Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

(1)

Los documentos en poder de la Comisión constituyen la base de su funcionamiento y de su trabajo diario. Forman parte de los activos de la Comisión y cumplen las funciones de facilitar el intercambio de información, aportar pruebas de las acciones emprendidas, cumplir las obligaciones legales de la institución y conservar su memoria. Por lo tanto, deben gestionarse con arreglo a normas efectivas aplicables a todas las direcciones generales y servicios equivalentes.

(2)

La Comisión mantiene documentos que se crean, reciben y gestionan en el transcurso de sus actividades. Todos los documentos, independientemente del formato y del entorno tecnológico en que se recopilen, creen o generen, se capturan y mantienen en un repositorio electrónico oficial de documentos.

(3)

Las disposiciones relativas a la gestión de documentos y archivos establecen principios para garantizar: la creación, la recepción y la conservación o eliminación adecuadas de los documentos, así como su consulta y comunicación; la autenticidad, fiabilidad, integridad y legibilidad a lo largo del tiempo de los documentos y los metadatos que los acompañan; la identificación de cada documento, junto con la extracción y asignación de metadatos, de manera que pueda clasificarse, buscarse y rastrearse con facilidad; el desarrollo, el mantenimiento y la actualización de la estructura de los sistemas de gestión de documentos y archivos de la Comisión, sus repositorios electrónicos y sus repositorios para medios analógicos.

(4)

Estos principios tienen por objeto cubrir el ciclo de vida de los documentos de la Comisión, sea cual sea su soporte, la puesta a disposición, el intercambio, la puesta en común, la reutilización y la difusión de datos, información y documentos, en consonancia con la política, las disposiciones de gobernanza y la práctica de la gestión de datos e información de la Comisión.

(5)

Una gestión de documentos y archivos eficaz y adecuada contribuye a cumplir las obligaciones de transparencia de la Comisión, en particular facilitando el acceso del público a los documentos y aplicando el principio de rendición de cuentas de las acciones públicas.

(6)

Las disposiciones relativas a la gestión de documentos y archivos deben adaptarse a la obligación de facilitar el acceso a los documentos en poder de la Comisión de conformidad con los principios, disposiciones y límites establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (2).

(7)

Mediante la Decisión 2002/47/CE de la Comisión, CECA, Euratom (3), la Comisión modificó su Reglamento interno para incluir disposiciones relativas a la gestión de documentos y, mediante la Decisión 2004/563/CE de la Comisión, Euratom (4), modificó el Reglamento interno para incluir disposiciones sobre documentos electrónicos y digitalizados a fin de establecer la gestión y el archivo electrónicos de documentos, estableciendo un conjunto de normas y procedimientos comunes aplicables a todos los servicios.

(8)

Es necesario actualizar las normas que determinan las condiciones en las que los documentos electrónicos, digitalizados y transmitidos electrónicamente son válidos y quedan almacenados a efectos de la Comisión.

(9)

La política de gestión de documentos y archivos debe tener en cuenta el programa de transformación digital de la Comisión (5). Por lo tanto, debe hacerse especial hincapié en el principio de creación de documentos únicamente en formato electrónico, aunque deben ser posibles excepciones a este principio.

(10)

Se anima a las instituciones, órganos y organismos de la Unión a reconocer la identificación electrónica y los servicios de confianza contemplados en el Reglamento (UE) n.o 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo (6) a efectos de la cooperación administrativa, aprovechando, en particular, las buenas prácticas existentes y los resultados de los proyectos en curso en los ámbitos regulados por el presente Reglamento.

(11)

Las normas y procedimientos de la Comisión relativas a la gestión de documentos y archivos deben actualizarse periódicamente, teniendo en cuenta la evolución y los resultados de la investigación académica y científica, incluida la aparición de normas pertinentes y la evolución de las tecnologías de la información y la comunicación.

(12)

Un sistema de gestión de documentos no solo se ocupa del registro de documentos, sino que, de manera más general, los captura para identificarlos de manera clara y fiable, garantizar su trazabilidad y ponerlos a disposición de otros usuarios mediante la clasificación u otros medios de agregación de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

(13)

Los sistemas de información, las redes y las instalaciones de transmisión que alimentan el sistema de documentos de la Comisión deben estar protegidos por medidas de seguridad adecuadas, de conformidad con las normas de seguridad aplicables para la protección de la información.

(14)

Los datos y la información deben estar disponibles y compartirse lo más ampliamente posible dentro de la Comisión, a fin de facilitar el trabajo colaborativo de su personal y la capacidad de recuperación y reutilización de datos e información, promover la sinergia de sus recursos y mejorar la eficiencia.

(15)

Cada institución de la Unión crea y mantiene sus propios archivos históricos y los abre al público de conformidad con el Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83. Además, cada institución adopta normas internas relativas a la aplicación de dicho Reglamento.

(16)

De conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo (7), la Comisión está obligada a facilitar información a los interesados sobre el tratamiento de los datos personales que les conciernan y a respetar sus derechos como interesados. No obstante, la Comisión debe equilibrar estos derechos con los objetivos de archivo en interés público de conformidad con la legislación en materia de protección de datos.

(17)

Los artículos 16, apartado 5, y 19, apartado 3, del Reglamento (UE) 2018/1725 establecen excepciones al derecho de los interesados a la información y al derecho de supresión en lo que respecta al tratamiento de datos con fines de archivo en interés público. Estos derechos no deben aplicarse, en principio, en el contexto particular de los archivos históricos de la Comisión, teniendo en cuenta el tamaño de la institución y sus documentos y la naturaleza de los archivos en interés público. La supresión de los datos personales contenidos en dichos documentos, en particular, menoscabaría la validez, integridad y autenticidad de los archivos de la Comisión y, por tanto, podría perjudicar gravemente la consecución de los fines de archivo en interés público.

(18)

Es posible que la Comisión no pueda facilitar información sobre el tratamiento una vez que sus expedientes y documentos seleccionados para ser conservados de forma permanente hayan sido transferidos a sus archivos históricos, o que para ello deba hacer un esfuerzo desproporcionado. Debe informarse a los interesados de que los documentos que contengan sus datos personales podrán transferirse a los archivos históricos de la Comisión al final del período de conservación identificado para dichos registros como parte de la información a que se refieren los artículos 15 y 16 del Reglamento (UE) 2018/1725. Esta información se facilita en relación con las operaciones de tratamiento originales para las que se recogieron inicialmente los datos personales.

(19)

El artículo 25, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1725 ofrece a la Comisión la posibilidad de establecer excepciones a los derechos reconocidos en los artículos 17, 18, 20, 21, 22 y 23 de dicho Reglamento, siempre que sea probable que esos derechos imposibiliten u obstaculicen gravemente el logro de los fines de archivo en interés público, y que esas excepciones sean necesarias para alcanzar esos fines. A menos que se prevean excepciones en un acto jurídico adoptado sobre la base de los Tratados, deben adoptarse normas internas en virtud de las cuales la Comisión esté facultada para establecer excepciones a dichos derechos.

(20)

La concesión de acceso a datos personales en el caso de una solicitud de un interesado que no facilite información específica sobre el tratamiento al que se refiere la solicitud puede implicar un esfuerzo administrativo desproporcionado o resultar imposible en la práctica, habida cuenta del tamaño y la naturaleza de los archivos históricos de la Comisión.

(21)

La rectificación de datos personales socavaría la integridad y autenticidad de los archivos de la Comisión y sería contraria a la finalidad de archivo en interés público. Esto se entiende sin perjuicio de la posibilidad de que la Comisión, en casos debidamente justificados de datos personales inexactos, decida incluir una declaración o anotación adicional en el documento correspondiente.

(22)

Los datos personales forman parte integrante e indispensable de los documentos seleccionados para ser conservados de forma permanente. Por lo tanto, conceder el derecho a oponerse al tratamiento de los datos personales contenidos en dichos documentos haría imposible la consecución de los fines de archivo en interés público.

(23)

La Comisión debe establecer excepciones de acuerdo con las condiciones y garantías a que se refiere el artículo 13 del Reglamento (UE) 2018/1725.

(24)

En aplicación del principio de responsabilidad, la Comisión debe llevar un registro de su aplicación de las excepciones.

(25)

A fin de garantizar la máxima protección de los derechos y libertades de los interesados y de conformidad con el artículo 44, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, el delegado de protección de datos de la Comisión deberá ser informado lo antes posible de cualquier excepción que se aplique en virtud de la presente Decisión.

(26)

El Supervisor Europeo de Protección de Datos fue consultado sobre estas normas y emitió un dictamen con sus recomendaciones el 3 de marzo de 2020.

(27)

Todos los miembros del personal deben rendir cuentas de la creación y la correcta gestión de documentos relativos a las políticas, procesos y procedimientos de los que son responsables.

a)

la gestión de documentos y archivos de la Comisión;

b)

la conservación y la apertura al público de los archivos de la Comisión y del depósito de los archivos históricos de la Comisión en los Archivos Históricos de la Unión Europea en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia.

1)

«documento» (record): información recibida y creada en forma de documento (8), recopilación de datos u otra forma en un soporte digital o analógico que se captura en un repositorio oficial y se gestiona y mantiene como prueba y como activo (9)’;

2)

«metadatos»: cualquier información que describa el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo con fines, entre otros, de recuperación, accesibilidad y reutilización;

3)

«digitalización»: proceso de transformación de un documento en papel o en cualquier otro soporte tradicional en un formato electrónico;

4)

«repositorio oficial de documentos»: sistema, reconocido y aprobado por la Secretaría General, en el que los documentos en poder de la Comisión se capturan, organizan y clasifican para facilitar la recuperación, distribución, utilización, eliminación o conservación de los registros;

5)

«captura»: inserción de un documento en un repositorio electrónico oficial mediante la combinación de un identificador único y metadatos (10);

6)

«identificador único»: secuencia de dígitos o letra s), o ambos, asignada inequívocamente a un documento por una máquina o una persona y que identifica dicho documento como único y distinto de todos los demás documentos;

7)

«incorporación al registro»: captura de un documento en un registro, comprobación de que está completo y correctamente constituido desde un punto de vista administrativo o jurídico y certificación de que ha sido enviado por un autor a un destinatario en una fecha determinada, como correo de entrada o de salida, o que ha sido incorporado a uno de los repositorios oficiales de la Comisión;

8)

«expediente»: agregación de documentos organizados en consonancia con las actividades de la Comisión, por razones de prueba, justificación o información y para garantizar la eficiencia del trabajo; el grupo de documentos que componga el expediente se organiza de forma que constituya una unidad coherente y pertinente en lo que respecta a las actividades llevadas a cabo por la Comisión o sus servicios;

9)

«sistema de clasificación»: instrumento con una estructura jerárquica y lógica, en forma de estructura arbórea con una serie de rúbricas interrelacionadas, que permite que los expedientes (u otras agregaciones de documentos) se organicen intelectualmente y estén vinculados al contexto en el que fueron elaborados, sobre la base de las funciones, actividades y procesos de trabajo;

10)

«autenticidad»: hecho de que pueda demostrarse que un documento es lo que pretende ser, que ha sido creado o enviado por la persona que supuestamente lo ha creado o enviado y que ha sido creado o enviado cuando se alega; (11)

11)

«fiabilidad»: hecho de que el contenido de un documento sea, de manera fiable, una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o hechos que acreditan y de que se puede contar con ese documento en el transcurso de operaciones o actividades posteriores (12);

12)

«integridad»: hecho de que un documento esté completo e inalterado (13);

13)

«validez»: hecho de que un documento reúna todas las características intrínsecas y extrínsecas requeridas por su contexto de producción, necesarias para ser aceptado como expresión de su autor con todas sus consecuencias jurídicas;

14)

«admisibilidad»: hecho de que un documento reúna todas las características intrínsecas y extrínsecas requeridas por su contexto de recepción, necesarias para que pueda aceptarse como expresión de su autor con todas sus consecuencias jurídicas;

15)

«conservación»: todos los procesos y operaciones técnicos que permiten mantener registros a lo largo del tiempo, mantener su integridad y autenticidad y garantizar el acceso a su contenido.

a)

cuando así lo exija una disposición de la legislación de la Unión o nacional,

b)

cuando la conveniencia del protocolo imponga un soporte en papel,

c)

cuando existan razones prácticas que impidan digitalizar el documento,

d)

cuando la conservación del documento analógico original tenga un valor añadido debido a su forma o a la materia a partir de la cual se elabora, o por razones históricas.

a)

se identifica a la persona de la que procede;

b)

el contexto en el que se ha elaborado el documento es fiable y cumple las condiciones que garantizan su integridad;

c)

el documento cumple los requisitos formales establecidos en la legislación nacional o de la Unión aplicable;

d)

en el caso de los documentos electrónicos, estos se crean de manera que se garantice la integridad, fiabilidad y facilidad de uso de su contenido y de los metadatos que lo acompañan.

a)

ninguna disposición de la legislación de la Unión o del Estado miembro o tercer país de que se trate exige una firma;

b)

su formato ofrece garantías de integridad, fiabilidad, durabilidad y legibilidad a lo largo del tiempo y facilidad de acceso a la información que contiene.

a)

una o varias firmas manuscritas o firmas electrónicas cualificadas,

b)

una o varias firmas electrónicas, distintas de las cualificadas, que ofrezcan garantías suficientes respecto de la identidad del firmante y la expresión de su voluntad en el documento firmado.

a)

los documentos se almacenarán en la forma en que se hayan creado, enviado o recibido, o en una forma que preserve la autenticidad, fiabilidad e integridad de su contenido y de los metadatos que los acompañan;

b)

el contenido de los documentos y sus metadatos pertinentes deberán ser legibles durante todo su período de almacenamiento por cualquier persona autorizada a tener acceso a ellos;

c)

cuando los registros se envíen o se reciban electrónicamente, la información necesaria para determinar el origen o el destino del documento, así como la fecha y hora de la captura o incorporación al registro formarán parte de los metadatos mínimos que deben almacenarse;

d)

en el caso de procedimientos electrónicos gestionados por sistemas informáticos, los datos relativos a las etapas formales del procedimiento deberán conservarse en condiciones que permitan garantizar la identificación de dichas etapas y de los autores y participantes.

a)

garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos, expedientes y archivos de la Comisión que le hayan sido transferidos, así como el acceso a los mismos;

b)

garantizar la protección material y la integridad de los metadatos de los documentos y expedientes facilitados por los servicios que los transfieren;

c)

poner documentos y expedientes a disposición de las direcciones generales o servicios asimilados que los soliciten;

d)

proceder, en caso necesario y en colaboración con la dirección general o servicio asimilado de origen o su sucesor, a una segunda revisión de todos los documentos, expedientes y archivos transferidos;

e)

iniciar la desclasificación de los documentos clasificados a que se refieren los artículos 3 y 5 del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83;

f)

abrir al público los archivos históricos de la Comisión tras la expiración de un período de 30 años, excepto en el caso de los documentos cubiertos por excepciones relativas a la intimidad y la integridad de las personas, o a los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual;

g)

depositar los archivos históricos de la Comisión abiertos al público en los Archivos Históricos de la Unión Europea en el IUE.

a)

el derecho de acceso (19), en la medida en que la solicitud del interesado no permita la identificación de documentos específicos sin que ello suponga un esfuerzo administrativo desproporcionado. Al evaluar las medidas que deban adoptarse a petición del interesado y el esfuerzo administrativo necesario, se tendrá especialmente en cuenta la información facilitada por el interesado y la naturaleza, el alcance y el volumen de los documentos potencialmente afectados;

b)

el derecho de rectificación (20), en la medida en que la rectificación haga imposible preservar la integridad y la autenticidad de los documentos seleccionados para su conservación permanente en los archivos históricos de la Comisión, sin perjuicio de la posibilidad de una declaración complementaria o anotación en el documento de que se trate, salvo que resulte imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado;

c)

la obligación de notificar la rectificación o supresión de datos personales (21) en la medida en que resulte imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado;

d)

el derecho a oponerse al tratamiento (22), en la medida en que los datos personales estén contenidos en documentos seleccionados para su conservación permanente en los archivos históricos de la Comisión como parte integrante e indispensable de dichos documentos.

a)

los expedientes que vayan a transferirse a los archivos históricos de la Comisión se seleccionarán tras una evaluación caso por caso con arreglo a las listas de conservación de la Comisión. Todos los demás expedientes, incluidos los expedientes estructurados de datos personales, como los expedientes personales y médicos, se eliminarán al término del período de conservación administrativa;

b)

las listas de conservación permitirán la eliminación administrativa de determinados tipos de documentos antes de que finalice el período de conservación administrativa. Por consiguiente, estos tipos de documentos no se tratarán con fines de archivo en interés público;

c)

antes de su tratamiento con fines de archivo en interés público, la dirección general o servicio asimilado informará de la posible presencia de documentos cubiertos por el artículo 2, apartado 1, del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 en los expedientes que deban transferirse a los archivos históricos de la Comisión;

d)

antes de abrir un expediente de la Comisión al público, el Servicio de Archivos Históricos de la Comisión lo revisará para comprobar la posible presencia de documentos cubiertos por las excepciones contempladas en el artículo 2, apartado 1, del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83, también sobre la base de la notificación a que se refiere la letra c), con el fin de proteger los datos personales.

a)

garantizar la aplicación correcta y uniforme de la presente Decisión en las direcciones generales y servicios asimilados;

b)

ocuparse de las cuestiones que pueda suscitar su aplicación;

c)

compartir las necesidades de las direcciones generales y servicios asimilados en materia de formación y medidas de apoyo.

a)

la evolución de la gestión de documentos y archivos y los resultados de la investigación académica y científica, incluida la aparición de normas pertinentes;

b)

los avances de las tecnologías de la información y la comunicación;

c)

las normas aplicables sobre el valor probatorio de los documentos electrónicos;

d)

las obligaciones de la Comisión en materia de transparencia, acceso público a los documentos y apertura al público de los archivos;

e)

las nuevas obligaciones que puedan imponerse a la Comisión;

f)

la armonización en la presentación de los registros elaborados por la Comisión y sus servicios.