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El Libro Blanco de la Justicia se refiere a los Servicios Comunes como una de las piezas clave para la reforma de la oficina judicial, a fin de racionalizar el trabajo, evitar repetición de tareas, aprovechar mejor los recursos, liberar a los Juzgados de la necesidad de realizar unos cometidos coincidentes en contenido, tiempo y espacio con los de otros Juzgados, crear estructuras especializadas y poco sensibles a los avatares del personal que los atiende, y protocolizar y uniformar las actividades.

En cumplimiento del compromiso asumido en el mencionado Libro Blanco, el Consejo General del Poder Judicial, con fecha 14 de abril de 1999, aprobó una modificación del Reglamento 5/1995, de 7 de junio, de los Aspectos Accesorios de las Actuaciones Judiciales, incorporando a la citada disposición reglamentaria el Título VII con la denominación "De los Servicios Comunes". En dicha modificación reglamentaria se destaca como una de las cuestiones más preocupantes, la falta de protocolos de funcionamiento e interrelación de los Servicios Comunes con las oficinas judiciales a las que sirven y la necesidad de homogeneizar las prácticas de aquellos que, siendo de la misma clase, se van creando por las distintas Administraciones Públicas en diferentes lugares del territorio nacional.

Con dicha finalidad, el Reglamento 5/1995 habilitó al Pleno del Consejo General del Poder Judicial para establecer los criterios necesarios tendentes a garantizar los mecanismos de coordinación, conexión e interrelación entre los Juzgados y Tribunales y los Servicios Comunes, y la homogeneidad, donde fuera posible, en el funcionamiento de los referidos Servicios, previniendo igualmente, para el correcto funcionamiento de los Servicios Comunes, la constitución de comisiones de seguimiento integradas por miembros de las Administraciones Públicas y representantes de los órganos de gobierno del Poder Judicial.

La homogeneidad en los métodos de trabajo y organización de los Servicios Comunes resulta, sin duda, una cuestión que ofrece gran complejidad, dadas las variables de los referidos Servicios en cuanto a tamaño, dotación de personal, existencia o no de medios informáticos, posibilidades de transporte, entorno, distribución de la población, etc. Estos diferentes parámetros, hacen que la reproducción en diversas escalas de un mismo modelo de Servicio Común no resulte a veces lo más adecuado, siendo más conveniente un diseño flexible que pueda ser adaptado a cada Servicio en particular. En cualquier caso, los Servicios Comunes, como instrumentos de una organización, precisan una estructura acomodada a sus funciones.

Mediante la presente Instrucción se pretende, a través de la formulación del Protocolo de Servicio a que habrán de atenerse los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución y los órganos judiciales a los que sirven, garantizar una mayor homogeneidad y concreción en los conceptos, ámbitos y directrices de actuación de los citados Servicios, a los efectos de asegurar la correcta coordinación, conexión e interrelación entre los mismos y los Juzgados y Tribunales.

En virtud de las anteriores consideraciones, el Pleno del Consejo General del Poder Judicial, en su reunión del día 9 de mayo de 2001, ha acordado aprobar la presente Instrucción, conforme el anexo que se adjunta, disponiendo su publicación en el "Boletín Oficial del Estado".

Madrid, 9 de mayo de 2001.-El Presidente del Consejo General del Poder Judicial, DELGADO BARRIO

ANEXO

Protocolo de Servicio para la coordinación, conexión e interrelación entre los Juzgados y Tribunales y los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución

1. Competencia de los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución

1.1 Dependencia y órganos judiciales a los que han de atender.-La dependencia funcional de los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución será la establecida en el artículo 96 del Reglamento 5/1995, de 7 de junio, de los Aspectos Accesorios de las Actuaciones Judiciales.

Los Secretarios Judiciales serán responsables de la organización y funcionamiento del Servicio, en el marco de sus competencias y con sujeción a lo dispuesto en su Reglamento Orgánico.

Los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución atenderán a los órganos judiciales de su ámbito, con independencia del orden jurisdiccional al que pertenezcan.

1.2 Diligencias que deben practicar.-Los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución practicarán aquellas diligencias que hayan de realizarse fuera de la sede de los órganos jurisdiccionales a los que sirvan.

Los referidos Servicios llevarán a cabo todos los actos de comunicación y ejecución que le sean encomendados por los órganos judiciales, sin restricciones en razón de su clase, número u orden jurisdiccional de procedencia, salvo aquéllos que por disposición legal deban realizarse a presencia judicial y las diligencias de comunicación que hayan de practicarse con los procuradores.

A fin de que los Servicios Comunes de nueva creación inicien su funcionamiento de forma gradual, podrán establecerse límites a la práctica de actuaciones durante el período que resulte aconsejable.

En todo caso, los órganos judiciales observarán una periodicidad diaria racional en el envío de diligencias a los Servicios Comunes.

1.3 Asistencia a los Juzgados de Paz.-Los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución practicarán en colaboración con los Juzgados de Paz, y de acuerdo con los criterios que a tales efectos se establezcan, las diligencias que atribuye a éstos el artículo 170 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.

2. Funcionamiento de los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución e interrelación con los órganos judiciales

2.1 Remisión de diligencias.-En las diligencias que se remitan a los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución, deberá hacerse constar:

El órgano judicial.

El número de identificación de las actuaciones judiciales.

La diligencia a practicar.

El nombre del destinatario.

El domicilio o domicilios donde haya de llevarse a cabo la diligencia y su código postal.

El nombre de las personas que deban intervenir en la diligencia.

Cualquier otro dato que sea necesario para practicar debidamente la diligencia, tales como su horario, el teléfono del interesado, u otros de similar naturaleza.

Deberá expedirse una diligencia, con su correspondiente documentación, por cada destinatario.

2.2 Documentación que debe acompañarse a las diligencias remitidas.-Cada órgano judicial será responsable de remitir correctamente a los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución sus solicitudes de diligencia, con la documentación y requisitos formales establecidos en las leyes procesales.

El órgano judicial remitente deberá cumplimentar además las siguientes formalidades, respecto de cada una de las diligencias que a continuación se expresan:

Actos de comunicación.-Se acompañará la correspondiente cédula de citación o emplazamiento, o copia literal de la resolución a notificar o requerir, con las copias de los escritos o documentos en su caso.

Embargos.-Se acompañará el mandamiento original o testimonio de la resolución que acuerde el embargo, con expresión de su validez como mandamiento en forma. Cuando se trate de una diligencia de mejora de embargo, se adjuntará copia de la primera diligencia de embargo practicada. En todo caso, se expresará la cuantía por la que se decretó el embargo.

Lanzamientos.-La resolución que acuerde el lanzamiento deberá contener expresa referencia a la autorización para acceder a la vivienda o lugar cerrado, procediendo al descerrajamiento de la puerta si fuera preciso, y para recabar el auxilio de la fuerza pública y adoptar todas aquellas medidas que se consideren necesarias a los efectos de asegurar la práctica de la diligencia. Tendrá que recoger, asimismo, una descripción de la finca que permita su inequívoca localización, aportando cuantos datos pudieran garantizar su identidad.

2.3 Recepción, admisión y ordenación de las diligencias.-Las diligencias cuya práctica se encomiende a los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución, se sellarán con expresión del día de su recepción y se anotarán en los libros de registro, que deberán estar informatizados en función de los medios de que disponga el Servicio.

El órgano ordenante recibirá un acuse de recibo de las diligencias remitidas. En ausencia de otros medios técnicos, la constancia de la recepción de las diligencias se llevará a cabo sellando un listado confeccionado por el órgano judicial, o a través de cualquier otro procedimiento similar.

El Secretario responsable del Servicio Común, de conformidad con las instrucciones recibidas por la autoridad judicial de quien dependa funcionalmente el Servicio, y dando cuenta a la misma, adoptará los acuerdos precisos para devolver al órgano ordenante las diligencias que no reúnan las formalidades exigidas por la presente Instrucción.

La organización del trabajo en el Servicio se llevará a cabo en función de la fecha de recepción de las diligencias y siguiendo una distribución geográfica racional. Será competencia del Servicio establecer la fecha y hora de las diligencias que requieran señalamiento.

El Servicio no fijará la urgencia de las diligencias que le sean encomendadas, salvo excepcionalmente y a instancia del órgano ordenante.

Los actos de comunicación, y especialmente los de ejecución, se practicarán siguiendo el orden de entrada en el Servicio y en función de la proximidad geográfica de las distintas diligencias que deban practicarse.

2.4 Práctica de las diligencias.-Corresponde a los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución llevar a cabo todas las actuaciones necesarias para la práctica de las diligencias que se les encomienden, de acuerdo con lo indicado por el órgano judicial ordenante. A tales efectos, los responsables de cada Servicio deberán mantener comunicación con aquellas entidades u organismos que puedan facilitar lo acordado por los órganos judiciales.

Las diligencias se cumplimentarán sin dilación, debiendo practicarse preferentemente en el plazo de tres días los actos de comunicación, y en el de siete días los embargos y otras diligencias similares que requieran de señalamiento previo para su práctica. Los referidos plazos se computarán desde la fecha de la recepción de la diligencia en el Servicio.

Una vez practicadas las diligencias, se remitirán a la mayor brevedad al órgano judicial, quedando constancia en el Servicio de la entrega de las mismas.

La suspensión de la práctica de alguna diligencia se llevará a cabo, bien a través del órgano judicial que la solicitó, bien por comparecencia de la parte a cuya instancia deba realizarse.

Con carácter general, el Servicio deberá subsanar cualquier error o deficiencia que presenten las diligencias, evitando en lo posible su devolución al órgano judicial remitente. Ello no obstante, constatado el domicilio interesado, podrán devolverse al órgano judicial las diligencias intentadas sin efecto en dos ocasiones.

Cualquier entrega o embargo de metálico derivado de las actuaciones del Servicio se ingresarán en la cuenta de consignaciones del órgano judicial ordenante de la diligencia, salvo que el Servicio tuviera su propia cuenta de consignaciones.

2.5 Seguimiento de las diligencias.-Los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución implantarán sistemas de seguimiento que les permitan conocer en todo momento el estado de las diligencias. Los referidos sistemas permitirán constatar, como mínimo, la identificación del funcionario o funcionarios intervinientes, la fecha de registro de la diligencia, el juzgado ordenante, el número de las actuaciones judiciales, el domicilio donde deba llevarse a cabo la diligencia, el tipo de actuación y el resultado de la misma.

2.6 Notificación de los señalamientos a los procuradores.-El Servicio Común, con una antelación mínima de cuatro días en el caso de los embargos y de diez en el de los lanzamientos, remociones y diligencias similares, entregará en el local destinado a la notificación de los procuradores, una relación o listado de las diligencias señaladas, salvo que por acuerdo con el Colegio de Procuradores se decida otra forma de notificación.

En el mencionado listado se hará constar el tipo de diligencia, el órgano judicial de procedencia, el número de asunto, la parte demandante, el domicilio donde deba practicarse la diligencia, y la fecha y hora del señalamiento.

2.7 Medios de transporte.-Los responsables de los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución diseñarán, conjuntamente con la Administración competente, un plan de transporte para su sometimiento a la aprobación de ésta.

El transporte deberá escogerse en función de la mayor eficacia y eficiencia del Servicio y del uso racional de los medios de locomoción.

En ningún caso, se utilizarán vehículos de los procuradores u otros profesionales para la práctica de las diligencias.

3. Homogeneización de conceptos utilizados en los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución

A los efectos de homogeneizar el significado de los distintos conceptos utilizados en los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución, deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones:

Diligencias registradas: Son aquellas que los órganos judiciales remiten al Servicio Común para su práctica.

Diligencias positivas: Son aquellas en las que se da cumplimiento a lo acordado.

Diligencias negativas: Son aquellas en las que, con independencia de la causa que lo motive, no se lleva a cabo lo ordenado en las mismas.

Diligencias recicladas: Son aquellas que, tras un intento fallido, deben volver a intentarse en otro domicilio, o en otro turno horario.

Diligencias pendientes: Son aquellas que, habiendo sido remitidas al Servicio Común por un órgano judicial, no se han devuelto al mismo.

Diligencias generadas por el Servicio: Son aquellas que no han sido remitidas por ningún órgano judicial, sino generadas por el propio Servicio Común.

Diligencias incompletas: Son aquellas que adolecen de algún defecto, como la falta del domicilio, la ausencia de documentación u otro similar, y son devueltas al órgano judicial para que subsane el error u omisión.

4. Criterios de registro y cómputo de las diligencias encomendadas a los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución

A efectos estadísticos, se tendrán en cuenta los siguientes criterios para el cómputo de las diligencias y del tiempo empleado en su práctica:

Cómputo de diligencias: Las diligencias se registrarán por intervinientes. No se computarán, a efectos del registro, las diligencias destinadas a los procuradores ni las generadas por el propio Servicio. Cada diligencia registrada sólo podrá dar lugar a una diligencia en sentido positivo o negativo y a las salidas que se reflejen en el apartado correspondiente.

Cómputo de las diligencias positivas: El cómputo de las diligencias positivas se ajustará a las que se devuelvan al órgano judicial en dicho sentido. No se computarán en este apartado las diligencias que, aún siendo positivas, hayan sido generadas por el propio Servicio, aquellas en las que se notifique a los procuradores las fechas de los señalamientos, ni los oficios enviados a los diversos organismos o entidades públicas o privadas.

Cómputo de las diligencias negativas: El cómputo de las diligencias negativas se llevará a cabo en función de las que se devuelvan al órgano judicial como tales. No se computarán como diligencias negativas los sucesivos intentos fallidos para la práctica de una diligencia.

Cómputo de los desplazamientos: A efectos del cómputo de salidas o desplazamientos, las diversas diligencias practicadas en el mismo domicilio se contabilizarán como un solo desplazamiento. Si las diligencias en la misma dirección se llevaran a cabo en diferentes pisos o puertas, se computarán individualmente.

Cómputo de las diligencias generadas por el Servicio: Las diligencias generadas por el Servicio no figurarán en el registro general, pero se contabilizarán en el apartado correspondiente. Ello no obstante, sólo se considerarán las diligencias que generen una salida efectiva, y no las que se notifiquen a los procuradores, ni los oficios que se envíen a los diversos organismos, o entidades públicas y privadas.

Cómputo de las diligencias incompletas: Las diligencias incompletas, una vez registradas y en caso de ser devueltas al órgano judicial para que subsane el error observado, se computarán en el apartado correspondiente a las diligencias negativas.

Cómputo de las diligencias recicladas: Las diligencias recicladas sólo se computarán en el apartado correspondiente a las salidas efectuadas por el Servicio, y no darán lugar a ninguna modificación en el registro general.

Tiempo medio empleado en la práctica de las diligencias: El tiempo empleado en la práctica de las diligencias se contabilizará desde la fecha de su entrada en el Servicio Común hasta su devolución efectiva al órgano judicial ordenante de aquéllas.