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El Real Decreto 806/2014, de 19 de septiembre, sobre organización e instrumentos operativos de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos, crea los órganos colegiados encargados de impulsar la transformación digital de la Administración General del Estado de acuerdo a una Estrategia común en el ámbito de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Entre estos órganos figuran las Comisiones Ministeriales de Administración Digital, como órganos colegiados de ámbito departamental responsables del impulso y de la coordinación interna de la transformación digital de cada departamento ministerial y sus Organismos Públicos adscritos. Esta transformación necesariamente ha de realizarse evitando que se generen duplicidades conforme al principio de racionalización y promoviendo la compartición de infraestructuras y servicios comunes.

En este mismo sentido, la Ley 2/2014, de 25 de marzo, de la Acción y del Servicio Exterior del Estado, expresa que «la gestión de las unidades administrativas e instituciones de las Administraciones Públicas en el exterior estará orientada por la eficacia, la eficiencia, la economía y la calidad, a cuyo fin se aplicarán políticas de racionalización del gasto y de mejora de la gestión del sector público».

Esta disposición se dicta de conformidad con la habilitación para la regulación mediante orden ministerial de la Comisión Ministerial de Administración Digital recogida en el artículo 7.2 del Real Decreto 806/2014, de 19 de septiembre.

En su virtud, y con la aprobación previa del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

1. La presente Orden tiene por objeto la creación y regulación de la Comisión Ministerial de Administración Digital (en adelante CMAD) del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, que se configura como el órgano colegiado responsable del impulso y de la coordinación interna del Departamento y sus Organismos Públicos adscritos en materia de administración digital y actúa como órgano de enlace con la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante, DTIC), del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y con otros órganos o comisiones especializadas en la materia.

2. La CMAD del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación se adscribe a la Subsecretaría del Departamento y su ámbito de actuación abarcará a todos los órganos del Ministerio y a sus Organismos Públicos adscritos. Las funciones de apoyo a la Comisión recaerán en la Subdirección General de Informática, Comunicaciones y Redes.

Artículo 2. Estructura y Composición.

1. La CMAD del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación podrá actuar en Pleno y en Comisión Permanente.

2. El Pleno de la CMAD del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación tendrá la siguiente composición:

a) Presidente: el Subsecretario de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

b) Vicepresidente: el Director General del Servicio Exterior.

c) Vocales: cuya designación deberá recaer en un representante con rango, al menos, de director general o equivalente, de cada uno de los siguientes órganos:

Secretaría de Estado de Asuntos Exteriores.

Secretaría de Estado para la Unión Europea.

Secretaría de Estado de Cooperación Internacional y para Iberoamérica.

Subsecretaría de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

d) Secretario: será ejercida por el Subdirector General de Informática, Comunicaciones y Redes, que tendrá la condición de vocal con voz y voto.

e) Todos los vocales serán designados por el Subsecretario de Asuntos Exteriores y de Cooperación a propuesta de los titulares de los órganos superiores o directivos de los que dependan las personas designadas. Por cada vocal, y por el mismo procedimiento, se nombrará un vocal suplente con nivel administrativo mínimo de subdirector general o equivalente.

f) El Presidente de la CMAD podrá convocar a las reuniones del Pleno a expertos en las materias que hayan de tratarse, que actuarán como asesores con voz, pero sin voto.

3. La Comisión Permanente de Administración Digital (en adelante, CP-CMAD) estará constituida por los siguientes miembros:

a) Presidente: el Director General del Servicio Exterior.

b) Vicepresidente: el Subdirector General de Informática, Comunicaciones y Redes.

c) Vocales: cuya designación deberá recaer en un representante con nivel administrativo, al menos, de subdirector general o equivalente, de cada uno de los siguientes órganos y Organismos Públicos adscritos al Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación:

Secretaría de Estado de Asuntos Exteriores.

Secretaría de Estado para la Unión Europea.

Secretaría de Estado de Cooperación Internacional y para Iberoamérica.

Subsecretaría de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

Dirección General del Servicio Exterior.

Inspección General de Servicios.

Dirección General de Españoles en el Exterior y de Asuntos Consulares y Migratorios.

Oficina de Información Diplomática

Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo.

Instituto Cervantes.

d) Secretario: un funcionario de, al menos, nivel 29, perteneciente a la Subdirección General de Informática, Comunicaciones y Redes, con voz, pero sin voto.

e) Todos los vocales serán designados por el Subsecretario de Asuntos Exteriores y de Cooperación a propuesta de los titulares de los órganos superiores o directivos de los que dependan los designados. Por cada vocal, y por el mismo procedimiento, se nombrará un vocal suplente que deberá ser un funcionario del subgrupo A1.

f) Se podrá convocar a las reuniones de la Comisión Permanente a expertos en las materias que hayan de tratarse, que actuarán como asesores con voz, pero sin voto.

4. En la composición de la CMAD, tanto en el Pleno, en la Comisión Permanente como en los Grupos de Trabajo que puedan crearse, se atenderá al principio de presencia equilibrada de mujeres y hombres, de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 16, 52 y 54 de la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres.

Artículo 3. Funciones de la CMAD.

1. El Pleno de la CMAD desempeñará las siguientes funciones:

a) Actuar como órgano de relación entre el Departamento y sus Organismos Públicos adscritos y la DTIC, para asegurar la coordinación con los criterios y políticas definidas por ésta.

b) Impulsar, ejecutar y supervisar, en el ámbito del Departamento, el cumplimiento de las directrices y el seguimiento de las pautas de actuación recogidas en la Estrategia TIC de la Administración General del Estado (en adelante AGE) y sus Organismos Públicos, aprobada por el Gobierno a propuesta de la Comisión de Estrategia TIC.

c) Aprobar el Plan de acción para la transformación digital del Departamento a propuesta de la Comisión Permanente y evaluar periódicamente su avance.

d) Impulsar la digitalización de los servicios y procedimientos del Departamento con el fin de homogeneizarlos, simplificarlos, mejorar su calidad y facilidad de uso, así como las prestaciones ofrecidas a los ciudadanos y empresas, optimizando la utilización de los recursos TIC disponibles.

e) Colaborar con la DTIC en la identificación y la puesta a disposición común de los medios humanos, materiales y económicos que estén adscritos al Departamento y que deban ser utilizados para la puesta en funcionamiento o mantenimiento de los medios o servicios compartidos.

f) Aprobar las propuestas de aplicación de nuevos criterios de organización o de funcionamiento, de implantación de nuevos procedimientos o de revisión de los existentes, en el marco del Plan de acción del Departamento para la transformación digital.

g) Cualquier otra función que le sea atribuida por la normativa aplicable.

2. La Comisión Permanente de la CMAD tendrá las siguientes funciones:

a) Elaborar el Plan de acción del Departamento para la transformación digital, en desarrollo de los criterios establecidos por la DTIC atendiendo a la Estrategia TIC de la AGE y sus Organismos Públicos, aprobada por el Consejo de Ministros.

b) Analizar las necesidades funcionales de las unidades de gestión del Departamento y sus Organismos Públicos adscritos y evaluar las distintas alternativas de solución propuestas por las unidades TIC, identificando las oportunidades de mejora de eficiencia que pueden aportar las TIC, aplicando soluciones ya desarrolladas en el ámbito del sector público y estimando costes en recursos humanos y materiales que los desarrollos TIC asociados puedan suponer.

c) Apoyar a las unidades TIC, cuando estas lo requieran, en la valoración del alineamiento de sus expedientes con el Plan de acción del Departamento para la transformación digital, con antelación a la solicitud del informe a la DTIC.

d) Informar los proyectos de disposiciones de carácter general, convenios, acuerdos de colaboración, instrucciones y circulares del Departamento relacionados con las TIC, valorando la oportunidad de la medida, los costes, la necesidad de recursos humanos y los tiempos de desarrollo que se puedan derivar de su aprobación. Este informe, junto con el proyecto, será remitido a la DTIC para su conocimiento y valoración.

e) Elaborar, con periodicidad anual, un informe del avance del Plan de acción del Departamento para la transformación digital, que recoja el estado de las actuaciones previstas y las contrataciones efectuadas, para su presentación al Pleno.

f) Mantener actualizado un inventario de servicios o recursos TIC para la elaboración y traslado al Pleno de la CMAD de propuestas de declaración de servicios o recursos de uso compartido en el ámbito de la AGE.

g) Elaborar, para su aprobación por el Pleno, las instrucciones o directrices de organización o de funcionamiento que sean necesarias para la digitalización de los servicios y procedimientos del Departamento con el fin de homogeneizarlos, simplificarlos y mejorar su calidad y facilidad de uso.

h) Coordinar la recogida, agregación e incorporación de la información requerida por la DTIC y velar por la exactitud e integridad de los datos correspondientes al Departamento.

i) Gestionar el inventario de ficheros sometidos a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

j) Elaborar con periodicidad anual un informe del estado de cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

k) Cualquier otro asunto que le sea delegado expresamente por el Pleno.

Artículo 4. Grupos de trabajo.

1. La Comisión Permanente podrá actuar a través de grupos de trabajo designados en su seno.

2. A tal efecto, la Comisión Permanente, en el acuerdo de creación de cada grupo de trabajo, deberá aprobar las facultades, normas de funcionamiento, composición y vigencia temporal del mismo.

3. Los grupos de trabajo deberán informar sobre sus actividades y decisiones en las reuniones de la Comisión Permanente.

4. Los grupos de trabajo actuarán bajo la superior dirección del presidente de la Comisión Permanente.

5. Lo dispuesto en los apartados anteriores no será de aplicación al Comité para la Gestión y Coordinación de la Seguridad de la Información, el cual en ejercicio de las funciones específicas atribuidas por la Orden AEC/1647/2013, de 5 de septiembre, por la que se aprueba la política de seguridad de la información en el ámbito de la administración electrónica del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, informará de sus actividades y decisiones al Pleno de la CMAD y se ajustará a lo previsto en sus propias normas de creación y funcionamiento.

Artículo 5. Funcionamiento.

1. Tanto el Pleno como la Comisión Permanente se constituirán válidamente, en primera convocatoria, cuando se hallen presentes el Presidente y el Secretario, o quienes les sustituyan en su caso, y además, la mitad del total de sus miembros. En segunda convocatoria, se seguirá el mismo criterio que para la primera, en lo que respecta a la presencia del Presidente y el Secretario, pero bastará con la asistencia de tres vocales.

2. En caso de ausencia, por vacante, enfermedad u otra causa legal del Presidente, tanto en el Pleno como en la Comisión Permanente, ejercerá esa función el Vicepresidente y, en su defecto, el miembro del órgano colegiado de mayor jerarquía, antigüedad en el actual cargo y edad, por este orden, de entre sus componentes.

3. El Pleno se reunirá, al menos una vez al año, mediante convocatoria de su Presidente, bien a iniciativa propia, o bien cuando lo soliciten, como mínimo, la mitad de sus miembros.

4. La Comisión Permanente se reunirá al menos 4 veces al año, si bien el Presidente de la misma podrá convocarla con carácter extraordinario cuando resulte necesario.

5. En lo no previsto por esta orden, la CMAD, en Pleno o Comisión Permanente, se ajustará en su funcionamiento a lo establecido en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 6. Petición de información.

Para el ejercicio de sus funciones, la CMAD del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación podrá recabar cuanta información estime precisa de todas las unidades y Organismos Públicos del Ministerio, que vendrán obligados a facilitarla, de acuerdo con la legislación vigente.

Artículo 7. Uso de medios electrónicos.

1. De acuerdo con lo dispuesto en la disposición adicional primera de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y en el artículo 2.4 del Real Decreto 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados órganos colegiados y se establecen criterios para la normalización en la creación de órganos colegiados en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos, la CMAD promoverá en su funcionamiento la utilización de medios electrónicos. En particular en lo que respecta a la convocatoria de las reuniones, la comunicación del orden del día, el acceso a la documentación producida en el curso de los trabajos de este órgano, así como la celebración de reuniones virtuales.

2. Como criterio general las sesiones tanto del Pleno como del CP-CMAD se celebrarán de forma presencial, no obstante, cuando la índole de los asuntos a tratar lo permita, podrán convocarse reuniones virtuales extraordinarias, de carácter no presencial utilizando medios electrónicos como videoconferencia o herramientas ofimáticas. En este último caso, se entenderán aprobados los asuntos incluidos en el orden del día de la reunión si, en el plazo establecido en la convocatoria, no se formulan observaciones o si las observaciones formuladas son aceptadas, por unanimidad, por los miembros de la CMAD.

Disposición adicional primera. Modificación de referencias.

Todas las referencias efectuadas en la normativa vigente a la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y a su Comisión Permanente, se entenderán realizadas a la CMAD del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y a su Comisión Permanente, respectivamente.

Disposición adicional segunda. No incremento del gasto público.

El funcionamiento de la CMAD no supondrá incremento alguno del gasto público y será atendida con los medios materiales, técnicos, presupuestarios y de personal, existentes en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

Disposición transitoria única. Ejercicio transitorio de las funciones.

En tanto no se constituya la CMAD, sus funciones seguirán desempeñándose por la Comisión Ministerial de Administración Electrónica.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Quedan sin efecto cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en la presente orden, y en particular, la Orden AEC/338/2007, de 12 de febrero, por la que se regula la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

Disposición final primera. Instrucciones de ejecución.

El Subsecretario del Departamento podrá dictar las instrucciones necesarias para el mejor cumplimiento de esta orden.

Disposición final segunda. Referencias normativas.

Las referencias contenidas en la presente Orden a la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y a la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderán hechos a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y a la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en función de la materia que regulan, cuando se produzca su entrada en vigor.

Disposición final tercera. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 19 de julio de 2016.–El Ministro de Asuntos Exteriores y de Cooperación, José Manuel García-Margallo Marfil.