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La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece en su artículo 16.4.d) que los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las administraciones públicas podrán presentarse, entre otros lugares, en las oficinas de asistencia en materia de registros.
La citada ley consagra el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con la Administración y a ser asistidos en dichas relaciones, en el uso de medios electrónicos, estableciendo, asimismo, que los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
El Real Decreto 2/2020, de 12 de enero, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, crea el Ministerio de Universidades como departamento encargado de la propuesta y ejecución de la política del Gobierno en materia de universidades y las actividades que a éstas les son propias.
Por su parte, el Real Decreto 431/2020, de 3 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Universidades, en su artículo 3.6 atribuye a la División de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, dependiente de la Subsecretaría, las funciones de organización y gestión de las oficinas de asistencia en materia de registro del departamento, que tienen naturaleza de órganos administrativos por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros, de acuerdo con el artículo 5.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 59.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, los órganos de nivel inferior a subdirección general se crean, modifican y suprimen por orden del ministro respectivo, previa autorización de la personal titular del actual Ministerio de Política Territorial y Función Pública.
En virtud de lo anterior, mediante esta orden se crea la oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Universidades, de tal manera que los interesados puedan ser asistidos en el uso de medios electrónicos, en especial en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas.
Esta disposición se ha elaborado de acuerdo con los principios de buena regulación, a los que se refiere el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. En particular, cumple con los principios de necesidad y eficacia por una razón de interés general que es la de garantizar los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con la Administración, siendo el instrumento más adecuado para garantizar su consecución. En virtud del principio de proporcionalidad, esta iniciativa contiene la regulación imprescindible para atender la necesidad descrita, sin imponer medidas restrictivas de derechos, cargas adicionales, ni obligaciones innecesarias a los destinatarios. En virtud del principio de seguridad jurídica, con esta iniciativa se genera un marco estable, predecible, integrado, claro y de certidumbre, que facilita el conocimiento y comprensión de la oficina objeto de regulación, así como de su funcionamiento. En aplicación del principio de transparencia, la tramitación de esta disposición cumple todos los trámites y consultas preceptivos y comenzará a surtir efectos a partir de su publicación. Por último, en aras del principio de eficiencia, contribuye a mejorar y a racionalizar la gestión de los recursos públicos.
En su virtud, previa autorización de la Ministra de Política Territorial y Función Pública, dispongo:
Esta orden tiene por objeto la creación de una oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Universidades, ubicada en el paseo de la Castellana, número 162, de Madrid.
La oficina de asistencia en materia de registros tendrá la consideración de órgano administrativo integrado en la estructura orgánica del Ministerio de Universidades, dependiendo jerárquicamente de la Subsecretaría, formando parte de la red de oficinas en materia de registros de la Administración General del Estado.
La oficina de asistencia en materia de registros ejercerá las funciones previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en particular, las siguientes:
a) La digitalización de los documentos en papel que se presenten o sean recibidos en la oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el registro electrónico general o registro electrónico de cada organismo según corresponda.
También se podrán anotar en dicho registro los asientos de salida que se realicen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
b) La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten los interesados.
c) La expedición de copias electrónicas auténticas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo a través de dicha oficina en el registro electrónico.
d) Asistencia e información en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, que lo soliciten, en particular, en materia de identificación y firma electrónica, para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos en los trámites y procedimientos para los que se haya conferido habilitación.
e) La identificación o firma electrónica del interesado, cuando se trate de una persona no obligada a la relación electrónica con la Administración, en los procedimientos administrativos para los que se haya conferido habilitación. En estos casos, el funcionario habilitado hará uso del sistema de firma del que esté dotado y el interesado deberá prestar su consentimiento expreso para esta actuación de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
f) La práctica de notificaciones, cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en la oficina y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
g) La comunicación a los interesados del código de identificación del órgano, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.
h) Otorgar apoderamiento «apud acta» mediante comparecencia personal en estas oficinas por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo.
i) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
La oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Universidades se adecuará a la categoría de oficinas de horario general prevista en la Resolución de 4 de noviembre de 2003, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, por la que se hace pública la relación de las oficinas de registro propias y concertadas con la Administración General del Estado y sus organismos públicos y se establecen los días y horarios de apertura.
1. La aplicación de esta orden se hará sin aumento del coste de funcionamiento de los servicios y no supondrá incremento del gasto público.
2. Las medidas incluidas en esta norma se atenderán con las dotaciones presupuestarias ordinarias y no podrán suponer incremento de dotaciones ni de retribuciones ni de otros gastos de personal.
Se faculta al Subsecretario de Universidades para adoptar, dentro del ámbito de sus competencias, las medidas que resulten necesarias para la ejecución de esta orden.
La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 15 de enero de 2021.–El Ministro de Universidades, Manuel Castells Oliván.
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Avda. de Manoteras, 54 - 28050 Madrid
