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La modernización del Cuerpo de Notarios lleva consigo la necesaria utilización de las nuevas tecnologías en su ámbito organizativo. Esta utilización resulta particularmente importante para el cumplimiento de los deberes de información que la Ley impone a los Notarios y que se plasman en los índices que está obligado a remitir con finalidades diversas. Por esta razón, el artículo 7 del Real Decreto 1643/2000 dispone que dentro de los veinte primeros días de cada mes los Notarios remitirán a las Juntas Directivas de los Colegios Notariales índices informatizados de los documentos autorizados e intervenidos en el mes anterior.

Concretamente, los deberes de información que pesan sobre los Notarios tienen una triple finalidad. La primera es de naturaleza corporativa y está dirigida a dotar a los Colegios Notariales de determinados datos que le posibiliten controlar el cumplimiento de determinadas obligaciones del Notario, sobre todo las relativas a la liquidación de las aportaciones corporativas y mutualistas y otros aspectos, entre los que se pueden citar el régimen de sustituciones, el cumplimiento del régimen de ausencias y licencias y de la obligación de prestar la función permanentemente o la aplicación del arancel, facilitando la realización de las visitas de inspección que los Colegios Notariales deben llevar a cabo. La segunda es de tipo estadístico, consistente en el logro de estadísticas de la actividad notarial, de gran utilidad para conocer la realidad, no sólo de la función fedante, sino también de la actividad jurídica y económica existente en España. La tercera y última finalidad de estos deberes de información se encuentra, de un lado, en el cumplimiento del deber de colaboración del Notario con las Administraciones Públicas y, de otro, en el apoyo al funcionamiento de los organismos públicos, finalidad que impone a los Notarios el deber de enviar varias relaciones o índices periódicos a diversas Administraciones Públicas.

Pues bien, el objetivo de la creación de un índice informatizado no puede ser otro que el de incorporar los diversos índices, bajo un formato único, que permita transmitir los datos a su destino y el adecuado tratamiento de los mismos, todo ello bajo el más estricto respeto a la legislación sobre protección de datos.

El indicado artículo 7 del Real Decreto 1643/2000, atribuye al Ministerio de Justicia la determinación del contenido básico de estos índices y prevé que éste podrá delegar en el Consejo General del Notariado el desarrollo del mismo, la determinación de nuevos datos que deban expresarse respecto de cada instrumento, así como la regulación de las características técnicas de elaboración, remisión y conservación de estos índices.

Por todo ello, dispongo:

Artículo 1.

El índice informatizado al que se refiere el artículo 7 del Real Decreto 1643/2000 tendrá el siguiente contenido básico:

a) El que para los índices mensuales establezca en cada momento el Reglamento Notarial.

b) El que el Consejo General del Notariado determine de interés a efectos estadísticos, con el fin de poder suministrar información de esa naturaleza sobre los aspectos más relevantes de la actividad notarial.

c) Los que deben remitirse periódicamente a las Administraciones Públicas que, conforme a alguna norma legal, tengan derecho a ello, y que el Consejo General del Notariado incorporará al mismo.

Artículo 2.

Se delega en el Consejo General del Notariado el desarrollo del índice informatizado, la determinación de nuevos datos que deban expresarse respecto de cada instrumento, así como la regulación de las características técnicas de elaboración, remisión y conservación de estos índices.

Artículo 3.

1. Los Notarios remitirán el índice informatizado a los Colegios Notariales mediante soportes informáticos o a través de la red telemática que, con las debidas garantías de confidencialidad, proporcione el Consejo General del Notariado.

2. Anualmente estos índices se incorporarán a soportes informáticos que ofrezcan las mayores garantías posibles en cuanto a su conservación y que pasarán a formar parte del Protocolo.

Artículo 4.

1. Los Colegios Notariales conservarán los índices bajo su más estricta responsabilidad, cumpliendo la legislación sobre protección de datos. Los datos de naturaleza estadística sólo podrán almacenarse disociados de los de carácter personal.

2. Los Colegios Notariales remitirán al Consejo General del Notariado la información estadística y a las Administraciones Públicas la información a que tuviesen derecho por Ley.

3. Los Colegios Notariales, a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado, facilitarán aquellos datos que sean solicitados por el Ministerio de Justicia para el cumplimiento de las funciones que tiene normativamente encomendadas.

Disposición final única.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el "Boletín Oficial del Estado".

Madrid, 19 de febrero de 2003.

MICHAVILA NÚÑEZ

Ilma. Directora general de los Registros y del Notariado.