Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
La Biblioteca Nacional de España, O.A., y la Sociedad Mercantil Estatal de Acción Cultural, SA, han suscrito, con fecha 18 de junio de 2024, un convenio para la exposición «Carmen de Burgos, Colombine (1867-1932). La modernización de España», estas instituciones consideran de gran interés la firma de este convenio, ya que comparten intereses y proyectos, y ven en este convenio una oportunidad para el desarrollo de la cooperación entre todas. Por lo que conforme a lo previsto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público, una vez inscrito en el Registro electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de dicho convenio, que figura como anexo a esta resolución.
Madrid, 27 de junio de 2024.–El Director de la Biblioteca Nacional de España, O.A., Óscar Arroyo Ortega.
En Madrid, a 18 de junio de 2024.
REUNIDOS
De una parte, don Óscar Arroyo Ortega, Director General de la Biblioteca Nacional de España, O.A., con NIF Q 2828005-E y domicilio fiscal en el paseo de Recoletos, 20, Madrid, en virtud de nombramiento mediante Real Decreto 172/2024, de 13 de enero (BOE núm. 39) y de acuerdo con las atribuciones que tiene conferidas en la Ley 1/2015, de 24 de marzo, reguladora de la Biblioteca Nacional de España, publicada en el BOE de 25 de marzo de 2015, así como por el artículo 10.2 del Estatuto de la Biblioteca Nacional de España, aprobado por Real Decreto 640/2016, de 9 de diciembre, publicado en el BOE de 19 de diciembre de 2016. El Director de la BNE tiene capacidad jurídica para suscribir convenios en nombre de la BNE de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 48.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Y, de otra parte, don José Andrés Torres Mora, con DNI número ***9164**, y doña Inmaculada Ballesteros Martín, con DNI número ***8189**, en nombre y representación de la Sociedad Mercantil Estatal de Acción Cultural, SA (con CIF número A-81/553521), con domicilio social en la calle José Abascal, 4, 28003 Madrid, en su calidad de apoderados mancomunados (Presidente y Directora de Programación) de la misma, en uso de las facultades delegadas en su favor y que ejercen, don José Andrés Torres Mora según consta en la escritura de poder otorgada ante el Notario de Madrid, don Carlos Huidobro Arreba, bajo el número de orden de su protocolo 277, de fecha 3 de marzo de 2020, y doña Inmaculada Ballesteros Martín según consta en la escritura de poder otorgada ante el Notario de Madrid, don Carlos Huidobro Arreba, bajo el número de orden de su protocolo 163, de fecha 1 de febrero de 2024, en adelante también AC/E.
Ambos se reconocen mutuamente competencia y capacidad legal necesaria para celebrar el presente convenio y
EXPONEN
I
Que la Biblioteca Nacional de España, O.A. (en adelante BNE), tiene como fines, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1/2015, de 24 de marzo, reguladora de la Biblioteca Nacional de España:
1. Reunir, describir y garantizar la protección, enriquecimiento, conservación y transmisión, en el ejercicio de sus funciones, del patrimonio bibliográfico y documental, tanto el producido en el Estado español como el generado sobre sus diferentes culturas.
2. Garantizar el acceso y la difusión de sus colecciones con el fin de fomentar su utilización, como medio de enriquecimiento cultural, social y económico.
3. Promover y desarrollar políticas bibliotecarias en relación con el patrimonio bibliográfico y documental del Estado español.
La BNE ha realizado, de forma unilateral y con carácter previo a la formalización de las obligaciones asumidas junto con AC/E en relación con la exposición a que se refiere el presente convenio:
– Diseño museográfico (incluye gráfica) y dirección de montaje por un importe de 6.000 euros.
– Comisariado por un importe de 6.000 euros.
– Transporte de las obras de otras entidades por 15.000 euros.
El total de los gastos anteriores realizados previamente por la BNE para la preparación de la exposición y al margen del presente convenio ascienden a 27.000 euros.
II
Que AC/E tiene como objeto social la planificación, organización y ejecución de las exposiciones, eventos e iniciativas de difusión y promoción de las culturas de España que contribuyan a la promoción de las mismas, tanto en al ámbito nacional como internacional, y particularmente con motivo de conmemoraciones de personas, obras y acontecimientos destacados.
III
Que una parte esencial de la historia de España es el reconocimiento a la figura de Carmen de Burgos.
Carmen de Burgos, Colombine, es una de las grandes figuras femeninas de la literatura española del primer tercio del siglo XX.
Simboliza el pensamiento libre, modernizador y europeísta, que contemplaba la existencia humana a través de los ideales ilustrados de progreso, igualdad y justicia del Regeneracionismo español.
Como escritora, nació a la literatura con un impulso noventayochista y evolucionó en contacto con todas las corrientes que se sucedieron a lo largo del primer tercio del siglo, desde sus vínculos con el Modernismo, hasta su participación en las corrientes vanguardistas. Desde la segunda década del siglo, su defensa del racionalismo, su labor erudita y su creciente preocupación estética la acercaron al Novecentismo y al grupo de intelectuales que protagonizaron la llegada de la Segunda República. El tiempo en que Carmen de Burgos desplegó toda su labor de escritora coincide con el brillante periodo de nuestra historia literaria que hemos convenido llamar Edad de Plata.
IV
Que dar a conocer este patrimonio, en su mayor parte custodiado en la Biblioteca Nacional de España, resulta especialmente adecuado a los fines de ambas instituciones.
V
Que, dado este interés común, las dos entidades desean suscribir el presente convenio que se regirá por las siguientes
CLÁUSULAS
La BNE y AC/E desean colaborar en la organización conjunta de la exposición que llevará por título «Carmen de Burgos, Colombine (1867-1932). La modernización de España».
Dicha exposición se celebrará en la Sala Recoletos de la BNE entre los meses de septiembre de 2024 a enero de 2025. Las fechas definitivas se concretarán (dentro de ese periodo), por las partes mediante la adopción del correspondiente acuerdo de la comisión de seguimiento.
Las aportaciones a las que se refiere la presente cláusula se producirán a partir de que el convenio sea eficaz conforme a lo indicado en la cláusula duodécima, sin que ello implique la realización de contratos adicionales En concreto la BNE aportará:
– La Sala de exposiciones que será atendida por personal de seguridad, limpieza y servicio de azafatas cuya estimación económica asciende:
● Dos vigilantes de seguridad: teniendo en cuenta el importe total del contrato y necesitándose dos empleados durante los cien días previstos, la estimación del coste total por este concepto ascendería a 22.285,96 euros (aplicación presupuestaria 24.104.332B.227.01).
● Un empleado de recepción y atención al público: teniendo en cuenta el importe total del contrato y necesitándose un empleado durante los cien días previstos, la estimación del coste total por este concepto ascendería a 3.955,40 euros (aplicación presupuestaria 24.104.332B.227.06).
● Un empleado de limpieza: teniendo en cuenta el importe total del contrato y necesitándose un empleado durante los cien días previstos, la estimación del coste total por este concepto ascendería a 7.289,37 euros (aplicación presupuestaria 24.104.332B.227.00).
– La organización de un programa de actividades culturales relacionadas con la exposición y que incluirá conferencias, conciertos, mesas redondas o actividades similares con una estimación total de 4.000 euros en concepto de pago de honorarios, alquiler de equipos y soporte técnico de la sala.
– La gestión y coordinación técnica de la exposición, incluyendo la solicitud de préstamos de las piezas pertenecientes a otras instituciones, contando para ello con la asistencia de AC/E.
– Reportaje fotográfico.
– Puesta a disposición del público del folleto digital de la exposición.
– Producción de las piezas audiovisuales que integren el recorrido expositivo de la muestra.
– Entrega de ejemplares del catálogo que le facilite AC/E al comisariado, prestadores, etc.
La valoración económica de las actuaciones que realizará la BNE a partir de la formalización del presente convenio ascienden a 37.530,73 euros.
Asimismo, sin que ello comporte coste alguno para la Institución, la BNE facilitará:
– Obras de sus fondos para la exposición.
– Revisión de las obras de la exposición por parte del equipo de restauración de la BNE.
– La BNE, aportará, en su caso, marcos propios de su stock para su reutilización en el enmarcado de las obras que hayan de ser expuestas a pared.
– Las imágenes de sus obras para el catálogo, la gráfica o los audiovisuales de la exposición sin coste al tratarse de un uso no comercial.
– Facilitar el listado definitivo de las piezas y los datos técnicos necesarios para la convocatoria de las licitaciones de las contrataciones que asume AC/E conforme al presente convenio.
El proyecto expositivo, con el desarrollo de contenido de la muestra y su diseño, deberá contar con la aprobación de AC/E, con el fin de garantizar su relación con los fines y la línea expositiva pretendida por las partes.
AC/E, como entidad coorganizadora del proyecto, contratará y pagará de acuerdo con su normativa interna las siguientes partidas de gasto para la presentación de la exposición:
– Solicitud de derechos por la utilización de piezas y/o imágenes y abono de la cesión de los derechos que correspondan (en el caso de las piezas, las que no pertenezcan a los fondos de la BNE) para su utilización en los distintos soportes de la exposición y su catálogo.
– Enmarcado de piezas que así lo requieran.
– Ejecución del proyecto museográfico (incluyendo equipamiento audiovisual y producción de gráfica expositiva), montaje/desmontaje en la BNE.
– Diseño y producción del catálogo de la exposición en papel y digital, cumpliendo las normas de accesibilidad web de la BNE.
– Diseño y maquetación del folleto digital de la exposición, cumpliendo las normas de accesibilidad web de la BNE.
AC/E aportará, además, la coordinación técnica de la exposición, a través de personal propio, en colaboración con el equipo de la BNE.
Los gastos comprometidos por AC/E para el proyecto arriba mencionados se estiman en 100.000 euros, más el IVA que corresponda.
En orden a la comprobación efectiva de los gastos llevados a cabo por las partes firmantes del presente convenio, y siendo al menos una de ellas organismo autónomo dependiente de la Administración General del Estado y sujeta, por tanto, a la Intervención General de Estado y a sus procedimientos, las partes se comprometen a aportar relación certificada de gastos realmente realizados, si es que alguna de ellas solicitara dicha certificación.
El proyecto expositivo y todo el material divulgativo de la muestra deberá contar con la aprobación explícita de las entidades organizadoras, con el fin de garantizar su adecuación con los fines y objetivos de la BNE y la correcta utilización de su imagen.
Tanto en el catálogo, como en los soportes de gráfica, notas de prensa y en las páginas web de las entidades organizadoras y otros soportes gráficos y digitales y de cualquier otra entidad en la que figure divulgada la exposición aparecerá el texto: «Exposición organizada por Biblioteca Nacional de España y Acción Cultural Española (AC/E)».
Serán de obligado cumplimiento las Normas de Préstamo de Obras para Exposiciones Temporales de la BNE (anexo III) y las Normas de Utilización de las Salas de Exposiciones de la BNE (anexo I) y condiciones de seguridad de la BNE (anexo II).
AC/E contratará y pagará, de acuerdo con su normativa interna, el diseño y producción del catálogo, y el diseño y maquetación del folleto digital de la exposición. Tanto el folleto como el catálogo tendrán una versión en papel y otra digital. Esta última deberá cumplir las normas de accesibilidad de las diferentes instituciones coeditoras con el fin de que pueda ser publicado en sus respectivas páginas web.
AC/E hará entrega a la BNE de 150 ejemplares del catálogo libres de todo cargo para sus compromisos institucionales, así como del archivo digital del catálogo y del folleto para su publicación en la web de la institución.
La BNE se hará cargo del envío de los ejemplares comprometidos con prestadores, prensa y comisariado.
Tanto AC/E como la BNE contarán con una página de créditos en el catálogo.
Los textos institucionales que se incluyan en el catálogo serán pactados por la BNE y AC/E.
En todos los materiales, tanto impresos como digitales, que se elaboren para la promoción y divulgación de la exposición aparecerán los logotipos de las entidades organizadoras, siendo necesaria su previa conformidad respecto a la presentación de su imagen.
El uso no autorizado, o para un fin distinto al pactado, de cualquier signo distintivo protegido por los derechos de propiedad intelectual o industrial de las partes, facultará a la otra para instar la resolución del presente convenio, sin perjuicio de la correspondiente indemnización de daños y perjuicios a que hubiere lugar.
El uso de la denominación, marca y logotipo de las partes se ajustará al modelo que cada una proporcione.
La BNE se encargará del diseño y producción de la invitación en formato digital, siguiendo su línea habitual.
Antes de su distribución deberá contar con la previa aprobación de AC/E.
Las partes son libres de buscar cuantos colaboradores y/o patrocinadores estimen convenientes.
El alcance de su presencia en los materiales de difusión deberá ser proporcional a su financiación y previamente aprobada por las dos entidades organizadoras.
Se crea una comisión mixta de vigilancia y seguimiento del convenio, de composición paritaria, que se reunirá para resolver los problemas de interpretación y ejecución que pudieran plantearse y controlará la ejecución del presente convenio.
Dicha comisión estará compuesta por:
Por parte de la BNE:
– El Director Cultural o persona que designe.
– La Jefa del Área de Exposiciones o persona que designe.
Por parte de AC/E:
– La Directora de Programación o persona que designe.
– La Directora de Producción o persona que designe.
Además de la función genérica de vigilancia y seguimiento de la ejecución del presente convenio, la comisión resolverá las dudas que pudieran surgir en la interpretación y aplicación del mismo.
La comisión de seguimiento se regirá en cuanto a su funcionamiento y régimen jurídico, respecto a lo no establecido expresamente en la presente cláusula, por lo dispuesto en la sección tercera del capítulo II del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
El presente convenio será puesto a disposición de los ciudadanos en el Portal de Transparencia, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 8.1.b) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el presente convenio se perfecciona por la prestación del consentimiento de las partes y resultará eficaz una vez inscrito, en el plazo de cinco días hábiles desde su formalización, en el Registro electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, al que se refiere la disposición adicional séptima. Asimismo, será publicado en el plazo de diez días hábiles desde su formalización en el «Boletín Oficial del Estado».
El presente convenio tendrá una vigencia igual a la duración de la exposición más las actuaciones necesarias posteriores a la exposición como, entre otras, su desmontaje, finalizando, en cualquier caso, el 30 de junio de 2025. El período previsto para la exposición es aproximadamente de cien días entre los meses de septiembre de 2024 a enero de 2025.
En cualquier momento antes de la finalización del plazo anterior, los firmantes del convenio podrán acordar unánimemente su prórroga por un periodo de hasta cuatro años adicionales o su extinción, mediante adenda y previa sustanciación de los trámites previstos normativamente de acuerdo a lo dispuesto en el en el artículo 49.h) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Dicha adenda de prórroga surtirá efectos con su inscripción en REOICO antes de la fecha de extinción del convenio. Asimismo, la adenda será publicada en el «Boletín Oficial del Estado».
De acuerdo al artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el presente convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución.
De acuerdo al citado, podrá resolverse por alguna de las siguientes causas:
– Por el transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
– Por acuerdo unánime de las partes.
– Por incumplimiento por alguna de las partes de cualquiera de las cláusulas establecidas en el presente convenio.
– Por decisión de cualquiera de las partes, si sobreviniesen causas que impidiesen o dificultasen de forma significativa la ejecución del convenio, y siempre que sea comunicado por escrito a las otras partes con una antelación mínima de un mes.
– Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
– Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.
Si, en caso de resolución del convenio, existen actuaciones en curso de ejecución, las partes, a propuesta de la comisión de seguimiento, podrán acordar la continuación y finalización de las actuaciones en curso que consideren oportunas, estableciendo un plazo improrrogable para su finalización, transcurrido el cual deberá realizarse la liquidación de las mismas.
De acuerdo al artículo 52 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el cumplimiento y la resolución del convenio dará lugar a la liquidación del mismo con el objeto de determinar las obligaciones y compromisos de cada una de las partes, que se reflejará formalmente en un acta firmada por los integrantes de la comisión de seguimiento del convenio.
En las actas de la comisión de seguimiento se acreditará el cumplimiento de las obligaciones recíprocas y el acuerdo de cada parte.
De acuerdo con el artículo 49, punto e, de la Ley la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, las consecuencias aplicables en caso de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por cada una de las partes y, en su caso, los criterios para determinar la posible indemnización por el incumplimiento se determinarán teniendo en cuenta las circunstancias concurrentes.
Todos los afectados por el presente convenio vendrán obligados por las disposiciones y exigencias establecidas por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y demás disposiciones vigentes sobre la materia.
La modificación del presente convenio se realizará mediante la elaboración de la correspondiente adenda al mismo para lo que se requerirá el acuerdo unánime de los firmantes, de acuerdo al artículo 49.g) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
El presente convenio tiene naturaleza administrativa y se rige por lo dispuesto en el capítulo VI del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Las controversias que puedan surgir sobre la interpretación, modificación, resolución y efectos que puedan derivarse del presente convenio se resolverán entre las partes, agotando todas las formas posibles de conciliación para llegar a un acuerdo amistoso extrajudicial.
En su defecto, serán competentes para conocer las cuestiones litigiosas los órganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo, en Madrid capital.
Y para que así conste a los efectos oportunos, en prueba de conformidad, las partes firman el presente documento, a un solo efecto.–Por la BNE, el Director, Óscar Arroyo Ortega.–Por AC/E, el Presidente, José Andrés Torres Mora, y la Directora de Programación, Inmaculada Ballesteros Martín.
1. Aprobación del proyecto expositivo
Los organizadores de la exposición presentarán a la Biblioteca Nacional de España el proyecto como mínimo mes y medio antes del comienzo del montaje, con el fin de evitar que por falta de tiempo haya que aceptar montajes no adecuados.
El proyecto se adaptará a las instalaciones existentes.
Hasta que la Biblioteca Nacional de España no dé conformidad al proyecto no podrán iniciarse los trabajos de montaje.
Si se considera necesario, se convocará a los organizadores a una reunión para aclaraciones.
El proyecto de diseño tendrá que estar certificado por un técnico competente en el caso de que las estructuras proyectadas requieran la rigidez y la estabilidad necesarias para evitar cualquier riesgo a personas o bienes.
Una vez aprobado el proyecto se determinará un calendario donde estén claramente diferenciadas las distintas fases (pintura, ensamblado de mobiliario, llegada y colocación de obras) con los horarios de trabajo, dejando el plazo necesario para que se monten los sistemas de seguridad (volumétricos, CCTV, etc.).
2. Normas durante la realización del montaje
2.1 Los organizadores designarán a una persona que será la responsable y actuará como interlocutor con la Biblioteca Nacional de España durante el montaje, desmontaje y mientras dure la exposición.
2.2 Se facilitará un listado del personal (con nombre y DNI) que vaya a trabajar en el montaje, así como de las personas que actúen como correos y de las empresas proveedoras.
2.3 Todo el personal autorizado pasará por el control de visitas para que le hagan la tarjeta correspondiente al día de la fecha. En algunos casos se podrán confeccionar tarjetas válidas para todo el montaje o duración de la exposición.
2.4 Las tareas de carga y descarga de materiales se realizarán siguiendo las indicaciones del personal de Seguridad de la Biblioteca Nacional de España. La matrícula de los vehículos y el nombre y DNI de los conductores deberán comunicarse con antelación. Los vehículos no podrán quedarse estacionados en el recinto de la Biblioteca Nacional de España una vez realizados los trabajos de carga o descarga.
2.5 La permanencia de personal en el montaje fuera del horario habitual de la Biblioteca Nacional de España (de 8:00 a 21:00 horas de lunes a viernes y de 9:00 a 14:00 horas los sábados) deberá comunicarse con anterioridad, acompañada de un listado del personal, para obtener la conformidad de la Biblioteca Nacional de España.
2.6 El montaje se llevará a cabo en las horas y fechas determinadas y solo mediante autorización por escrito podrá alterarse el calendario previsto.
2.7 El personal del Servicio de Exposiciones de la BNE desarrollará una función de supervisión, teniendo potestad de hacer las indicaciones que considere necesarias, especialmente en lo referido al montaje de las obras, para que los trabajos se desarrollen conforme a los estándares habituales y con el debido cuidado para las instalaciones de la BNE y obras expuestas.
2.8 Se conservarán las condiciones originales de las salas, evitando daños y desperfectos en el suelo, paredes, techos, instalaciones, etc.
2.9 Cualquier alteración de las instalaciones deberá comunicarse a la Biblioteca Nacional de España para su aprobación o rechazo.
2.10 Se tendrá especial cuidado en mantener los dispositivos de seguridad operativos y libres de obstáculos en todo momento. En ningún momento se taparán, desmantelarán o desactivarán sin el conocimiento y aprobación del Servicio de Seguridad de la Biblioteca Nacional de España.
2.11 La colocación de extintores y señalización de emergencias se hará de acuerdo con las indicaciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España.
2.12 Las salidas de emergencia deberán estar libres y con las distancias reglamentarias, evitando también que puedan quedar vitrinas y objetos punzantes cerca de las mismas.
2.13 Parte de la iluminación de las salas estará conectada a red grupo, asegurando que los caminos de evacuación estén suficientemente iluminados.
2.14 Será de obligado cumplimiento el Pliego de Condiciones Generales de la Edificación editado por el Consejo Superior de Arquitectos de España, el Código Técnico de la Edificación y sus modificaciones, y se observarán cuantas disposiciones legales afecten al montaje, materiales e instalaciones descritas en este proyecto: Tecnologías, Reglamento Electrotécnico de Baja Tensión e Instrucciones Técnicas Complementarias, Protección contra incendios, Reglamento General de Policía de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas, así como la legislación de la Comunidad Autónoma de Madrid, las Ordenanzas del Ayuntamiento de Madrid y demás normativa reguladora que sea de aplicación a los trabajos y actividades que nos ocupan. Asimismo, se tendrán en cuenta durante el montaje de la exposición las modificaciones o nuevas disposiciones que se promulguen en el transcurso de la misma, siendo responsable la empresa adjudicataria de cualquier consecuencia que de la inobservancia de la citada legislación pudiese desprenderse.
2.15 Los trabajos de iluminación, construcción, modificación, etc. y todos aquellos otros que puedan implicar la manipulación de las instalaciones eléctricas, paramentos, suelos y otras instalaciones fijas o móviles propias de Biblioteca Nacional de España deberán seguir en todo momento las indicaciones que el Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España efectúe para lo cual se facilitarán los planos necesarios, esquema eléctrico que permita la correcta distribución de los circuitos y utilización de los de reserva, y cualquier otra información que la empresa desee recabar y le sea necesaria para el correcto desempeño de sus labores. La empresa adjudicataria será responsable del buen uso de las instalaciones, material y equipos relacionados con el objeto de este contrato. A estos efectos será responsable de los posibles daños y roturas que sufra el material y/o las instalaciones de la Biblioteca Nacional de España por causa debida a un uso incorrecto de los mismos o negligencia y será obligación de la empresa adjudicataria indemnizar todos los daños y perjuicios causados a terceros o a la propia Biblioteca Nacional de España como consecuencia de los trabajos que requiera la ejecución del contrato.
2.16 Tras la clausura de la muestra, se dispondrá de una semana natural, como máximo, para llevar a cabo todo el desmontaje y dejar las salas en condiciones óptimas para la próxima exposición, completamente vacías y las paredes pintadas de blanco, así como limpias y reparado cualquier desperfecto que hubiese podido producirse.
3. Normas durante la exposición
3.1 La Biblioteca Nacional de España podrá suspender la exposición, o parte de ella, por causa justificada, dando cuenta inmediata a la persona responsable.
3.2 La conservación, recambio, funcionamiento de aparatos y equipos propios de la exposición estarán a cargo de los organizadores.
3.3 El Arquitecto o responsable del montaje de la exposición establecerá el aforo de la sala de exposiciones atendiendo a la complejidad y disposición de los elementos expuestos en la misma y siempre de acuerdo con el Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España.
3.4 A la finalización del montaje el arquitecto o diseñador y le empresa encargada del montaje de la exposición extenderán sendos certificados en los que sé que de fe de que el montaje y los materiales utilizados están conformes con lo establecido en los pliegos de prescripciones técnicas y respetan la legislación recogida en el punto 2.14 de este anexo.
3.5 La venta de catálogos o demás material de la exposición, así como la recaudación irá por cuenta del organizador.
3.6 En ningún caso los organizadores de la exposición podrán exigir a la Biblioteca Nacional de España más medios personales o materiales al servicio de la seguridad de los que ella habitualmente aporta. Esta, en virtud de la disponibilidad en cada momento, podrá establecer el dispositivo a mantener, adaptándose prioritariamente al funcionamiento normal de la misma. En caso de disconformidad con los medios disponibles, serán los organizadores quienes deberán completar los medios requeridos.
3.7 En el caso de que los organizadores deseen ampliar los medios técnicos o personales que ofrece la Biblioteca Nacional de España, podrán aportarlos ellos mismos, comunicándolo y aportando un listado con el nombre y el DNI de las personas que vayan a intervenir, y previa autorización del Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España.
4. Desmontaje
Del desmontaje serán responsables los organizadores de la exposición, con sus propios medios, incluida la retirada de escombros.
Las salas deberán quedar en su estado original, reparando los desperfectos en caso de que los hubiera.
5. Inauguración
Se facilitará a la Biblioteca Nacional de España una relación de las personas invitadas al acto de inauguración, así como de las personalidades que asistirán previsiblemente a la misma.
En caso de necesitarse invitación para la entrada al acto, se avisará con anticipación y será la organización con personal propio la que, acompañada por personal de seguridad de la Biblioteca Nacional de España, se encargará de solicitar las invitaciones.
6. Exposición
El manejo y mantenimiento de los equipos informáticos, audiovisuales, etc., estará a cargo del personal de la organización, que tendrá disponible un teléfono durante las veinticuatro horas para comunicar posibles incidencias.
La organización comunicará a la Biblioteca Nacional de España a qué personas autoriza para realizar sesiones fotográficas o grabaciones. La autorización se hará por escrito preferiblemente vía e-mail. En la medida de lo posible se utilizarán los lunes para este tipo de actividades.
La Biblioteca Nacional de España aportará su sala de exposiciones con las condiciones habituales de seguridad, mantenimiento y uso que se describen a continuación. Cualquier necesidad especial referente a estos puntos la asumirá la institución organizadora.
1. La seguridad en sala de exposiciones
La BNE aportará un vigilante que controlará la exposición durante el horario de apertura al público.
La BNE aportará alarmas de pinza para las obras enmarcadas y volumétricos para las vitrinas. Tanto las alarmas como los volumétricos serán colocados por la empresa de montaje siguiendo instrucciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la BNE (sujeto a disponibilidad).
La sala de exposiciones está equipada con cámaras de seguridad. Si por la disposición del montaje fuera necesario moverlas, la empresa de montaje contratada por la institución organizadora tendría que hacerse cargo del desplazamiento de las cámaras de seguridad siguiendo las indicaciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la BNE.
La sala de exposiciones está equipada con elementos de prevención contra incendios. Si por la disposición del montaje fuera necesario moverlos, la empresa de montaje contratada por la institución organizadora tendría que hacerse cargo del desplazamiento de los elementos de prevención contra incendios siguiendo las indicaciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la BNE.
La empresa de montaje contratada por la institución organizadora tendrá que hacerse cargo de la reubicación de la señalización de seguridad que haya sido modificada por la disposición del montaje y, en su caso, del suministro de nueva señalización si fuese necesario. Así como calcular técnicamente el aforo, por persona cualificada para ello y colocar un cartel visible con el mismo a la entrada de la exposición.
2. La atención al público
La BNE aportará una azafata para que, con dedicación no exclusiva, controle el número de visitantes a la exposición y ofrezca información general sobre la misma.
3. La limpieza
La BNE se hará cargo de la limpieza diaria de suelos y exterior de vitrinas de la exposición.
4. El control y el mantenimiento de las condiciones de climatización requeridas
La BNE controlará las condiciones de climatización habituales de la sala de exposiciones 19 °C ± 1 °C y de 40 a 50 % de HR. Teniendo en cuenta que en algunos momentos se puedan ver afectadas por las condiciones climatológicas exteriores o por una afluencia grande de público.
Cualquier climatización que requiera otros parámetros o haya sido solicitada expresamente por algún prestador, correrá a cargo de la institución organizadora («art sorb», dispositivos de humectación, vitrinas climatizadas…).
Declaro conocer estas normas generales y me comprometo a cumplirlas, en virtud de lo cual lo firmo.
| Título de la exposición. | |
| Institución peticionaria. | |
| Nombre y dirección persona responsable. | |
| Empresas de transporte y montaje. | |
| Lugar y fechas de inauguración y clausura. |
El préstamo de obras para exposiciones es una forma de contribuir a la mayor difusión de los fondos de esta Biblioteca Nacional de España. En atención al número de solicitudes de préstamo para exposiciones recibidas y con objeto de armonizarlas con las funciones encomendadas a la Biblioteca Nacional de España, se establecen las siguientes normas de préstamo.
1. Petición de préstamo
La petición de obras de la BNE en préstamo se realizará mediante carta dirigida a la Dirección de la Biblioteca Nacional de España que deberá tener entrada con una antelación mínima de seis meses respecto de la fecha inauguración de la exposición.
El préstamo de toda obra estará sujeto a consideraciones de tipo científico o técnico y en todo caso supeditado al estado de conservación de la misma, que deberá ser estimado por la Biblioteca Nacional de España.
2. Objeto y contenido
La solicitud de préstamo de obras debe acompañarse de un informe en el que se detalle el objeto y contenido de la exposición, especificando, en todo caso, los siguientes puntos:
1. Motivo de la muestra y oportunidad de inclusión de las obras solicitadas en la misma, debiendo tenerse en cuenta que sólo se accederá al préstamo de obras cuando se trate de piezas insustituibles y directamente relacionadas con el tema de la exposición.
Relación completa de las obras solicitadas, en la que deberá figurar:
– Signatura topográfica.
– Autor.
– Título.
– Lugar, editorial o imprenta, año de edición o impresión y, en el caso de manuscritos, lugar y fecha de producción.
– N.º de volumen y, en el caso de publicaciones periódicas, fecha concreta, año, mes, día y/o número de la publicación.
– Medidas.
– Página por la que se desea exponer la obra.
– En el caso de dibujos, grabados y mapas se añadirá la técnica utilizada.
No se autorizarán aquellas solicitudes en las que las obras no aparezcan plenamente identificadas.
2. Fechas de celebración de la muestra. Cualquier cambio de fechas deberá ser comunicado con la debida antelación a la Biblioteca Nacional de España quien deberá autorizar expresamente los citados cambios.
La cesión de las obras estará condicionada a la aprobación previa por parte de la Biblioteca Nacional de España del proyecto expositivo y de las vitrinas. La Biblioteca Nacional de España podrá solicitar para determinadas obras, por su valor o por su estado, condiciones especiales de conservación referentes a las características de la vitrina (individual, climatizada, etc.).
3. Duración de las exposiciones
Los libros podrán estar abiertos por la misma página durante noventa días como máximo. Transcurrido ese periodo de tiempo se procederá al cambio de página, manipulación que deberá realizar siempre un correo de la Biblioteca Nacional de España. El periodo de préstamo de una misma obra no superará los seis meses de exposición efectiva al año.
4. Restauración
La Biblioteca Nacional de España se reserva el derecho a decidir si las obras serán restauradas o no teniendo en cuenta su estado de conservación y otros aspectos científicos y técnicos.
En el caso de los libros, documentos, dibujos y obra gráfica, como norma general la Biblioteca Nacional de España se encargará de la restauración, pero cuando si la BNE lo estima conveniente por razones de índole técnica la entidad organizadora asumirá los gastos de la intervención.
En el caso de cuadros, estatuas, mobiliario y objetos en general, todos los costes asociados a la restauración deberán ser asumidos por el organizador, incluyendo los gastos correspondientes al transporte y seguro de las obras para su restauración fuera de la BNE. Cuando la restauración se realice por contratación externa, la BNE solicitará, siempre que sea posible, un mínimo de tres ofertas, reservándose el derecho de seleccionar la que estime más conveniente desde el punto de vista técnico.
5. Montaje de las obras
Las obras se instalarán siguiendo las indicaciones dadas por la BNE. De manera general, los libros se colocarán sobre atriles confeccionados a medida, en metacrilato, cartón de conservación o cartón pluma de conservación, cuidando de que el ángulo de apertura coincida con el mencionado en los informes de estado. De modo general, este no superará los 90° salvo en los casos en que se señale expresamente.
Los atriles serán confeccionados y sometidos a la aprobación de la Biblioteca Nacional de España. Los gastos de diseño y confección de los atriles correrán a cargo de la entidad organizadora. Los atriles quedarán en propiedad de la Biblioteca Nacional de España si así se requiere.
Las vitrinas donde se instalen las obras se cerrarán en presencia del correo de la Biblioteca Nacional de España y no podrán ser abiertas hasta su desmontaje salvo autorización expresa de la Biblioteca Nacional de España y siempre en presencia de correo designado por esta.
Los dibujos, mapas, grabados, fotografías, carteles, tarjetas y hojas sueltas y cualquier otra obra que se estime oportuno irán montados en carpetas passe-partout de cartulina neutra, enmarcados con metacrilato o, previa autorización, en cristal calidad museo o blindado según las indicaciones que realice el personal técnico de la Biblioteca Nacional de España. Los marcos quedarán en propiedad de la Biblioteca Nacional de España.
La entidad organizadora se responsabilizará del montaje y se hará cargo de los gastos que origine. El material del montaje quedará en propiedad de la Biblioteca Nacional de España si así se requiere. Las obras enmarcadas deberán ser desenmarcadas inmediatamente después de ser desembaladas, corriendo los gastos a cargo de la entidad organizadora.
6. Actas de entrega
Una vez realizado el montaje se acreditará el préstamo temporal mediante la firma de un acta de entrega que será firmada por el correo designado por la Biblioteca Nacional de España y el responsable de muestra. Si alguna circunstancia lo hace aconsejable, en ella se indicará el estado de conservación de los documentos prestados y las condiciones en que se deben exponer de acuerdo con las características del material.
7. Mención/cita de la Biblioteca Nacional de España
Tanto en las fichas o citas en el catálogo como en las cartelas de la exposición la Biblioteca será citada como sigue: «Biblioteca Nacional de España».
8. Aceptación de las normas
Declaro conocer y aceptar estas normas generales y me comprometo a cumplirlas, y en virtud de lo cual lo firmo.
En Madrid, a .... de ....................................... de 2024
Fdo. por el responsable de la entidad organizadora
Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
Avda. de Manoteras, 54 - 28050 Madrid
