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La reciente Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, ha unificado los criterios procedimentales a seguir en los Registros Mercantiles en relación a la presentación de libros de empresarios sujetos a legalización, en aplicación de las previsiones del citado artículo 18. De este modo, se facilita la consecución de los objetivos de economía y seguridad en todos los trámites legalmente precisos que la norma prevé.
Entre los criterios que la Instrucción recogió tiene especial relevancia el relativo a la seguridad de los archivos electrónicos remitidos a los Registros Mercantiles, habida cuenta de que a diferencia del régimen anterior a la reforma legal ya no es posible la legalización de libros en blanco ni en soporte papel.
Ni la Ley 14/2013, de 27 de septiembre ni la Instrucción de 12 de febrero de 2015 han pretendido alterar el régimen existente hasta su entrada en vigor sino facilitar y simplificar la obligación de presentación a legalización de los libros de los empresarios en un entorno de mayor seguridad jurídica. De aquí que no sea posible hoy, como no lo era anteriormente, la conservación en el Registro de un ejemplar o copia de los ficheros presentados a legalización ni la publicidad del contenido de unos libros que no se depositan en ningún caso en la oficina registral. Consecuentemente, el régimen competencial no se ha visto alterado por la entrada en vigor del nuevo sistema de presentación a legalización por lo que hoy, como antes, corresponde al empresario individual o al órgano de administración del empresario persona jurídica la responsabilidad de certificar su contenido a los efectos legalmente previstos, regulándose en esta Instrucción únicamente el caso en el que, adicionalmente, se solicite el contraste del Registro Mercantil en relación con la efectiva legalización de los libros.
El necesario equilibrio entre los requerimientos del nuevo sistema instaurado por la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, y el innegable derecho de los sujetos obligados a mantener la confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial hacen necesaria una regulación complementaria que, por un lado, prevea los mecanismos técnicos precisos y que por otro lado, unifique la práctica de forma que sean los propios interesados los que decidan el grado de seguridad y confidencialidad que escogen en el cumplimento de sus obligaciones legales.
De este modo, se lleva a cabo una aplicación concreta del conjunto de deberes a los que ya están obligados los registradores mercantiles en cuanto responsables de los ficheros y el personal a su cargo en tanto que usuarios, como son el deber de secreto y el deber de aplicar las medidas de seguridad acordes con el nivel de seguridad previsto en nuestro Ordenamiento.
Esta Instrucción clarifica, finalmente, algunos aspectos que la práctica ha puesto de manifiesto durante este primer ejercicio de aplicación del nuevo sistema y lo hace, como la Instrucción que complementa, procurando que el tránsito desde el anterior sistema al vigente sea lo más flexible y sencillo posible, tanto para los empresarios obligados como para los registradores mercantiles responsables de su gestión, sin perjuicio de que futuras reformas ahonden en los procedimientos telemáticos de legalización de libros de empresarios realizados en formato electrónico.
Por todo ello, en ejercicio de las competencias atribuidas a este Centro Directivo por los artículos 260 y siguientes de la Ley Hipotecaria, en materia de organización y funcionamiento de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, así como por el artículo 9 del Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia y se modifica el Real Decreto 1887/2011, de 30 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, y previo informe del Colegio Oficial de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España, se dictan las siguientes Instrucciones:
La Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, establece en su norma vigesimoséptima lo siguiente:
«Cualquiera que sea la entidad respecto de la que se lleve a cabo la legalización de los libros presentados, el registrador será responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislación sobre protección de datos».
La presente Instrucción, en desarrollo de la anterior previsión, tiene por objeto el establecimiento de los sistemas de seguridad y cifrado de los ficheros relativos a los libros susceptibles de legalización.
Los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente para su legalización, en tanto que ficheros temporales presentados con la única finalidad de llevar a cabo su legalización, serán objeto de borrado inmediato una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización y, en caso de que se haya calificado la presentación como defectuosa y no haya sido objeto de subsanación, cuando caduque el asiento de presentación.
El registrador mercantil podrá emitir publicidad formal exclusivamente del contenido del Libro Diario y del Libro de legalizaciones en el que se reflejará la circunstancia de haberse practicado, suspendido o denegado la legalización así como, en su caso, el contenido de la certificación de legalización a que se refiere la norma vigesimoprimera de la Instrucción de 12 de febrero de 2015.
El procedimiento de recepción y gestión de los ficheros presentados telemáticamente que contengan los libros cuya legalización se demande asegurará la trazabilidad informática de los trámites realizados y de las personas que en ellos hayan intervenido.
El registrador mercantil competente, como responsable de los ficheros generados por la función de legalización, tiene el deber de cumplir con lo establecido en el artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter Personal y con lo dispuesto en el artículo 32 del Código de Comercio. A tal efecto, deberá adoptar las medidas necesarias, de índole técnica y organizativas que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal con grado de seguridad de nivel medio como mínimo y preservar el secreto de los citados ficheros mientras permanezcan en su poder.
A los efectos de lo establecido en el artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba, el empresario interesado, persona individual o jurídica deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido y formato que los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalización.
De este modo, cuando el órgano jurisdiccional contare con los recursos técnicos necesarios para comprobar que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma huella digital, bastará que se aporte por el empresario a aquél la copia del fichero en su día legalizado acompañado de la certificación extendida en su día bajo la firma del Registrador y acreditativa de la legalización. En dicha certificación se identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la huella digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro- fichero de legalizaciones.
Siempre que así lo solicitaré el juez a instancia del empresario interesado individual o persona jurídica titular de los libros objetos de legalización o el juez decidiera que por cualquier causa hubieren de aportarse a los autos, en soporte papel, los libros en su día legalizados, el Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informático con los ficheros de contenido y formato idéntico al de los libros presentados a legalizar, certificará que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma huella digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.
Cuando interesare al empresario, por razones de mayor confidencialidad y de seguridad de los archivos, no remitir en abierto los ficheros de todos o algunos de los libros susceptibles de legalización, podrá utilizar sobre cada fichero que desee encriptar algunos de los siguientes algoritmos de cifrado por bloques simétrico con el formato establecido en la Instrucción de 12 de febrero de 2015.
1.º El algoritmo 3DES (tripleDES) con longitud de clave de 168 bits.
2.º El algoritmo AES (Rijndael) con longitudes de clave de 128, 192 o 256 bits.
El soporte electrónico del libro o libros cifrados deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, añadiendo la extensión 3des, aes128, aes192 o aes256 a los ficheros cifrados según el caso. A estos efectos, se pondrá a disposición de los interesados, para su uso gratuito, en la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores (en la web registradores.org), el aplicativo que permite la encriptación de los ficheros y la generación de la clave secreta que el interesado debe custodiar.
Respecto a los libros en ficheros cifrados, el Registrador calificará no sólo el contenido de la solicitud según lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino también que el algoritmo SHA256 generado por los correspondientes ficheros cifrados coincide con el que consta en la relación de libros presentada.
Si no mediaran defectos, el Registrador extenderá una certificación en la que, bajo su firma, identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la huella digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil. El Registrador hará mención expresa en la certificación a que el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios y al deber adicional de conservar la clave secreta que permita desencriptar el fichero cifrado.
A los efectos de lo establecido en el artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba de libros legalizados en ficheros cifrados, se estará a lo dispuesto en el número anterior cuando el juez disponga de los medios técnicos precisos. Además, el Registrador Mercantil, si así lo solicitare el empresario interesado persona individual o jurídica titular de los libros objetos de legalización o lo ordenare el Juez, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informático con los ficheros de contenido y formato idéntico al de los libros presentados a legalizar y la clave para su desencriptación, certificará que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma huella digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.
Alternativamente a lo dispuesto en el apartado anterior, cuando interesare al empresario, por razones de confidencialidad y de seguridad de los archivos, no remitir en abierto los ficheros de todos o algunos de los libros susceptibles de legalización, podrá utilizar si lo desea el sistema de cifrado con doble clave, pública y privada que pongan a disposición de los usuarios las entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida y actuando éstas como tercero de confianza.
Las entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida a las que se refiere el párrafo anterior, si lo solicitare el empresario interesado persona individual o jurídica, podrán prestar servicios de cifrado mediante generación de parejas de claves, públicas y privadas, así como de custodia y almacenamiento de claves. Recibidos los ficheros cifrados, se comprobará la corrección del cifrado y se guardarán en repositorios digitales internos los ficheros cifrados, las huellas digitales generadas y las claves públicas y privadas de las que no podrá hacerse uso en ningún caso. De todo ello responderán las entidades prestadoras de servicios de certificación, de conformidad con lo previsto en la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información para los prestadores de servicios.
El Registrador Mercantil competente procederá a la legalización de los ficheros cifrados en la forma prevista en el apartado anterior.
A los efectos de lo establecido en el artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, en materia de prueba de libros legalizados en ficheros cifrados, se estará a lo dispuesto anteriormente cuando el juez disponga de los medios técnicos precisos. Además, el Registrador Mercantil, si así lo solicitare el juez a instancia del empresario interesado persona individual o jurídica titular de los libros objetos de legalización o porque el juez estimare necesario aportarlo a la causa, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informático con los ficheros de contenido y formato idéntico al de los libros presentados a legalizar y la clave privada suministrada por la entidad prestadora de servicios de certificación, certificará que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.
Los libros legalizados en blanco (sean de actas, de registro de socios o de acciones nominativas o de otra índole), que contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013 y cerrado no mas tarde del día 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización. En el caso de que los empresarios no dispongan de hojas en blanco suficientes para incorporar todas las actas o asientos correspondientes al ejercicio 2014, podrán solicitar del Registro Mercantil la legalización de libros u hojas en blanco que resulten necesarias.
La legalización de los libros de la sociedad en los términos previstos en esta Instrucción podrá realizarse de manera conjunta, de todos los libros en un mismo acto o por separado, pudiendo cifrarse todos o sólo alguno de aquéllos.
Quedan sin efecto las normas vigesimosegunda, vigesimoquinta y vigesimosexta de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Madrid, 1 de julio de 2015.–El Director General de los Registros y del Notariado, Francisco Javier Gómez Gálligo.
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