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La contratación es una de las áreas de la actividad del Sector público que mayor volumen de recursos económicos gestiona, motivo que explica que haya sido una materia dotada tradicionalmente de una específica regulación y que constituya uno de los objetivos prioritarios en la actividad fiscalizadora del Tribunal de Cuentas.

La Ley 7/1988, de 5 de abril, de Funcionamiento del Tribunal de Cuentas (LFTCu), dispone en su artículo 39 que están sujetos a fiscalización todos los contratos celebrados por la Administración del Estado y demás entidades del Sector público. Esta misma Ley, en su artículo 40.2, establece que los Centros, Organismos o Entidades que hubieren celebrado contratos de los indicados enviarán anualmente al Tribunal una relación de los mismos, incluyendo copia autorizada de los respectivos documentos de formalización y de aquellos otros que acrediten su cumplimiento o extinción, sin perjuicio de remitir cualesquiera otros que aquél les requiera.

Desde el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, se han sucedido las reformas de la legislación de contratos, como consecuencia de la necesidad de adaptar esta legislación a los requerimientos de las directivas comunitarias, hasta el texto refundido de la Ley de Contratos del sector Público aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre (TRLCSP).

La disposición final trigésima segunda de la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible, autorizó al Gobierno para elaborar, en el plazo de un año a partir de la entrada en vigor de esta Ley, un texto refundido en el que se integraran, debidamente regularizados, aclarados y armonizados, los preceptos de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, (LCSP) y las disposiciones en materia de contratación del sector público contenidas en normas con rango de ley.

El TRLCSP, entró en vigor con fecha 16 de diciembre de 2011. El artículo 29 del TRLCSP regula la remisión de contratos al Tribunal de Cuentas. Establece que, para el ejercicio de la función fiscalizadora, dentro de los tres meses siguientes a la formalización del contrato, se remitirá al Tribunal u órgano de fiscalización correspondiente de la Comunidad Autónoma, una copia certificada del documento mediante el que se hubiere formalizado el contrato, acompañado de un extracto del expediente del que se derive, siempre que la cuantía exceda de determinados importes según el tipo de contrato.

La nueva legislación de contratos que, además de recoger las sucesivas modificaciones desde la entrada en vigor de la LCSP, pretende dotar de mayor transparencia a la información de la contratación pública hace necesario revisar la «Instrucción General relativa a la remisión al Tribunal de Cuentas de los extractos de los expedientes de contratación y de las relaciones de contratos y convenios celebrados por las entidades del sector público estatal y autonómico» de fecha 26 de marzo de 2009, ajustando las remisiones a sus artículos y adaptándola a las modificaciones llevadas a cabo.

Por otro lado, se ha producido un notable incremento de los recursos telemáticos para la recepción y gestión de documentación e información en el Tribunal de Cuentas, desde la creación del Registro Telemático del Tribunal mediante Acuerdo de la Comisión de Gobierno de 29 de marzo de 2009, cuyo ámbito de funcionamiento, inicialmente delimitado a la recepción de las cuentas de las entidades locales, se ha visto ampliado sucesivamente a la recepción de las cuentas de las entidades estatales de derecho público a las que sea de aplicación la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado, a la recepción de las cuentas del sector público empresarial y fundacional del Estado, a la recepción de las relaciones anuales de contratos de las entidades integrantes del sector público local y a la recepción de la Cuenta General de la Seguridad Social y las cuentas anuales de las entidades que integran el sistema de Seguridad Social.

Mediante Resolución de 14 de enero de 2013 de la Comisión de Gobierno, se amplió el Registro Telemático del Tribunal de Cuentas a la recepción de la información y documentación relativa a la contratación llevada a cabo por las entidades integrantes del sector público empresarial estatal y siendo objetivo esencial en todo el sector público la implantación de las nuevas tecnologías, tanto en las relaciones internas como con terceros, la remisión telemática, de las relaciones certificadas y extractos de expedientes de contratación en todo el sector público estatal y autonómico será la regla general.

Las sucesivas Instrucciones Generales aprobadas por el Pleno del Tribunal han facilitado el cumplimiento de las previsiones legales de información, estableciendo los criterios que permitían seleccionar los contratos a remitir y precisando la documentación concreta que debía acompañarse, siendo necesario, en este momento, revisar la documentación concreta que debe conformar el extracto del expediente de contratación, así como la forma de remisión y los requisitos para ello.

Si bien la Instrucción está referida principalmente a la contratación sujeta al TRLCSP, resulta conveniente mantener la remisión de información al Tribunal de los contratos de compraventa, donación, permuta, arrendamiento y demás negocios jurídicos análogos sobre bienes inmuebles, regidos por la legislación patrimonial de las Administraciones Públicas, básicamente la Ley 33/2003, de 3 de noviembre, que representan una parte significativa de la contratación de los entes públicos y que frecuentemente ha sido incluido en las fiscalizaciones sobre contratación realizadas por el Tribunal, al igual que los Convenios de colaboración y los Convenios con personas sujetas al derecho privado, así como añadir la remisión de información sobre las Encomiendas de Gestión, lo cual facilita al Tribunal de Cuentas el ejercicio de su función fiscalizadora en relación con los negocios jurídicos obligacionales de distinta naturaleza llevados a cabo por los entes públicos.

Por todo ello, en virtud de las competencias reconocidas al Tribunal de Cuentas, tanto en sus normas específicas como en el TRLCSP, para llevar a cabo la fiscalización de la contratación del Sector Público Estatal y Autonómico, el Pleno del Tribunal de Cuentas en su sesión de 28 de noviembre de 2013 aprueba la presente Instrucción, que sustituye a la anterior de fecha 26 de marzo de 2009, modificada el 20 de diciembre de 2012.

I. Objetivo de la Instrucción

Mediante la presente Instrucción el Tribunal de Cuentas concreta la información y documentación que le ha de ser remitida en cumplimiento de las obligaciones contenidas en los artículos 40 de la LFTCU y 29 del TRLCSP, para el ejercicio de sus competencias fiscalizadoras en materia de contratación del Sector público estatal y autonómico.

Para una adecuada planificación de la fiscalización de la contratación del sector público estatal y autonómico es imprescindible disponer de información sobre la celebrada en cada ejercicio, por lo que todos los órganos, organismos o entidades del sector público estatal y autonómico, con independencia del régimen jurídico al que estén sometidos, deben remitir una relación anual de la contratación formalizada en el ejercicio precedente, excluidos los denominados contratos menores.

Por otra parte, de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 del TRLCSP, se relacionan en el correspondiente anexo los documentos que constituyen el extracto del expediente de contratación que deberá enviarse al Tribunal de Cuentas dentro del plazo de tres meses a contar desde la formalización del contrato, sin perjuicio de la obligación de comunicar las modificaciones, prórrogas o variaciones de plazos, las variaciones de precio y el importe final, la nulidad y la extinción normal o anormal de los contratos, establecida, igualmente, en el artículo 29 del TRLCSP.

En consecuencia, se configura la obligación de remisión de documentación al Tribunal de Cuentas por parte de los órganos, organismos y entidades fiscalizados del modo siguiente:

1. Con periodicidad anual, dentro de los dos primeros meses de cada ejercicio, deberán remitirse las relaciones certificadas comprensivas de toda la contratación y demás negocios jurídicos formalizados en el ejercicio precedente, con exclusión de los contratos menores y contratos subvencionados a los que se refiere el artículo 2.2 del TRLCSP. Asimismo, se remitirán en su caso las certificaciones negativas, de acuerdo con lo establecido en el apartado II.1 de esta Instrucción.

2. Dentro de los tres meses siguientes a la formalización del contrato, deberán remitirse los documentos que se especifican en el anexo correspondiente y que configuran el extracto del expediente, de acuerdo con lo establecido en el apartado II.2 de esta Instrucción.

3. Dentro de los tres meses siguientes a la fecha en que se produzcan, deberán comunicarse al Tribunal las modificaciones, prórrogas o variaciones de plazos, las variaciones de precio y el importe final, la nulidad y la extinción normal o anormal de los contratos, acompañados de los documentos de formalización y, en su caso, de aprobación correspondientes, de acuerdo con lo establecido en el apartado II.2 de esta Instrucción.

Esta Instrucción tiene como objeto especificar la documentación que ha de remitirse regularmente al Tribunal de Cuentas para la fiscalización de la contratación, los convenios y las encomiendas de gestión. No obstante, el Tribunal podrá requerir singularmente que sea aportada cualquier otra para el ejercicio de su función fiscalizadora. En tal caso, la entidad pública requerida deberá facilitar la información y documentación solicitada, en cumplimiento del deber de colaboración previsto en el artículo 7 de la Ley Orgánica del Tribunal de Cuentas 2/1982, de 12 de mayo,(LOTCu) y de lo previsto en los artículos 40.2 de la LFTCu y 29.3 del TRLCSP.

II. Documentación a remitir al Tribunal de Cuentas por los órganos, organismos o entidades del sector público estatal y autonómico que tienen la consideración de Administración Pública

De acuerdo con lo expuesto, la información y documentación a remitir al Tribunal de Cuentas, relativa a los contratos celebrados por los órganos, organismos y entidades del sector público estatal y autonómico que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.2 del TRLCSP, tienen la consideración de Administración Pública, se ajustará a los siguientes criterios:

II.1 Documentación a remitir con periodicidad anual, una vez concluido el ejercicio correspondiente.

II.1.1 Las relaciones certificadas de contratos sujetos al TRLCSP, formalizados en el ejercicio precedente, con excepción de los contratos menores, identificados a estos efectos como los contratos de obras adjudicados por un importe inferior a 50.000 euros, IVA e impuestos indirectos excluidos, y los contratos de cualquier otra modalidad adjudicados por un importe inferior a 18.000 euros, IVA e impuestos indirectos excluidos, y los contratos subvencionados a que se refieren los artículos 2.2 y 17 del TRLCSP.

En los expedientes de contratación que hayan dado lugar a múltiples adjudicatarios, y por tanto a múltiples contratos, por la existencia de lotes o prestaciones diferenciadas, en el modelo establecido para relacionar los contratos sólo se deberá anotar un único número de orden por cada expediente de contratación y se hará constar el importe total de los contratos del expediente, relacionando a continuación, sin modificación del número identificativo del expediente, los datos correspondientes a todos los contratos derivados del mismo, consignando el número de lote que en cada caso proceda.

A efectos de uniformar el criterio a seguir en la inclusión de los contratos en la relación anual, se atenderá al año de su formalización y únicamente se incluirá el contrato primitivo.

A efectos del envío al Tribunal de Cuentas de estas relaciones certificadas, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 316 del TRLCSP, se considerarán órganos de contratación los que tienen atribuida, incluidas, en su caso, las Juntas de Contratación, dicha competencia de forma originaria, así como los órganos que actúen en ejercicio de competencias desconcentradas, u órgano equivalente de las Comunidades Autónomas.

Como excepción, las relaciones certificadas que formulen los órganos de contratación de cada órgano, organismo o entidad, deberán incluir también los contratos específicos que financien en el marco del sistema de contratación centralizada, a través de la Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas u órgano equivalente de las Comunidades Autónomas de acuerdo con el procedimiento previsto en el artículo 206 del TRLCSP, ello sin perjuicio de que dichos contratos deban incluirse también en la relación de esta Dirección General en su condición de órgano de contratación. En el caso de que la contratación centralizada implique la conclusión del correspondiente contrato, según el procedimiento previsto en el artículo 206.3.a) del TRLCSP, o resuelva la fase de adopción de tipo del procedimiento especial previsto en el artículo 206.3.b) del TRLCSP, el contrato adjudicado deberá incluirse únicamente en la relación certificada comprensiva de la contratación celebrada por la citada Dirección General.

II.1.2 Las relaciones certificadas de los contratos de compraventa, donación, permuta, arrendamiento y demás negocios jurídicos análogos sobre bienes inmuebles que hayan sido formalizados en el ejercicio precedente, siempre que los ingresos o gastos que generen, o su valor en caso de donación o permuta, sean de importe superior a 50.000 euros, IVA e impuestos indirectos excluidos.

II.1.3 Las relaciones certificadas de convenios celebrados con otras entidades del sector público y con personas físicas o jurídicas sujetas al derecho privado, con exclusión de aquéllos que tengan por objeto exclusivo canalizar subvenciones en aplicación de lo dispuesto en el artículo 2.3 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones, aprobado por Real Decreto 887/2006, de 21 de julio.

II.1.4 Las relaciones certificadas de encomiendas de gestión a las que se refieren los artículos 4.1.n) y 24.6 del TRLCSP, que los poderes adjudicadores realicen a sus medios propios, cualquiera que sea su cuantía.

II.2 Documentación a remitir a lo largo del año.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 del TRLCSP, dentro de los tres meses siguientes a la formalización del contrato, los órganos de contratación de los entes, organismos y entidades que tengan la consideración de Administración Pública de acuerdo con lo dispuesto en el TRLCSP remitirán al Tribunal de Cuentas copia certificada del documento mediante el que se hubiere formalizado el contrato, acompañada de un extracto del expediente, que a estos efectos se entenderá conformado por los documentos que se indican en el Anexo correspondiente, según la naturaleza y el procedimiento de adjudicación, siempre que el contrato de que se trate supere las siguientes cuantías:

Contratos de obras, cuya cuantía exceda de 600.000,00 euros, IVA y otros impuestos indirectos excluidos.

Contratos de suministro de cuantía superior a 450.000,00 euros, IVA y otros impuestos indirectos excluidos.

Contratos de servicios de cuantía superior a 150.000,00 euros, IVA y otros impuestos indirectos excluidos.

Contratos administrativos especiales de cuantía superior a 150.000,00 euros, IVA y otros impuestos indirectos excluidos.

Contratos de concesiones de obras públicas, de gestión de servicios públicos y de colaboración entre el sector público y el sector privado, cualquiera que sea su cuantía.

Igualmente, dentro de los tres meses siguientes a la fecha en que se produzcan deberán comunicarse al Tribunal las modificaciones, prórrogas o variaciones de plazos, las variaciones de precio y el importe final, la nulidad y la extinción normal o anormal de los referidos contratos. La comunicación de estas incidencias se realizará remitiendo los documentos de aprobación y, en su caso, de formalización.

III. Documentación a remitir al Tribunal de Cuentas por los organismos y las entidades del sector público estatal y autonómico que no tienen la consideración de Administración Pública

Los organismos y las entidades del sector público estatal y autonómico que no tienen la consideración de Administración Pública deberán remitir las relaciones certificadas y los extractos de los expedientes establecidos en el apartado II anterior, en los mismos plazos y modos que en dicho apartado se establecen.

No obstante lo anterior, los extractos de los expedientes que deben remitir al Tribunal de Cuentas estos organismos y entidades comprenderán, únicamente, la copia certificada del documento en el que se hubiera formalizado el contrato y su publicación, el pliego de condiciones particulares, el acuerdo de adjudicación y el informe de valoración de las distintas ofertas y propuesta de adjudicación del órgano de contratación. Igualmente se comunicarán las modificaciones, prórrogas o variaciones de plazos, las variaciones de precio, el importe final, la nulidad y la extinción normal o anormal del correspondiente contrato. La comunicación de estas incidencias se realizará remitiendo los documentos de aprobación y, en su caso, de formalización.

IV. Requerimiento de otra documentación

Con independencia de la información y documentación señalada en los epígrafes anteriores, el Tribunal de Cuentas podrá requerir el envío de documentación adicional en relación con los contratos anteriormente identificados o con cualquier otro incluido en la relación anual de los contratos celebrados y que se haya previsto fiscalizar, así como, en su caso, información y documentación relativa a los denominados contratos menores. Dicho requerimiento deberá ser atendido en los términos y plazos en que se hubiera planteado, en cumplimiento del deber de colaboración con el Tribunal de Cuentas regulado en el artículo 7 de la LOTCu y en el artículo 30 de la LFTCu.

V. Plazo y modo de remisión de las relaciones certificadas, del extracto del expediente e incidencias

V.a) Las relaciones certificadas deberán enviarse al Tribunal de Cuentas antes de que concluya el mes de febrero del ejercicio siguiente al que se refiera.

El extracto de los expedientes deberá remitirse en el plazo de tres meses desde la fecha de formalización del contrato y, en igual plazo contado desde que se produzca el hecho correspondiente, deberán comunicarse las modificaciones, prórrogas o variaciones de plazos, las variaciones de precio y el importe final, la nulidad y la extinción normal o anormal de los referidos contratos.

V.b) Las relaciones anuales, así como los extractos de los expedientes y cuantas comunicaciones y documentos deban enviarse al Tribunal se remitirán por procedimiento telemático a través de la Plataforma de Contratación y en la forma establecida en la misma.

Para su admisión, todos los documentos deberán estar firmados electrónicamente, de conformidad con lo establecido en la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Las relaciones anuales mediante firma electrónica reconocida y los demás documentos y comunicaciones mediante firma electrónica consistente en la utilización de claves concertadas en un registro previo como usuario.

VI. Cuantía de los contratos

Se entenderá por cuantía o precio del contrato, a los efectos de esta Instrucción, el importe de adjudicación, excluido el IVA y otros impuestos indirectos. Asimismo, en los expedientes de contratación que den lugar a múltiples adjudicatarios, y por tanto, a múltiples contratos por la existencia de lotes o prestaciones diferenciadas, se tendrá en cuenta el importe agregado, excluido el IVA y otros impuestos indirectos, de todos los lotes integrantes del expediente para estimar el valor del contrato.

VII. Régimen transitorio

A la remisión de las relaciones anuales y demás documentos correspondientes a los contratos, convenios y encomiendas de gestión del sector público empresarial estatal que deban enviarse al Departamento de Fiscalización de Empresas Estatales y otros Entes Públicos será plenamente aplicable la presente Instrucción desde el momento de su entrada en vigor. No obstante, en tanto no se adapte la Plataforma de Contratación, la relación anual de encomiendas de gestión se remitirá en soporte papel con indicación de la entidad encomendataria, la fecha de formalización, el importe (excluido el IVA), el objeto y el plazo de ejecución.

A la remisión de las relaciones anuales, extractos de los expedientes y demás documentos relativos a contratos, convenios y encomiendas de gestión, formalizados a partir del 1 de enero de 2014, del resto del sector público estatal y del sector público autonómico, les será igualmente aplicable la presente Instrucción desde el momento de su entrada en vigor. No obstante, en tanto no estén plena y completamente operativos la totalidad de los sistemas y aplicaciones integrantes de la Plataforma de Contratación, no será aplicable el procedimiento telemático de rendición regulado en el apartado V.b) y mantendrán su vigencia, a estos solos efectos lo dispuesto en la Instrucción anterior aprobada por Acuerdo del Pleno del Tribunal de fecha 26 de marzo de 2009 («BOE» del 11 de abril de 2009) así como los modelos para la remisión establecidos en sus anexos I y III. Para la remisión de las relaciones y demás documentación relativa a las encomiendas de gestión se utilizarán los modelos relativos a los convenios.

A la remisión de las relaciones anuales, extractos de los expedientes y demás documentos relativos a contratos y convenios adjudicados en 2013, cualquiera que sea la fecha de su formalización, les será de aplicación la Instrucción General de 26 de marzo de 2009.

VIII. Entrada en vigor

La presente Instrucción entrará en vigor el día 1 de enero de 2014.

Madrid, 10 de diciembre de 2013.–El Presidente del Tribunal de Cuentas, Ramón Álvarez de Miranda García.

ANEXO

Documentación a remitir a lo largo del año al tribunal de cuentas, en relación con la contratación celebrada

Los documentos requeridos son comunes a todos los tipos de contratos y formas de adjudicación y se referirán al expediente primitivo.

1. Documentación justificativa del contrato en la que se determinen la naturaleza y extensión de las necesidades que pretenden cubrirse con el contrato proyectado, así como la idoneidad de su objeto y contenido para satisfacerlas (art. 22.1 y 109.1 TRLCSP).

2. Justificación del procedimiento y de los criterios de adjudicación elegidos (art. 109.4 TRLCSP).

3. Pliego de cláusulas administrativas particulares aprobado por el órgano de contratación (arts. 109.3 y 115 TRLCSP) o documentos que lo sustituyan.

4. Resolución motivada aprobando el expediente de contratación y el gasto, en su caso, y disponiendo la apertura del procedimiento de adjudicación (art. 110.1 TRLCSP).

5. Actas de la mesa de contratación y propuesta de adjudicación del órgano de contratación con la copia, en su caso, de los informes técnicos en los que se basa dicha propuesta (art. 160 TRLCSP).

6. Resolución de adjudicación (art. 151 TRLCSP).

7. Documento administrativo de formalización del contrato y su publicación (art. 154 TRLCSP).