUBSISTEMA. AGRUPACION DE EJERCICIO CORRIENTE

REGLA 15. DENTRO DE ESTA SECCION, SE HACE REFERENCIA A LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:

POR LA EXPEDICION DE PROPUESTAS DE PAGO A JUSTIFICAR (<ORDINARIAS> O <ANTICIPOS DE CAJA FIJA>), SE UTILIZARAN LOS DOCUMENTOS OK-610 O ADOK-440 O ADOK-450 CON LAS ESPECIFICACIONES QUE SE DETALLAN EN LA REGLA SIGUIENTE.

ASIMISMO LA ANULACION DE UNAPROPUESTA DE PAGO SE DOCUMENTARA EN LOS DOCUMENTOS INVERSOS.

POR LA RETENCION DE CREDITO PREVIA AL LIBRAMIENTO DE UN ANTICIPO DE CAJA FIJA, QUEDANDO EN SITUACION DE NO DISPONIBILIDAD, SE UTILIZARA UN DOCUMENTO RC-302.

ASIMISMO LA ANULACION DE LA RETENCION DE CREDITO, POR LA COMPENSACION DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA, SE DOCUMENTARA EN UN RC/302.

ESTOS DOCUMENTOS, APARTE DEL ASIENTO CORRESPONDIENTE EN LA CONTABILIDAD FINANCIERA, AFECTARAN SIEMPRE AL SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO.

REGLA 16. LOS DOCUMENTOS CITADOS EN LA REGLA ANTERIOR TENDRAN LA ESTRUCTURA QUE SE DESCRIBE EN LA REGLA 20 DEL CAPITULO 1 DE LA INSTRUCCION DE CONTABILIDAD DE LOS CENTROS GESTORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS.

EN ESTOS DOCUMENTOS AL CUMPLIMENTARSE LA CASILLA DE TIPO DE PAGO SE CONSIGNARA EL CODIGO 05 PARA EL CASO DE PROPUESTAS DE PAGO <A JUSTIFICAR ORDINARIAS>, O EL CODIGO 21 CUANDO LAS PROPUESTAS DE PAGO EXPEDIDAS TENGAN EL CARACTER DE <ANTICIPO DE CAJA FIJA>.

EL APARTADO DESTINADO A FORMA DE PAGO, RECOGERA ELCODIGO 3 DESTINADO A LAS TRANSFERENCIAS BANCARIAS.

SECCION 3. DOCUMENTOS SOPORTE DE DATOS ESPECIFICOS DELSUBSISTEMA

REGLA 17. LOS DATOS ESPECIFICOS DE ACTUALIZACION DEL SUBSISTEMA SE DOCUMENTARAN DEBIDAMENTE, NO ORIGINANDO ANOTACION ALGUNA EN LA CONTABILIDAD FINANCIERA NI EN EL SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO.

REGLA 18. LOS DOCUMENTOS SOPORTE DE DATOS ESPECIFICOS DE ESTE SUBSISTEMA SON LOS SIGUIENTES:

DOCUMENTO SOPORTE DE APERTURA DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA Y ANEXO DE APERTURA DE ANTICIPOS PARA EL CASO DE MULTIAPLICACIONES.

DOCUMENTO SOPORTE DE LAS OPERACIONES DE JUSTIFICACION/PRORROGA/REQUERIMIENT O DE UN PAGO A JUSTIFICAR <ORDINARIO> Y SU CORRESPONDIENTE DOCUMENTO INVERSO.

LOS MODELOS DE LOS DOCUMENTOS CITADOS EN ESTA SECCION FIGURAN EN EL ANEXO I DE LA PRESENTE RESOLUCION.

REGLA 19. LA ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO DE APERTURA DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA, SERA LA SIGUIENTE:

CABECERA DEL DOCUMENTO: CONTIENE LOS SIGUIENTES DATOS:

LITERAL DEL SUBSISTEMA, AL CUAL PERTENECE EL DOCUMENTO CONTROL DE PAGOS A JUSTIFICAR.

LITERAL DE LA OPERACION: APERTURA DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA.

DIFERENTES OPCIONES QUE PRESENTA LA OPERACION, EN EL MISMO DOCUMENTO: ALTA, BAJA, MODIFICACION.

APARTADO DESTINADO A LA CONSIGNACION DEL:

CODIGO ANTICIPO.

NUMERO DE APLICACIONES.

EL CAMPO NUMERO DE APLICACIONES RECOGE:

LAS APLICACIONES PRESUPUESTARIAS CON CARGO A LAS CUALES SE ABRE EL ANTICIPO, PUDIENDO ADMITIRSE DE 1 HASTA 20 APLICACIONES COMO MAXIMO.

CUANDO SE REALICE EL ALTA DE UN ANTICIPO DE CAJA FIJA, EL SUBSISTEMA ASIGNARA AUTOMATICAMENTE UN CODIGO, QUE SERA REQUERIDO POSTERIORMENTE EN LA BAJA O LA MODIFICACION DE ALGUN DATO DEL MISMO.

CUERPO DEL DOCUMENTO: CONTIENE LOS SIGUIENTES DATOS:

OFICINA CONTABLE.

AÑO DEL PRESUPUESTO.

SECCION.

APLICACION PRESUPUESTARIA:

SERVICIO.

CENTRO DE COSTE.

PROGRAMA.

SUBPROGRAMA.

CLASIFICACION ECONOMICA.

IMPORTE DE GASTO ANUAL (EN MINUSCULAS).

IMPORTE DE ANTICIPO.

LA APLICACION PRESUPUESTARIA Y SU CORRESPONDIENTE IMPORTE DEGASTO ANUAL E IMPORTE DE ANTICIPO SE CUMPLIMENTARAN POR EL LIBRAMIENTO DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA CON CARGO AL CONCEPTO QUE DENTRO DEL CAPITULO VIII (ACTIVOS FINANCIEROS) DEL PRESUPUESTO DE GASTOS SE DETERMINE EN LOS CORRESPONDIENTES PROGRAMAS:

IMPORTE GASTO ANUAL (EN LETRA): EN CASO DE APLICACIONES MULTIPLES CONSIGNESE EL IMPORTE TOTAL DEL ANEXO.

IMPORTE GASTO ANUAL (EN NUMERO).

IMPORTE DEL ANTICIPO (EN LETRA): EN CASO DE APLICACIONES MULTIPLES, CONSIGNESE EL IMPORTE DEL ANEXO.

IMPORTE DEL ANTICIPO (EN NUMERO).

ESTOS DATOS SE CUMPLIMENTARAN, POR LA SUMA TOTAL DE LOS IMPORTES QUE APAREZCAN EN EL DOCUMENTO ANEXO.

NUMERO VECES DE REPOSICION.

ESTE DATO INDICA EL NUMERO DE VECES QUE SE PREVE REPONER EL ANTICIPO A LO LARGO DEL EJERCICIO. EL INDICADO DATO SE OBTIENE DE LAS NORMAS QUE DICTE CADA DEPARTAMENTO MINISTERIAL.

INTERESADO: SE CONSIGNARA EL CODIGO Y LITERAL.

TEXTO LIBRE DE LA OPERACION.

FIRMAS: LA DE LA AUTORIDAD QUE SOLICITE LA APERTURA DEL ANTICIPO.

PIE DEL DOCUMENTO:

CONTIENE ESPACIOPARA CERTIFICAR SU CONTABILIZACION, INDICANDO COMO MINIMO:

CODIGO DEL ANTICIPO: ESTE DATO LO GENERARA AUTOMATICAMENTE EL SUBSISTEMA CUANDO SE PRODUZCA EL ALTA DE LA APERTURA DEL ANTICIPO DE CAJA.

FECHA DE CONTABILIDAD.

IMPORTE DEL ANTICIPO. EL DOCUMENTO ANEXO DE APERTURA DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA, LLEVARA HASTA 20 APLICACIONES PRESUPUESTARIAS, CON INDICACION DE:

OFICINA CONTABLE.

SERVICIO.

CENTRO DE COSTE.

PROGRAMA.

SUBPROGRAMA.

CLASIFICACION ECONOMICA: SE INTRODUCIRA CON EL DETALLE QUE APAREZCA EN LA PROPIA ORDEN.

IMPORTE DE GASTO ANUAL.

IMPORTE DEL ANTICIPO.

VINCULACION: EL CAMPO DESTINADO A LA VINCULACION EXPRESARA, MEDIANTE EL CORRESPONDIENTE INDICADOR, LA LIMITACION O GRADO DE VINCULACION ESTABLECIDO POR LAS NORMAS DICTADAS EN CADA DEPARTAMENTO MINISTERIAL, DEL IMPORTE DEL ANTICIPO QUE VINCULA A CADA APLICACION PRESUPUESTARIA.

ESTE CAMPO SERA UTILIZADO CUANDO Y EN DESARROLLO DE LO DISPUESTO POR LAS NORMAS QUE DICTE CADA DEPARTAMENTO MINISTERIAL SE ESTABLEZCAN LIMITACIONES O DIFERENTES GRADOS DE VINCULACION DEL IMPORTE DEL ANTICIPO RESPECTO DE CADA UNA DE LAS APLICACIONES PRESUPUESTARIAS CON CARGO A LAS CUALES SEA PREVISIBLE SU INVERSION, DEBIENDO DETALLAR EL DOCUMENTO, EL IMPORTE QUE QUEDARA VINCULADO A CADA UNA DE LAS APLICACIONES PRESUPUESTARIAS Y SU GRADO.

REGLA 20. EL DOCUMENTO SOPORTE DE LA OPERACION DE JUSTIFICACION/PRORROGA/RE QUERIMIENTO DE UN PAGO A JUSTIFICAR <ORDINARIO>, TIENE LA SIGUIENTE ESTRUCTURA:

CABECERA DEL DOCUMENTO: CONTIENE LOS SIGUIENTES DATOS:

LITERAL DEL SUBSISTEMA, AL CUAL PERTENECE EL DOCUMENTO CONTROL DE PAGOS A JUSTIFICAR.

LITERAL DE LA OPERACION:

JUSTIFICACION.

PRORROGA.

REQUERIMIENTO.

SEÑALANDOSE LA OPERACION DE QUE SE TRATE EN CADA CASO EN EL CAMPO CORRESPONDIENTE.

CAMPO DESTINADO A CONSIGNAR:

NUMERO OPERACION (CORRESPONDIENTE A LA PROPUESTA DE PAGO QUE SE EXPIDIO, PARA LIBRAR LOS FONDOS QUE SON OBJETO DE JUSTIFICACION EN ESTE DOCUMENTO).

NUMERO APLICACIONES (DESDE UNA HASTA 20).

EJERCICIO.

CUERPO DEL DOCUMENTO: CONTIENE LOS SIGUIENTES DATOS:

OFICINA CONTABLE.

AÑO DEL PRESUPUESTO.

SECCION.

APLICACIONES PRESUPUESTARIAS (CON DETALLE DE):

SERVICIO.

CENTRO DE COSTE.

PROGRAMA.

SUBPROGRAMA.

CLASIFICACION ECONOMICA.

IMPORTE: SE CONSIGNARA EL IMPORTE JUSTIFICADO, PRORROGADO O REQUERIDO DE UNA APLICACION.

IMPORTE (EN LETRA): EN CASO DE APLICACIONES MULTIPLES CONSIGNESE EL IMPORTE TOTAL.

IMPORTE (EN NUMERO): CONSIGNAR EN CASO DE APLICACIONES MULTIPLES EL IMPORTE TOTAL.

INTERESADO: SE CONSIGNARA EL CODIGO DEL INTERESADO Y SU DENOMINACION.

FECHA DE JUSTIFICACION: SE CONSIGNARA LA FECHA REAL EN QUE SE HAYAN PRESENTADO LAS CUENTAS JUSTIFICATIVAS.

PRORROGA: SE CUMPLIMENTARA CUANDO SE HAYAN AUTORIZADO PRORROGAS EN LOS PLAZOS LEGALMENTE ESTABLECIDOS.

FECHA DE REQUERIMIENTO: FECHA EN LA CUAL ES REQUERIDA LA JUSTIFICACION DE LOS FONDOS LIBRADOS, UNA VEZ TRANSCURRIDOS LOS PLAZOS DE JUSTIFICACION Y PRORROGAS CONCEDIDOS.

TEXTO LIBRE DE LA OPERACION.

FIRMAS.

PIE DEL DOCUMENTO: QUEDARA SENTADA LA OPERACION DE QUE SE TRATE CON LOS SIGUIENTES DATOS:

IMPORTE JUSTIFICADO, PRORROGADO O REQUERIDO.

FECHA EN LA CUAL SE REALIZA LA OPERACION (FECHA DE CONTABILIDAD).

REGLA 21. LOS DOCUMENTOS INVERSOS DE JUSTIFICACION DE UN PAGO SE UTILIZARAN PARA ANULAR LAS OPERACIONES REALIZADAS CUANDO:

A) EN LOS DOCUMENTOS ORIGINALES HUBIESE ERROR EN ALGUNO DE LOS DATOS.

B) CUANDO PRESENTADA LA CUENTA JUSTIFICATIVA, NO FUESE APROBADA POR LA AUTORIDAD COMPETENTE.

REGLA 22. ESTOS DOCUMENTOS SE EXPEDIRAN POR DUPLICADO, TENIENDO LAS COPIAS LOS DESTINOS SIGUIENTES:

PRIMER EJEMPLAR: PARA LA OFICINA DE CONTABILIDAD.

SEGUNDO EJEMPLAR: PARA EL SERVICIO PROPONENTE.

CAPITULO II

LIBROS DE CONTABILIDAD

SECCION 1. NORMAS GENERALES

REGLA 23. LOS DOCUMENTOS CONTABLES, A QUE HACE REFERENCIA EL CAPITULO I DEL PRESENTE TITULO, DEBERAN PRODUCIR LAS ANOTACIONES QUE CORRESPONDAN EN LIBROS DE CONTABILIDAD, CUYO OBJETO SERA ORDENAR, CLASIFICAR Y SISTEMATIZAR, DE FORMA METODICA Y CRONOLOGICA, TODAS LAS OPERACIONES QUE SE PRODUZCAN ENCUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACION DE JUSTIFICAR LOS FONDOS QUE SE HAYAN LIBRADO CON TAL CARACTER.

REGLA 24. LA CONFECCION DE ESTOS LIBROS DE CONTABILIDAD, POR MEDIOS INFORMATICOS, SE AJUSTARA A LAS REGLAS DE PRESENTACION Y LLEVANZA (REGLAS 39, 40 Y 41), QUE ESTABLECE LA INSTRUCCION DE CONTABILIDAD DE LOS CENTROS GESTORES, EN SU CAPITULO 2, LIBROS Y DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL SISTEMA, DEL TITULO II DOCUMENTOS Y LIBROS.

SECCION 2. LIBROS DE CONTABILIDAD

REGLA 25. LAS OFICINAS DE CONTABILIDAD DE LOS CENTROS GESTORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS LLEVARAN LOS SIGUIENTES LIBROS DE CONTABILIDAD AUXILIAR:

LIBRO DIARIO DE PAGOS <A JUSTIFICAR>.

LIBROS REGISTRO DE ORDENES DE PAGO <A JUSTIFICAR>.

AJUSTADOS A LOS MODELOS NORMALIZADOS QUE FIGURAN EN EL ANEXO II DE LA PRESENTE RESOLUCION.

REGLA 26. EL LIBRO DE ORDENES DE PAGO <A JUSTIFICAR> SE CONFIGURA COMO UN DIARIO, EN EL QUE DIARIAMENTE SE REGISTRARAN TODAS LAS PROPUESTAS DE PAGO <A JUSTIFICAR>, CON CARACTER ORDINARIO O DE ANTICIPO DE CAJA FIJA, EXPEDIDAS EN EL EJERCICIO PRESUPUESTARIO.

LAS ANOTACIONES EN ESTE LIBRO SE REALIZARAN POR EL METODO DE PARTIDA SIMPLE.

AL FINAL DE CADA HOJA DEBE CONSIGNARSE LA CANTIDAD ACUMULADA DE TODAS LAS ANOTACIONES EFECTUADAS HASTA ESE MOMENTO DURANTE EL DIA EN LA COLUMNA CORRESPONDIENTE AL IMPORTE, INDICANDOSE, ASIMISMO DICHA CANTIDAD AL COMIENZO DE LA HOJA SIGUIENTE.

AL FINALIZAR LAS ANOTACIONES CORRESPONDIENTES AL DIA HABRAN DE REFLEJARSE LOS SIGUIENTES DATOS:

TOTAL OPERACIONES DEL DIA.

TOTAL ACUMULADO HASTA FIN DEL DIA ANTERIOR.

TOTAL ACUMULADO HASTA FIN DEL DIA.

REGLA 27. SE DEBERAN OBTENER LOS SIGUIENTES LIBROS REGISTRO:

REGISTRO DE ORDENES DE PAGO A JUSTIFICAR ORDINARIAS.

REGISTRO DE ORDENES DE PAGO A JUSTIFICAR ORDINARIAS CLASIFICADO POR TERCEROS-CAJAS PAGADORAS DEL MINISTERIO.

REGISTRO DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA.

REGISTRO DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA CLASIFICADOS POR TERCEROS.

DICHOS LIBROS REGISTROS PODRAN OBTENERSE A PETICION EN CUALQUIER FECHA Y, OBLIGATORIAMENTE, A FIN DE EJERCICIO Y EN LAS FECHAS QUELA INTERVENCION GENERAL DE LA ADMINISTRACION DEL ESTADO DETERMINE.

REGLA 28. LOS LIBROS REGISTRO DE ORDENES DE PAGO A JUSTIFICAR ORDINARIAS REFLEJARAN LA SITUACION, A NIVEL DEL DEPARTAMENTO MINISTERIAL Y DE CADA CAJA PAGADORA DEL MINISTERIO, RESPECTIVAMENTE, POR LOS LIBRAMIENTOS SATISFECHOS Y LOS IMPORTES JUSTIFICADOS ASI COMO EL SALDO PENDIENTE DE JUSTIFICACION.

TITULO III

OPERACIONES CONTABLES

CAPITULO PRIMERO

OPERACIONES PREVIAS

SECCION 1. INTRODUCCION

REGLA 29. AL INICIO DE CADA EJERCICIO PRESUPUESTARIO Y DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA ORDEN DICTADA EN CADA DEPARTAMENTO, POR LA QUE SE REGULA LA EXPEDICION DE ORDENES DE PAGO <A JUSTIFICAR> CON CARGO A SUS RESPECTIVOS PRESUPUESTOS DE GASTOS, DEBERA PROCEDERSE A ASOCIAR A CADA CONCEPTO PRESUPUESTARIO DE UN CARACTER INDICATIVO DE SI ES SUSCEPTIBLE DE GENERAR ANTICIPOS DE CAJA FIJA O PAGOS <A JUSTIFICAR ORDINARIOS>, DE ACUERDO CON LO DISPUESTO EN LAS REGLAS SIGUIENTES.

SECCION 2. PAGOS A JUSTIFICAR <ORDINARIOS>

REGLA 30. LA ASOCIACIONA LOS RESPECTIVOS CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS DEL CARACTER DE PAGO <A JUSTIFICAR ORDINARIO> SE REALIZARA EN LA TABLA DE CLASIFICACIONES ECONOMICAS, EN LA CUAL SE INDICARA AQUELLOS CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS CONTRA LOS CUALES PODRAN SER EXPEDIDAS PROPUESTAS DE PAGO A JUSTIFICAR <ORDINARIAS>, ASI COMO LOS PLAZOS DE JUSTIFICACION Y PRORROGA.

SECCION 3. ANTICIPOS DE CAJA FIJA REGLA 31. LA ASOCIACION A LOS RESPECTIVOS CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS DEL CARACTER DE ANTICIPO DE CAJA FIJA SE REALIZARA MEDIANTE LA OPERACION DE APERTURA DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA, FIJANDOSE LOS IMPORTES DEL ANTICIPO PARA CADA CONCEPTO PRESUPUESTARIO Y CAJA PAGADORA EN CADA MINISTERIO. ESTA OPERACION SE TRAMITARA EN EL RESPECTIVO DOCUMENTO DE APERTURA DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA.

REGLA 32. LA APERTURA DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA SE REALIZA DANDO DE ALTA EL ANTICIPO EN EL CORRESPONDIENTE FICHERO. AUTOMATICAMENTE EL SUBSISTEMA ASIGNARA AL MISMO UN CODIGO QUE CUMPLIRA LAS SIGUIENTES FUNCIONES:

A) EL CODIGO DE ANTICIPO SERA EL DATO QUE LEIDENTIFIQUE, PROPORCIONANDO INFORMACION PARA CADA TERCERO SOBRE LOS SIGUIENTES TERMINOS:

CUANTIA DE GASTO ANUAL PREVISTA, POR CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS.

NUMERO DE VECES EN QUE SE PROYECTE REPONER EL ANTICIPO.

IMPORTE DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA, POR CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS, QUE SE OBTENDRA AUTOMATICAMENTE COMO RESULTADO DE DIVIDIR GASTO ANUAL ENTRE NUMERO DE VECES DE REPOSICION PREVISTAS.

B) ESTE CODIGO LIGARA LAS SUCESIVAS OPERACIONES QUE SE REALICEN A LO LARGO DEL EJERCICIO RESPECTO DEL MISMO:

LIBRAMIENTO DEL ANTICIPO, CON CARGO AL CONCEPTO QUE SE DETERMINE, PARA CADA PROGRAMA, DENTRO DEL CAPITULO 8.

SUCESIVAS ORDENES DE PAGO PARA REPOSICION DE FONDOS DEL ANTICIPO.

COMPENSACION DEL ANTICIPO.

C) EL CODIGO DE ANTICIPO SERA REQUERIDO POR EL SUBSISTEMA, CUANDO EL ANTICIPO DE CAJA ABIERTO SE DE DE BAJA O SE MODIFIQUE.

REGLA 33. UN ANTICIPO DE CAJA FIJA ABIERTO SERA OBJETO DE MODIFICACION, CUANDO LOS DATOS CONSIGNADOS EN LA APERTURA DEL MISMO SUFRAN ALTERACION A LO LARGO DEL EJERCICIO (A EXCEPCION DEL TERCERO EN CUYO CASO SERA OBJETO DE BAJA).

REGLA 34. UN ANTICIPO DE CAJA FIJA ABIERTO SERA OBJETO DE BAJA EN LOS SIGUIENTES CASOS:

A) CUANDO POR CUALQUIER CIRCUNSTANCIA, EL TERCERO AL CUAL VAN A IR DESTINADOS LOS FONDOS ANTICIPADOS SEA DISTINTO A AQUEL QUE FUE CONSIGNADO AL DAR DE ALTA EL ANTICIPO DE CAJA.

B) CUANDO AL CIERRE DEL EJERCICIO SE COMPENSE EL INDICADO ANTICIPO, CON CARGO A LOS CONCEPTOS E IMPORTES EN QUE EFECTIVAMENTE SE HUBIESE INVERTIDO Y CON ABONO A LOS CONCEPTOS DEL CAPITULO 8, SIMULTANEAMENTE SE DARA DE BAJA EL ANTICIPO ABIERTO, UNA VEZ APROBADA LA CORRESPONDIENTE CUENTA JUSTIFICATIVA.

EN EL SUPUESTO DE QUE SE REALICE LA CANCELACION CONTABLE DE ACUERDO A CRITERIOS OBJETIVOS DE DISTRIBUCION, QUEDARA EL ANTICIPO ABIERTO EN UN FICHERO HISTORICO HASTA QUE SE DISPONGA DE LA INDICADA INFORMACION SOBRE LA JUSTIFICACION REAL DE LOS FONDOS LIBRADOS CON CARACTER DE ANTICIPO, MOMENTO EN EL QUE SE PROCEDERA A DARLE DE BAJA.

REGLA 35. RETENCION DEL IMPORTE DEL ANTICIPO. AL COMIENZODEL EJERCICIO Y PREVIAMENTE AL LIBRAMIENTO DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA, SE PROCEDERA A REALIZAR LA RETENCION DE SU IMPORTE, QUEDANDO EN SITUACION DE NO DISPONIBILIDAD, EN LOS CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS EN LOS QUE, SEGUN LO SEÑALADO POR LA ORDEN QUE DICTE CADA DEPARTAMENTO, SEA PREVISIBLE SU INVERSION.

ESTA OPERACION SE TRAMITARA, EN EL ADECUADO DOCUMENTO DE RETENCION DE CREDITO, RC-302 (NO DISPONIBILIDAD DE CREDITOS). SE PODRA ELABORAR UN UNICO DOCUMENTO RC-302 AL QUE SE ACOMPAÑARA UNA RELACION EN LA QUE SE ESPECIFIQUEN UNA A UNA, INDICANDO APLICACIONES E IMPORTES, LAS RETENCIONES EFECTUADAS, CERTIFICANDOSE MANUALMENTE POR EL JEFE DE CONTABILIDAD EL DOCUMENTO UNICO QUE AGRUPE TODAS LAS OPERACIONES.

CAPITULO II

OPERACION DE EXPEDICION DE PROPUESTAS DE PAGO

SECCION 1. DEFINICION

REGLA 36. ESTA OPERACION, CON LA CUAL SE CIERRA EL CICLO DE CONTABILIZACION DE LAS OPERACIONES PRESUPUESTARIAS A CARGO DE LOS CENTROS GESTORES, Y SE ABRE EN EL SUBSISTEMA DE CONTROL DE PAGOS A JUSTIFICAR UN SEGUIMIENTO DE LAS SUCESIVAS OPERACIONES ESPECIFICAS DE ESTE SUBSISTEMA, SE TRAMITARA EN LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS: OK-610 O ADOK-440 O ADOK-450.

LA OPERACION DARA LUGAR EN EL <DIARIO GENERAL DE OPERACIONES> A UN CARGO EN LA SUBCUENTA 4000, <ACREEDORES POR OBLIGACIONES RECONOCIDAS. EJERCICIO CORRIENTE>, CON ABONO A LA SUBCUENTA 5820, <PROPUESTAS DE PAGO EXPEDIDAS.

EJERCICIO CORRIENTE>.

EN EL CASO DE QUE LA PROPUESTA DE PAGO SE EXPIDA PARA LA CONSTITUCION DE UN ANTICIPO DE CAJA FIJA, PREVIAMENTE AL ASIENTO INDICADO EN EL PARRAFO ANTERIOR SE REALIZARA UN CARGO EN LA CUENTA 257 <ANTICIPOS DE CAJA FIJA>, CON ABONO A LA SUBCUENTA 4000 <ACREEDORES POR APLICACIONES RECONOCIDAS. EJERCICIO CORRIENTE>.

LA EXPEDICION DE LAS PROPUESTAS DE PAGO GENERARA SIMULTANEAMENTE, ANOTACION EN EL SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO INCREMENTANDO EL IMPORTE DE PROPUESTA DE PAGO EMITIDAS Y MINORANDO EL SALDO DE OBLIGACIONES RECONOCIDAS PENDIENTES DE PROPONER EL PAGO.

AFECTARA TAMBIEN ESTA OPERACION AL SUBSISTEMA DE INTERESADOS Y AL SUBSISTEMA DE PAGOS A JUSTIFICAR, PRODUCIENDOSE ANOTACION EN EL REGISTRO DE ORDENES DE PAGO A JUSTIFICAR.

DICHA PROPUESTA DE PAGO SERA REMITIDA A LA DIRECCION GENERAL DEL TESORO Y POLITICA FINANCIERA, A TRAVES DE MEDIOS INFORMATICOS.

REGLA 37. EL PROCEDIMIENTO QUE SE SIGUE EN LOS CASOS DE ANULACION DE PROPUESTAS DE PAGO CONTEMPLADOS EN LAS REGLAS 66, 67 Y 68 DE LA INSTRUCCION DE CONTABILIDAD DE LOS CENTROS GESTORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS, SERA DE APLICACION A LAS PROPUESTAS DE PAGO CON TIPO DE PAGO 05 (A JUSTIFICAR <ORDINARIAS>) O 21 (ANTICIPOS DE CAJA FIJA).

SECCION 2. CONTROLES DEL SUBSISTEMA

REGLA 38. ANTES DE PROCEDER A LA CONTABILIZACION DE UNA PROPUESTA DE PAGO, CON TIPO DE PAGO 05 (A JUSTIFICAR <ORDINARIO>) O 21 (ANTICIPOS DE CAJA FIJA), EL SUBSISTEMA HA DE PROCEDER A REALIZAR LOS SIGUIENTES CONTROLES:

A) QUE EL CARACTER ASOCIADO A LA APLICACION PRESUPUESTARIA DE LA PROPUESTA DE PAGO, YA SEA A JUSTIFICAR <ORDINARIO> O ANTICIPO DE CAJA FIJA, SE ADAPTE A LO ESTIPULADO EN LAS NORMAS DICTADAS POR CADA DEPARTAMENTO MINISTERIAL, POR LA QUE SE REGULA LA EXPEDICION DE LAS ORDENES DE PAGO DE ESTE TIPO.

B) CUANDO EL TIPO DE PAGO DE LA PROPUESTA DE PAGO SEA 05 (A JUSTIFICAR <ORDINARIOS>), COMPROBARA QUE EXISTA LA JUSTIFICACION DE LAS PROPUESTAS DE PAGO A JUSTIFICAR ORDINARIAS, ANTERIORMENTE EXPEDIDAS A FAVOR DE LA MISMA CAJA PAGADORA MINISTERIAL, UNA VEZ TRANSCURRIDOS LOS PLAZOS REGLAMENTARIOS O LOS DE PRORROGA.

C) CUANDO LA PROPUESTA DE PAGO EXPEDIDA LLEVE TIPO DE PAGO 21, CORRESPONDIENTE A ANTICIPOS DE CAJA FIJA, EL SUBSISTEMA CONTROLARA LOS SIGUIENTES EXTREMOS:

QUE EL INDICADO ANTICIPO DE CAJA FIJA SE LIBRE CON CARGO AL CONCEPTO QUE, DENTRO DEL CAPITULO 8 (ACTIVOS FINANCIEROS) DEL PRESUPUESTO DE GASTOS, SE DETERMINE EN LOS CORRESPONDIENTES PROGRAMAS, POR LA CUANTIA Y A FAVOR DEL CAJERO-PAGADOR DEL RESPECTIVO DEPARTAMENTO MINISTERIAL, QUE SE HUBIESEN CONSIGNADO AL REALIZAR LA APERTURA DEL ANTICIPO DE CAJA.

ENBASE A LAS CUENTAS JUSTIFICATIVAS Y RELACIONES DE FACTURAS PRESENTADAS,

SE EXPEDIRAN LOS DOCUMENTOS ADOK U OK CON CARGO A LAS APLICACIONES E IMPORTES JUSTIFICADAS. EL SISTEMA COMPROBARA QUE LAS APLICACIONES, Y, EN SU CASO, LOS IMPORTES SE ENCUENTRAN DENTRO DE LOS LIMITES DEL ANTICIPO DE CAJA QUE SE HAYA ABIERTO PARA CADA CAJERO-PAGADOR, DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA ORDEN CORRESPONDIENTE.

CUANDO ALGUNO DE LOS CONTROLES MENCIONADOS, SE INCUMPLAN, EL SUBSISTEMA ENVIARA EL MENSAJE DE ERROR CORRESPONDIENTE, LO CUAL NO SERA OBICE PARA QUE SI LA AUTORIDAD COMPETENTE AUTORIZA LA EXPEDICION DE NUEVAS PROPUESTAS CON EL MISMO CARACTER SE CONTABILICE EL DOCUMENTO.

CAPITULO III

REALIZACION EFECTIVA DEL PAGO

SECCION 1. DEFINICION

REGLA 39. EN LAS OFICINAS DE CONTABILIDAD DE LOS CENTROS GESTORES, UNA VEZ RECIBIDA LA CONFIRMACION DE LA EFECTIVIDAD DEL PAGO, SE ANOTARA AUTOMATICAMENTE EN EL REGISTRO DE ORDENES DE PAGO A JUSTIFICAR LA FECHA DE PERCEPCION DE LOS CORRESPONDIENTES FONDOS, TRANSCRIBIENDOSEA CONTINUACION Y A PARTIR DE AQUELLA, LA FECHA DE RENDICION DE LA JUSTIFICACION, DE ACUERDO A LOS PLAZOS ESTABLECIDOS Y AL CARACTER DE LA PROPUESTA.

SECCION 2. CONTROLES DEL SUBSISTEMA

REGLA 40. A) PARA LAS PROPUESTAS DE PAGO A JUSTIFICAR <ORDINARIAS>, LA REGLA GENERAL PARA DETERMINAR ESTA FECHA DE RENDICION SE ACOMODARA A LA FORMULA SIGUIENTE:FECHA DE RENDICION FECHA DE PAGO + TRES MESES.

NO OBSTANTE, EXISTE UNA REGLA ESPECIAL, PARA AQUELLAS PROPUESTAS CORRESPONDIENTES A CREDITOS DEL FONDO SOCIAL EUROPEO Y A EXPROPIACIONES:

FECHA DE RENDICION FECHA DE PAGO + SEIS MESES.

B) PARA LAS PROPUESTAS DE PAGO A JUSTIFICAR CON CARACTER DE <ANTICIPOS DE CAJA FIJA>, LA FORMULA GENERAL NO TIENE EFECTO, YA QUE LOS CAJEROS-PAGADORES DE LOS DEPARTAMENTOS MINISTERIALES QUEDARAN OBLIGADOS A JUSTIFICAR LA APLICACION DE LAS CANTIDADES RECIBIDAS DENTRO DEL EJERCICIO EN EL QUE SE LIBRARON, DEBIENDO APROBARSE, EN TODO CASO, LAS CUENTAS CORRESPONDIENTES ANTES DE FIN DE ENERO SIGUIENTE.

CONSECUENTEMENTE, LAFECHA DE RENDICION Y LA FECHA DE RECEPCION DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA COINCIDIRAN EN TODO MOMENTO.

C) SI LA AUTORIDAD COMPETENTE DEL CORRESPONDIENTE CENTRO GESTOR, ESTABLECIESE UN PLAZO DE RENDICION DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA INFERIOR AL QUE SE ESTABLECE EN EL APARTADO A) DE ESTA REGLA, EL SUBSISTEMA TENDRA EN CUENTA TAL CIRCUNSTANCIA CON EL FIN DE CONTROLAR ADECUADAMENTE LA MISMA.

CAPITULO IV

OPERACION DE JUSTIFICACION/PRORROGA/REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS DE PAGO A JUSTIFICAR ORDINARIAS

SECCION 1. OPERACION DE JUSTIFICACION

APARTADO 1. DEFINICION

REGLA 41. LA JUSTIFICACION DE UN PAGO ES LA OPERACION QUE REFLEJA EL HECHO POR EL CUAL, LOS CAJEROS-PAGADORES DE LOS DEPARTAMENTOS MINISTERIALES, ENVIAN LAS JUSTIFICACIONES, CONSISTENTES EN CUENTAS JUSTIFICATIVAS, RELACIONES DE FACTURAS O CARTA DE PAGO DEMOSTRATIVA DEL REINTEGRO DE LAS CANTIDADES PERCIBIDAS.

LA OPERACION SE TRAMITARA EN EL DOCUMENTO JUSTIFICACION/PRORROGA/REQUERIMIE NTO, SEÑALANDO QUE SE TRATA DE LA OPERACION DE JUSTIFICACION EN EL ESPACIO DESTINADO PARA ESE FIN. LA CONTABILIZACION DE LA OPERACION DARA LUGAR A LA ANOTACION DE LA FECHA DE RECEPCION, IMPORTE JUSTIFICADO Y APLICACIONES PRESUPUESTARIAS JUSTIFICADAS EN EL REGISTRO DE ORDENES DE PAGO A JUSTIFICAR ACTUALIZANDOSE LA INFORMACION EXISTENTE.

REGLA 42. CUANDO SE ANULE UNA PROPUESTA DE PAGO A JUSTIFICAR CON TIPO DE PAGO 05 (A JUSTIFICAR <ORDINARIA>), QUE YA HUBIESE SIDO ENVIADA A LA DIRECCION GENERAL DEL TESORO Y POLITICA FINANCIERA Y A LA CAJA PAGADORA DE LA DELEGACION DE HACIENDA, POR DESCUBRIRSE UN ERROR EN LA MISMA (REGLA 67 DE LA INSTRUCCION DE CONTABILIDAD DE LOS CENTROS GESTORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS), SE ELABORARA UN DOCUMENTO DE JUSTIFICACION DEL PAGO POR ANULACION DIRIGIDO A DEJAR SIN EFECTO LAS ANOTACIONES CONTABLES REALIZADAS QUE SE HAN REFERIDO.

APARTADO 2. CONTROLES DEL SUBSISTEMA

REGLA 43. COMO CONSECUENCIA DE ESTA OPERACION DE JUSTIFICACION, EL SUBSISTEMA CONTROLARA QUE LAS RECEPCIONES DE LAS CUENTAS JUSTIFICATIVAS CUMPLAN LOS PLAZOS ESTABLECIDOS, INCLUYENDO LAS PRORROGAS, SI LAS HUBIESE, Y EN CASO CONTRARIO PONDRA DE MANIFIESTO TAL CIRCUNSTANCIA MEDIANTE EL CORRESPONDIENTE MENSAJE.

REGLA 44. EN LA JUSTIFICACION DE UNA PROPUESTA DE PAGO TIPO 05 (A JUSTIFICAR <ORDINARIA>) TAMBIEN SE CONTROLARA QUE TANTO IMPORTES COMO APLICACIONES PRESUPUESTARIAS SEAN IDENTICOS A AQUELLOS QUE APARECIAN CONSIGNADOS EN LA PROPUESTA DE PAGO QUE SE JUSTIFICA.

SECCION 2. OPERACION DE PRORROGA

APARTADO 1. DEFINICION

REGLA 45. LA OPERACION DE PRORROGA SE REALIZARA CON MOTIVO DE LA AMPLIACION DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS PARA JUSTIFICAR LA APLICACION DE LAS CANTIDADES LIBRADAS A LOS CAJEROS-PAGADORES.

LA OPERACION SE TRAMITARA EN EL DOCUMENTO JUSTIFICACION/PRORROGA/REQUERIMIE NTO, SEÑALANDO QUE SE TRATA DE LA OPERACION DE PRORROGA, EN EL ESPACIO DESTINADO PARA ESTE FIN.

LA CONTABILIZACION DE LA OPERACION DARA LUGAR A LA ANOTACION DE LA PRORROGA CONCEDIDA, ACTUALIZANDOSE AUTOMATICAMENTE LA FECHA DE RENDICION TOPE PARA PRESENTAR LAS JUSTIFICACIONES, EN EL REGISTRO DE ORDENES DE PAGO A JUSTIFICAR.

APARTADO 2. CONTROLES DEL SUBSISTEMA

REGLA 46. EL PLAZO DE JUSTIFICACION PARA PROPUESTAS DE PAGO A JUSTIFICAR <ORDINARIAS> DE TRES MESES, PODRA SER AMPLIADO EXCEPCIONALMENTE POR EL DIRECTOR GENERAL DEL TESORO Y POLITICA FINANCIERA, HASTA SEIS MESES, ES DECIR SE PRORROGARA POR OTROS TRES MESES MAS, LUEGO EL SUBSISTEMA CONTROLARA QUE:

FECHA RENDICION TOPE FECHA RENDICION + TRES MESES.

NO OBSTANTE PARA LOS CREDITOS DEL FONDO SOCIAL EUROPEO Y EXPROPIACIONES, LA PRORROGA QUEDA ESTABLECIDA EN UN AÑO MAS CONTROLANDOSE QUE SE CUMPLA QUE:

FECHA RENDICION TOPE FECHA RENDICION + DOCE MESES.

SECCION 3.

OPERACION DE REQUERIMIENTO

APARTADO 1. DEFINICION

REGLA 47. LA OPERACION DE REQUERIMIENTO, SE INICIARA CUANDO FINALIZADO EL PLAZO DE PRESENTACION DE LAS CUENTAS JUSTIFICATIVAS, INCLUIDAS LAS PRORROGAS SI LAS HUBIERA, DE LOS IMPORTES LIBRADOS A LOS CAJEROS PAGADORES DE LOS DEPARTAMENTOS MINISTERIALES, ESTOS NO HUBIESEN ENVIADO, LAS MISMAS, A LA UNIDAD CENTRAL A LA CUAL SE ENCUENTREN ADSCRITAS.

LAS OFICINAS CONTABLES DE LOS CENTROS GESTORES COMUNICARAN A LAS UNIDADES CENTRALES DICHA CIRCUNSTANCIA A LOS EFECTOS DE REQUERIMIENTO A LAS CAJAS PAGADORAS MINISTERIALES.

EFECTUADO DICHO REQUERIMIENTO LA OPERACION SE TRAMITARA EN EL DOCUMENTO JUSTIFICACION/PRORROGA/REQUERIMIENTO, SEÑALANDO QUE SE TRATA DE LA OPERACION DE REQUERIMIENTO, EN EL ESPACIO DESTINADO PARA ESTE FIN.

LA CONTABILIZACION DE LA OPERACION DARA LUGAR A LA ANOTACION DE LA FECHA DE REQUERIMIENTO EN EL REGISTRO DE ORDENES DE PAGO A JUSTIFICAR, ACTUALIZANDOSE LA INFORMACION EXISTENTE.

CAPITULO V

OPERACION DE COMPENSACION DE UN ANTICIPO DE CAJA FIJA

SECCION 1. DEFINICION

REGLA 48. AL CIERRE DEL EJERCICIO DEBERA PROCEDERSE A LA CANCELACION CONTABLE DE LOS ANTICIPOS DE CAJA FIJA.

SE PUEDEN DEDUCIR DIFERENTES SITUACIONES A LAS CUALES CORRESPONDEN SOLUCIONES CONTABLES DISTINTAS QUE SE DESCRIBEN EN LAS SECCIONES SIGUIENTES.

SECCION 2.

COMPENSACION DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA EN EL CASO DE QUE SE HAYA JUSTIFICADO EL TOTAL IMPORTE DEL ANTICIPO DENTRO DEL EJERCICIO CORRIENTE

REGLA 49. ANTE LA SITUACION DESCRITA, SE PROCEDERA A EFECTUAR LAS SIGUIENTES OPERACIONES:

ANULACION DE LA RETENCION DEL IMPORTE DEL ANTICIPO, EN LOS CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS EN LOS CUALES SE HUBIESEN PRACTICADO AL COMIENZO DEL EJERCICIO.

SE DOCUMENTARA EN RC/302.

SE EXPEDIRA UN ADOK CON CARGO A LOS CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS EN LOS CUALES SE HAYA INVERTIDO REALMENTE EL ANTICIPO, DEDUCIDA ESTA INFORMACION DE LA JUSTIFICACION PRESENTADA ANTERIORMENTE, CON UN DESCUENTO APLICADO AL CONCEPTO 3.23.002 <SIN SALIDA MATERIAL DE FONDOS> POR EL MISMO IMPORTE, SIENDO EL LIQUIDO CERO.

SE EXPEDIRA UN ADOK, SIMULTANEAMENTE, POR EL TOTAL IMPORTE DEL ANTICIPO, CON ABONO AL CONCEPTO DEL CAPITULO VIII (ACTIVOS FINANCIEROS) DEL PRESUPUESTO DE GASTOS, POR EL CUAL SE LIBRO EL ANTICIPO, QUEDANDO ASI COMPENSADO EL IMPORTE DEL ANTICIPO CON UN DESCUENTO APLICADO AL CONCEPTO 3.23.002 <SINSALIDA MATERIAL DE FONDOS> POR EL MISMO IMPORTE SIENDO EL IMPORTE LIQUIDO DEL DOCUMENTO CERO.

APROBADA LA CUENTA JUSTIFICATIVA, SE PROCEDERA A DAR DE BAJA EL ANTICIPO, EN EL RESPECTIVO DOCUMENTO DE BAJA DE ANTICIPO DE CAJA FIJA, SIENDO EL DATO IDENTIFICATIVO DEL MISMO, EL CODIGO DE ANTICIPO ASIGNADO AL DARLE DE ALTA.

SECCION 3. COMPENSACION DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA EN EL CASO DE QUE NO HAYA JUSTIFICACION DENTRO DEL EJERCICIO CORRIENTE DEL IMPORTE DEL ANTICIPO

REGLA 50. ESTA SEGUNDA SITUACION, DARA LUGAR A LAS SIGUIENTES OPERACIONES:

ANULACION DE LA RETENCION DEL IMPORTE DEL ACTICIPO, EN LOS CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS EN QUE SE HUBIESE PRACTICADO AL COMIENZO DEL EJERCICIO. SE DOCUMENTARA EN RC/302.

SE EXPEDIRA UN ADOK, CON IMPUTACION CONTABLE Y DE ACUERDO A CRITERIOS OBJETIVOS A LOS CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS EN QUE SE PREVEA LA INVERSION DEL ANTICIPO, AL NO HABERSE RECIBIDO LA JUSTIFICACION PERTINENTE Y UN DESCUENTO APLICADO AL CONCEPTO 3.23.002 <SIN SALIDAMATERIAL DE FONDOS> POR EL MISMO IMPORTE, SIENDO EL IMPORTE LIQUIDO DEL DOCUMENTO CERO.

SE EXPEDIRA SIMULTANEAMENTE UN ADOK/, POR EL IMPORTE TOTAL DEL ANTICIPO, CON ABONO AL CONCEPTO DEL CAPITULO 8 (ACTIVOS FINANCIEROS) DEL PRESUPUESTO DE GASTOS, POR EL CUAL SE LIBRO EL ANTICIPO, QUEDANDO ASI COMPENSADO EL IMPORTE DEL ANTICIPO Y CON UN DESCUENTO APLICADO AL CONCEPTO 3.23.002 POR EL MISMO IMPORTE, SIENDO EL IMPORTE LIQUIDO DEL DOCUMENTO CERO.

EN ESTE CASO, EL ANTICIPO NO SE DARA DE BAJA, QUEDANDO ABIERTO AL EFECTO EN UN FICHERO HISTORICO, HASTA LA PRESENTACION DE LA JUSTIFICACION Y POSTERIOR APROBACION, MOMENTO EN EL CUAL SE PROCEDERA A DARLE DE BAJA.

CUANDO POR EL CONTRARIO, NO SE HAYA PRESENTADO O APROBADO LA JUSTIFICACION ANTES DE FIN DE ENERO DEL EJERCICIO SIGUIENTE Y EL CAJERO PAGADOR DEL DEPARTAMENTO MINISTERIAL TUVIESE UN ANTICIPO DE CAJA ABIERTO, EL SISTEMA, ANTE CUALQUIER REPOSICION DE FONDOS, DETECTARA ESTA CIRCUNSTANCIA.

SECCION 4. COMPENSACION DEL ANTICIPO DE CAJA FIJA, EN EL CASO DEQUE SE HAYA PRESENTADO LA JUSTIFICACION DENTRO DEL EJERCICIO CORRIENTE EXISTIENDO REMANENTES NO INVERTIDOS

REGLA 51. EN EL SUPUESTO DE QUE SE EFECTUE EL REINTEGRO DEL REMANENTE SE REALIZARAN LAS SIGUIENTES OPERACIONES:

ANULACION DE LA RETENCION DEL IMPORTE DEL ANTICIPO, EN LOS CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS, EN LOS CUALES SE HUBIESE PRACTICADO AL COMIENZO DEL EJERCICIO. SE DOCUMENTARA EN RC/-302.

SE EXPEDIRA ADOK CON CARGO A LOS CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS EN LOS CUALES SE HAYA INVERTIDO REAL Y PARCIALMENTE EL ANTICIPO, DEDUCIDA ESTA INFORMACION DE LA JUSTIFICACION PRESENTADA CON ANTERIORIDAD Y CON UN DESCUENTO EN FORMALIZACION (CONCEPTO 3.23.002 <SIN SALIDA MATERIAL DE FONDOS>) POR EL IMPORTE DEL ANTICIPO QUE SE HUBIESE INVERTIDO QUEDANDO EL DOCUMENTO CON UN IMPORTE LIQUIDO CERO.

SE EXPEDIRA UN ADOK/ SIMULTANEAMENTE, POR EL TOTAL IMPORTE DEL ANTICIPO, CON ABONO AL CONCEPTO DEL CAPITULO 8 (ACTIVOS FINANCIEROS) DEL PRESUPUESTO DE GASTOS, POR EL CUAL SE LIBRO EL ANTICIPO, QUEDANDO ASI COMPENSADOEL ANTICIPO, CON DOS DESCUENTOS:

UN DESCUENTO POR EL IMPORTE DEL ANTICIPO QUE SE HUBIESE INVERTIDO APLICADO AL CONCEPTO 3.23.002 <SIN SALIDA MATERIAL DE FONDOS>.

UN DESCUENTO POR EL IMPORTE DEL ANTICIPO NO INVERTIDO Y REINTEGRADO APLICADO AL CONCEPTO 3.11.006 <REMANENTES DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA>. ESTE DESCUENTO COMPENSARA EL INGRESO QUE, APLICADO AL MISMO CONCEPTO, HABRA EFECTUADO LA CAJA PAGADORA DE MINISTERIO EN LA CORRESPONDIENTE DELEGACION DE HACIENDA O EN LA DIRECCION GENERAL DEL TESORO Y POLITICA FINANCIERA.

LA CUENTA DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA CORRESPONDIENTE AL CITADO DOCUMENTO SERA LA 550 <ENTREGAS EN EJECUCION DE OPERACIONES>.

EL ANTICIPO DE CAJA, SE DARA DE BAJA UNA VEZ APROBADA LA CUENTA JUSTIFICATIVA, PROCEDIENDOSE A REALIZAR TAL OPERACION EN EL RESPECTIVO DOCUMENTO.

REGLA 52. EN EL CASO DE QUE LA LEGISLACION APLICABLE PERMITA COMPENSAR LOS REMANENTES DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA CON LAS PRIMERAS ORDENES DE PAGO A FAVOR DE LAS CAJAS CORRESPONDIENTES, LA CANCELACION CONTABLE DEL ANTICIPO SE EFECTUARA DE IGUAL FORMA QUE LA INDICADA EN LA REGLA ANTERIOR, CON LA UNICA SALVEDAD DE QUE EL DESCUENTO APLICADO AL CONCEPTO 3.11.006 SERA POR EL IMPORTE DEL REMANENTE A COMPENSAR.

LA PROPUESTA DE PAGO POR LA QUE SE CONSTITUYA EN EL SIGUIENTE EJERCICIO EL NUEVO ANTICIPO LLEVARA IGUALMENTE UN DESCUENTO APLICADO AL CONCEPTO 3.11.006 <REMANENTES DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA> POR EL IMPORTE ANTES CITADO.

TITULO IV

INFORMACION QUE SUMINISTRA EL SUBSISTEMA DE PAGOS A JUSTIFICAR

CAPITULO PRIMERO

SALIDAS DEL SUBSISTEMA

REGLA 53. EL SUBSISTEMA DE PAGOS A JUSTIFICAR, REGULADO POR LA PRESENTE RESOLUCION, PERMITE OBTENER INFORMACION UTIL A LOS DISTINTOS SERVICIOS, SUMINISTRANDOSE EN DOS MODOS:

A) SALIDAS POR PANTALLA.

B) EDICION DE LIBROS E INFORMES, MODALIDAD <BATCH>.

SECCION 1. SALIDAS POR PANTALLA

REGLA 54. TIENEN COMO CARACTERISTICA LA NECESIDAD DE OBTENER LA INFORMACION EN TIEMPO REAL Y QUE NO INCLUYEN CALCULOS INTERNOS COMPLEJOS Y LENTOS.

DICHAS CONSULTAS ESTARAN ENGLOBADAS DENTRO DEL MENU DE CONSULTAS DE CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA.

LAS CONSULTAS CONTEMPLADAS SON LAS SIGUIENTES:

1. EXTRACTO PROPUESTAS DE PAGO JUSTIFICADAS/TERCERO.

2. EXTRACTO PROPUESTAS DE PAGO PENDIENTES/TERCERO.

3. EXTRACTO ANTICIPOS DE CAJA FIJA/TERCERO/APLICACION.

4. OPERACIONES ASOCIADAS A UN ANTICIPO DE CAJA.

SECCION 2. EDICION DE LIBROS E INFORMES

REGLA 55. EL SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PAGOS A JUSTIFICAR PERMITIRA LA OBTENCION DE LOS LIBROS QUE SE ESTABLECEN EN LA REGLA 27, DE ACUERDO CON LOS MODELOS QUE FIGURAN EN EL ANEXO II DE LA PRESENTE INSTRUCCION.

REGLA 56. SE PODRAN OBTENER OTROS TIPOS DE INFORMES RELATIVOS A PROPUESTAS DE PAGO A JUSTIFICAR CLASIFICADOS POR:

CAJAS PAGADORAS.

TIPOS DE PAGO.

AREAS GEOGRAFICAS.

APLICACIONES PRESUPUESTARIAS (NIVELES ORGANICO/FUNCIONAL/ECONOMICO).

RANGO DE FECHAS.

SITUACION DE LAS PROPUESTAS DE PAGO (PAGADAS/JUSTIFICADAS/VENCIDAS NO JUSTIFICADAS/REQUERIDAS).

REGLA 57. TODOS LOS LIBROS E INFORMES INDICADOS EN LAS REGLAS ANTERIORES ESTARAN A DISPOSICION DE LOS RESPONSABLES DE LOS CENTROS GESTORES A FIN DE QUE POR LOS MISMOS SE PUEDA LLEVAR A CABO EL ADECUADO CONTROL EN LA GESTION DE LOS PAGOS A JUSTIFICAR.

DISPOSICION ADICIONAL

HASTA TANTO SE DESARROLLE REGLAMENTARIAMENTE LA DISPOSICION ADICIONAL DECIMOSEPTIMA DE LA LEY 46/1985, LO PREVENIDO EN LA RESOLUCION SERA DE APLICACION RESPECTO DE LOS PAGOS LIBRADOS AL EXTERIOR A JUSTIFICAR, (TIPO DE PAGO 19), CONSIDERANDOSE EN CUALQUIER CASO COMO NORMATIVA SUPLETORIA.