Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

La implantación de un efectivo y fiable sistema de administración electrónica que se extienda a todas las esferas de la actividad administrativa constituye uno de los principales retos que ha de afrontar la Administración de cara a definir un nuevo sistema, más eficaz y transparente, de relaciones con los ciudadanos.

Ya la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, promulgada en un momento en que las tecnologías de la información y de la comunicación comenzaban un desarrollo que se aceleraría en el transcurso de la década, anticipó la necesidad de insertar plenamente estos nuevos instrumentos en la actividad administrativa instando, desde su artículo 45, a las Administraciones Públicas para que promuevan la incorporación de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en el desarrollo de su actividad y en el ejercicio de sus competencias. En igual sentido, la reforma de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común efectuada por la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, tuvo por finalidad potenciar el uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos por la Administración.

Las previsiones de la Ley 30/1992 fueron desarrolladas por el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, y el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias y documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, ambos modificados por el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos, normas que, en conjunción con sus antecedentes legales, constituyen la base general para el uso de medios electrónicos en el ámbito administrativo.

Sobre este base general, la presente Orden viene a regular, al amparo de la disposición adicional décima del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado por Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, las especialidades del uso de los medios electrónicos en el procedimiento de contratación, cuya particular consideración frente al resto de procedimientos administrativos, por razón de su peculiar naturaleza, viene reconocida por la disposición adicional séptima del texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio. En la redacción de la Orden, por otra parte, se han tenido particularmente en cuenta las directrices de la Directiva 2004/18/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios, de la que constituyen una parte esencial las provisiones dirigidas a introducir sistemas efectivos de licitación electrónica en la contratación pública europea.

Desde un punto de vista práctico, la contratación administrativa es un ámbito en el que la correcta implantación de medios electrónicos puede producir especiales beneficios, para la Administración y para los operadores económicos, generando importantes ahorros de tiempo y costes y contribuyendo decisivamente a incrementar el nivel de competencia, transparencia y control. Por ello, se considera urgente incorporar las tendencias antes apuntadas sobre tramitación telemática de los expedientes administrativos al ámbito de la contratación, sentando las bases normativas que posibiliten la articulación, a corto plazo, de sistemas electrónicos en esta área de actividad; ello permitirá generar la necesaria experiencia en la aplicación de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación a los procedimientos legales de contratación que, eventualmente, podría servir de base a una revisión más profunda de su configuración, todo ello sin renunciar a la deseable homologación de soluciones cuando se desarrollen y adopten de forma mayoritaria estándares europeos para la contratación electrónica.

Ha de señalarse, por último, que a pesar del carácter de norma básica que tiene la disposición adicional décima del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, base jurídica de la presente Orden, ésta limita su eficacia al ámbito estatal, por estimarse preferible esperar a que se decanten suficientemente las medidas de implementación del marco normativo constituido por la Directiva 2004/18/CE que, impulsadas desde instancias comunitarias, se dirigen a estandarizar los sistemas y aplicaciones utilizados en la licitación electrónica para garantizar su interoperabilidad y el intercambio de datos entre las Administraciones europeas, y a que se consolide suficientemente una experiencia en el empleo de estos medios que permita identificar con mayor seguridad aquellos extremos de la contratación electrónica cuya homogeneidad deba garantizarse mediante su regulación por disposiciones de carácter básico.

En su virtud, previo informe de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa y con la aprobación del Ministro de Administraciones Públicas, dispongo:

Primero. Objeto y ámbito de aplicación.

La presente Orden tiene por objeto regular, al amparo de lo dispuesto en la disposición adicional décima del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado por el Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, la utilización de medios electrónicos en los procedimientos de contratación sujetos a las prescripciones del texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, que se tramiten por la Administración General del Estado, sus Organismos autónomos, entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social y demás entidades públicas estatales, así como por las sociedades de derecho privado vinculadas a las anteriores.

Segundo. Condiciones para el empleo de medios electrónicos en los procedimientos de contratación.

Uno. Podrán utilizarse medios electrónicos en los procedimientos de contratación siempre que en los pliegos de cláusulas administrativas particulares se haya establecido su admisibilidad. A estos efectos, los pliegos deberán indicar los trámites que, en su caso, puedan ser cumplimentados por vía electrónica, informática o telemática, y los medios electrónicos y sistemas de comunicación y notificación utilizables, que deberán ajustarse a las especificaciones detalladas en el apartado tercero de esta Orden.

En estos supuestos, los pliegos y la restante documentación necesaria para tomar parte en la licitación deben estar disponibles para los interesados en forma electrónica, en un formato conforme con los estándares abiertos aplicables a cada documento, y ser accesibles a través de procedimientos electrónicos de carácter no discriminatorio, de acceso público, y compatibles con las tecnologías de la información y de la comunicación de uso general. En el caso de que el medio de difusión elegido sea Internet el formato de dichos documentos deberá ser conforme con las Recomendaciones aplicables aprobadas por el World Wide Web Consortium (W3C).

Dos. Cuando, conforme a lo señalado en el punto anterior, los pliegos hayan admitido el empleo de medios electrónicos, informáticos o telemáticos en el procedimiento de contratación, su uso será potestativo para los licitadores.

El licitador que desee utilizar estos medios en sus relaciones con el órgano de contratación deberá presentar por vía electrónica su proposición o solicitud de participación y la documentación que, según el pliego, pueda remitirse en esta forma y manifestar expresamente, al mismo tiempo, que opta por el empleo de medios electrónicos para la presentación de escritos, comunicaciones y documentos y para la recepción de notificaciones, a cuyo efecto debe estar dado de alta en un sistema de notificación telemática admitido por el órgano de contratación en el pliego y disponer de una dirección electrónica, con los requisitos indicados en el numero cinco del apartado tercero de esta Orden.

La opción por el uso de medios electrónicos vincula al licitador durante toda la fase de licitación del contrato y, si llegara a ser el adjudicatario del mismo, durante el período de su ejecución, constituyéndole en la obligación de utilizar los programas, formatos y aplicaciones establecidos, salvo que causas técnicas, debidamente acreditadas, lo impidan.

En ningún caso podrá derivarse para los licitadores y contratistas una discriminación o restricción de cualquier naturaleza contraria a los principios de libre concurrencia e igualdad de trato por razón de los medios por los que opten para efectuar sus comunicaciones con el órgano de contratación.

Tres. No obstante lo señalado en el número anterior, en los contratos en que, por razón del número previsible de licitadores, por la cantidad y características de los productos o bienes objeto de licitación, o por la concurrencia de otras peculiaridades debidamente motivadas, se considere conveniente por razones de agilidad y simplificación del procedimiento y, en todo caso, en las licitaciones y contratos que se celebren dentro del sistema de adquisición centralizada de bienes y servicios al amparo de los artículos 183 y 199 de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, los pliegos de cláusulas administrativas podrán establecer la necesidad de que la presentación de las solicitudes de participación y proposiciones, la aportación de documentos y las comunicaciones y notificaciones entre el órgano de contratación y los licitadores o contratistas, se realicen, en todas o en alguna de sus fases, de forma exclusiva, por medios electrónicos.

Para que en los pliegos pueda establecerse la necesaria utilización de medios electrónicos, deberá acreditarse en el expediente de contratación, que esta exigencia no supondrá restricción o discriminación alguna para los licitadores, en el sentido señalado en la disposición adicional decimoctava de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Tercero. Requisitos y especificaciones técnicas de los medios electrónicos utilizables en la contratación administrativa.

Uno. Con carácter general se aplicarán a los dispositivos y aplicaciones de registro, notificación y de la prestación del servicio de dirección electrónica las medidas de seguridad, conservación y normalización que se detallan en los «Criterios de seguridad, normalización y conservación de las aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades» aprobados por el Consejo Superior de Informática y para el impulso de la Administración Electrónica y accesibles en su sitio web.

Dichas medidas de seguridad, conservación y normalización vendrán determinadas por el resultado del análisis y gestión de riesgos que se realice, recomendándose a estos efectos la utilización de la metodología Magerit.

Dos. Los sistemas de comunicaciones y para el intercambio y almacenamiento de información deberán garantizar la integridad de los datos y la confidencialidad de las ofertas y solicitudes de participación.

Los medios electrónicos utilizables en los procedimientos de contratación no podrán ser discriminatorios, y deberán ser de acceso público y compatibles con las tecnologías de la información y de la comunicación de uso general, de forma que no se restrinja indebidamente el acceso de los operadores económicos al procedimiento de adjudicación.

Tres. La información, las especificaciones técnicas, y los programas y aplicaciones necesarios para la presentación electrónica de las ofertas y solicitudes de participación deberán estar a disposición de todas las partes interesadas.

Cuatro. Los formatos que el órgano de contratación declare admisibles en los pliegos para la aportación de documentos electrónicos deberán ser conformes a los estándares abiertos que se especifican en el anexo de esta norma.

Cinco. Los medios electrónicos que se utilicen en el procedimiento de contratación deben poder garantizar, de forma razonable en función del estado de la técnica, el cumplimiento de los siguientes requerimientos:

a) Que la firma electrónica reconocida exigida por el número dos del apartado cuarto de esta Orden se ajusta a las disposiciones de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica.

b) Que sólo los órganos competentes, en la fecha señalada para ello, pueden tener acceso a los datos transmitidos o que en caso de violación de la prohibición de acceso, esta violación pueda detectarse con claridad.

c) Que se deje un rastro de auditoría que permita el control posterior de las transacciones efectuadas.

Seis. El sistema de notificación telemática que se utilice deberá acreditar la fecha y hora en que se produzcan la recepción de la notificación en la dirección electrónica asignada al interesado y el acceso de éste al contenido del mensaje, así como poner de manifiesto cualquier incidencia técnica que imposibilite el cumplimiento de lo anterior. Cuando, existiendo constancia de la recepción de la notificación en la dirección electrónica, transcurrieran diez días naturales sin que se acceda a su contenido se entenderá que la notificación ha sido rechazada.

La dirección electrónica asignada al licitador deberá cumplir los siguientes requisitos:

a) Poseer identificadores de usuario y claves de acceso para garantizar la exclusividad de su uso,

b) contar con mecanismos de autenticación que garanticen la identidad del usuario, y

c) contar con mecanismos para proteger la confidencialidad de los datos.

Siete. Atendiendo al grado de desarrollo y consolidación de los trabajos de normalización internacional, los documentos electrónicos que se utilicen en el procedimiento de contratación deberán adaptarse a la nomenclatura y estándares adoptados en el seno del programa para la prestación interoperable de servicios paneuropeos de administración electrónica al sector público, las empresas y ciudadanos (programa IDA/IDABC) en relación con las compras electrónicas o en su caso a otros estándares internacionales de carácter abierto.

Cuarto. Régimen de las comunicaciones y notificaciones telemáticas.

Uno. En todo lo no previsto en esta Orden, la validez y los efectos jurídicos de las comunicaciones y de las notificaciones telemáticas se regirán por lo establecido en el artículo 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, y en el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias y documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, modificado por el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero.

Dos. Todos los actos y manifestaciones de voluntad de los órganos administrativos o de las empresas licitadoras o contratistas que tengan efectos jurídicos y se emitan tanto en la fase preparatoria como en las fases de licitación, adjudicación y ejecución del contrato deben ser autenticados mediante una firma electrónica reconocida de acuerdo con la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica.

Tres. Las aplicaciones que se utilicen para efectuar las comunicaciones, notificaciones y envíos documentales entre el licitador o contratista y el órgano de contratación deben permitir acreditar la fecha y hora de su emisión o recepción, su contenido y el remitente y destinatario de las mismas. En especial, estas aplicaciones deben garantizar que se deja constancia de la hora y la fecha exactas de la recepción de las proposiciones o solicitudes de participación y de cuanta documentación deba presentarse ante el órgano de contratación.

Cuatro. En los documentos, comunicaciones y notificaciones telemáticas deberá usarse el juego de caracte-res ISO/IEC-8859-1 («latin alphabet -1»).

Cinco. Las proposiciones o solicitudes de participación, así como la documentación que se presente se enviarán libres de virus informáticos que dificulten o imposibiliten su lectura, siendo responsabilidad de los licitadores velar por el cumplimiento de esta previsión. No obstante, la mera presencia de virus en tales documentos no determinará, por sí sola, su exclusión de la licitación siempre que sea posible acceder a su contenido esencial y que resulte indubitable que los términos de la oferta no han sido alterados por efecto del virus.

Quinto. Transmisión electrónica de datos entre órganos administrativos.

Uno. Los órganos de contratación podrán recabar los datos y los documentos referentes a la empresa que, de conformidad con lo establecido en el artículo 79 de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, requiera el pliego de cláusulas administrativas, especialmente los correspondientes a su capacidad y solvencia, de los órganos y registros de las Administraciones y Entidades públicas mediante interconexión electrónica con sus bases de datos y documentales, si el licitador o su representante así lo solicitan, indicando el lugar en que dichos datos y documentos consten o se encuentren, y siempre que, con arreglo a las normas vigentes, sea posible reconocer eficacia jurídica a los mismos, con respeto, en todo caso, a lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

Dos. Los registros de licitadores de la Administración General del Estado, sus Organismos autónomos, entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social y demás entidades públicas estatales facilitarán por medios electrónicos a los órganos y a las mesas de contratación dependientes de cualquiera de ellas que así lo requieran, certificaciones sobre la personalidad, capacidad de obrar y representación de las empresas inscritas, en la forma y con los efectos previstos en la Orden HAC/664/2004, de 9 de marzo, por la que se establecen los mecanismos de coordinación entre los registros voluntarios de licitadores.

Asimismo, con la autorización de las empresas inscritas y mediante el oportuno convenio de colaboración basado en el principio de reciprocidad, estos certificados electrónicos podrán ser facilitados a otras Administraciones Públicas, a los efectos de la participación de las empresas en sus propios procedimientos de contratación.

Sexto. Apertura de proposiciones.

Uno. En los casos en que el órgano de contratación establezca en los pliegos la necesidad de que las proposiciones se presenten cifradas, una vez realizadas las actuaciones previstas en los artículos 81 y 82 del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas y en el acto público a que se refiere el artículo 83, deberá procederse, en primer término, a descifrar los ficheros que contengan la documentación correspondiente.

Dos. En el caso de que no pueda descifrarse alguno de los ficheros presentados, se rechazará la proposición si ello fuese debido a una causa imputable al licitador. Si por causas no imputables al licitador, surgieran circunstancias que impidieran el desciframiento, se suspenderá el acto hasta que por la mesa de contratación pueda subsanarse la incidencia de conformidad con lo previsto en el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, en cuyo momento se reanudará el mismo.

Séptimo. Coordinación de los sistemas.

Los sistemas de notificación y registro a los que se refiere la presente orden se coordinarán adecuadamente con los que, en su caso, se creen al amparo de lo dispuesto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado y en el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, modificado por el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero.

Octavo. Instrucciones.

El Director General del Patrimonio del Estado dictará las instrucciones que resulten precisas para facilitar la adaptación a los estándares y nomenclatura a los que se refiere el número seis del apartado tercero de la presente orden, que garanticen la compatibilidad e interoperabilidad de los sistemas de información y comunicación que intervienen en los procesos de contratación electrónica, pudiendo, a estos efectos, modificar el anexo de esta Orden con el fin de incluir nuevos formatos que cumplan con los requisitos exigidos.

Noveno. Regulación del uso de medios electrónicos en los procedimientos de contratación centralizada de bienes y servicios.

En los procedimientos de contratación centralizada de bienes y servicios, las condiciones de uso de medios electrónicos podrán regularse, con arreglo a lo establecido en esta Orden, además de en los pliegos de cláusulas administrativas particulares, por resolución del Director General del Patrimonio del Estado.

Décimo. Modificación del Anexo VII del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

Haciendo uso de la habilitación conferida por la disposición adicional sexta del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, se modifican los modelos de anuncios del anexo VII del dicho Reglamento que a continuación se indican, en el siguiente sentido:

En el modelo B), «Modelo de anuncio para la licitación de los contratos de obras», se añadirá un apartado con la siguiente redacción:

«14. En su caso, sistema de notificación telemática aplicable.»

En el modelo C), «Modelo de anuncio para la licitación de los contratos de gestión de servicios públicos», se añadirá un apartado con la siguiente redacción:

«13. En su caso, sistema de notificación telemática aplicable.»

En el modelo D), «Modelo de anuncio para la licitación de los contratos de suministro», se añadirá un apartado con la siguiente redacción:

«14. En su caso, sistema de notificación telemática aplicable.»

En el modelo E), «Modelo de anuncio para la licitación de los contratos de consultoría y asistencia y de servicios», se añadirá un apartado con la siguiente redacción:

«14. En su caso, sistema de notificación telemática aplicable.»

En el modelo F), «Modelo de anuncio para la licitación de los contratos administrativos especiales», se añadirá un apartado con la siguiente redacción:

«13. En su caso, sistema de notificación telemática aplicable.»

Undécimo. Entrada en vigor.

Uno. La presente Orden entrará en vigor a los dos meses de su publicación en el Boletín Oficial del Estado salvo lo dispuesto en el apartado noveno que entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

Dos. No obstante, durante un plazo de dos años a partir de la entrada en vigor de la presente Orden, los órganos de contratación podrán seguir empleando los formatos para el intercambio de datos que estén usando, siempre que respondan a estándares comúnmente aceptados y que su uso no sea contrario a los principios de libertad de acceso y no discriminación.

Madrid, 29 de abril de 2005.

SOLBES MIRA

ANEXO

Formatos admisibles para los documentos intercambia-dos en los procesos de contratación electrónica

1. Formatos de datos estructurados.

1.1 Formato de documentos de datos: XML.

Estándar aplicable: XML 1.1 (Recomendación del W3C, 4 de febrero de 2004).

1.2 Formato de documentos de validación: XML Schema Language.

Estándar aplicable: XML Schema Language 1.1 (Recomendación del W3C, 2 de mayo de 2001).

2. Formato de documentos de texto y documentos compuestos: ISO-HTML.

Estándar aplicable: ISO/IEC 15445.

3. Formatos de gráficos e imágenes:

a) Formato: JPEG.

Estándar aplicable: ISO/IEC 10918.

b) Formato: TIFF.

Estándar aplicable: ISO/IEC 12234.

c) Formato: PNG.

Estándar aplicable: ISO/IEC 15948.

d) Formato: CGM.

Estándar aplicable: ISO/IEC 12071.