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El sistema de trabajo y la configuración de las oficinas judiciales como centros de trabajo con una estructura en ocasiones reducida, y la imprescindible función encomendada a los Secretarios Judiciales en las mismas, así como aquellos supuestos de ausencias reglamentarias de los titulares, requieren dictar instrucciones sobre la cobertura temporal de las vacantes, de modo que sea posible la continuidad y eficacia en la prestación del servicio.

La recientemente aprobada Ley 19/2003, de 23 de diciembre, Orgánica del Poder Judicial, que modifica la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, regula las sustituciones de los Secretarios Judiciales diferenciando entre sustitución de un Secretario Judicial por otro Secretario Judicial y sustitución de un Secretario Judicial por un Secretario Judicial sustituto.

Atendida la nueva ordenación jerárquica del Cuerpo de Secretarios Judiciales establecida en la citada Ley Orgánica, se atribuye al superior jerárquico la resolución de las sustituciones de su ámbito. No obstante, la necesidad de garantizar el funcionamiento de las oficinas judiciales hasta tanto se proceda al nombramiento de los órganos superiores del Cuerpo de Secretarios, que se crean en la Ley Orgánica del Poder Judicial, hace imprescindible dictar instrucciones a los actuales Secretarios de Gobierno para que de manera transitoria procedan a establecer el régimen de sustituciones, toda vez que, de igual modo, dicha Ley prevé la desaparición de las sustituciones y habilitaciones, que hasta este momento podían realizar los funcionarios del Cuerpo de Oficiales, que se suprime.

Por su parte, la Disposición Transitoria Decimotercera de la mencionada Ley Orgánica concede un período transitorio a partir de la publicación de la Ley para dictar la normativa correspondiente en materia de funcionarios interinos y regularizar la situación de aquellos que estén desempeñando un puesto de trabajo, en virtud de nombramiento, o de los que se encuentren en expectativa de nombramiento, disposición que se entiende de aplicación igualmente a los hasta ahora denominados Secretarios de Provisión Temporal.

Por lo anterior, se hace preciso establecer unas instrucciones de carácter transitorio, acordes con el nuevo marco normativo, hasta tanto se proceda a los nombramientos de los órganos superiores del Cuerpo de Secretarios y se publique el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios, en el que se recogerá el procedimiento para el nombramiento y cese de los Secretarios sustitutos.

En su virtud, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 451 y 465.8, en las Disposiciones Transitorias undécima y decimotercera de la Ley 19/2003, de 23 de diciembre, Orgánica del Poder Judicial, apruebo las siguientes instrucciones:

Primera. Objeto.-Las presentes instrucciones establecen criterios para la aplicación del régimen de sustituciones de los Secretarios Judiciales previsto en el artículo 451 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.

Segunda. Disposición General.-Los miembros del Cuerpo de Secretarios Judiciales, se sustituirán entre sí.

Con carácter excepcional y una vez agotadas las posibilidades entre titulares, podrán ser nombrados Secretarios sustitutos no profesionales por vacante, licencias, permisos u otras causas de ausencia del titular que lo justifiquen.

Tercera. Sustitución ordinaria.

1. De acuerdo con el art. 464 de la Ley Orgánica del Poder Judicial el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo y de la Audiencia Nacional, así como los de las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla, será sustituido por el Secretario de mayor antigüedad escalafonal de sus respectivos ámbitos ; los Secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, serán sustituidos por el Secretario Coordinador de la provincia donde tenga su sede el mencionado Tribunal, o en su defecto, el de mayor antigüedad escalafonal.

2. De acuerdo con el art. 466 de la LOPJ, los Secretarios Coordinadores Provinciales serán sustituidos por el Secretario Judicial que designe el Secretario de Gobierno, de entre los destinados en la provincia respectiva.

3. En los demás casos, las sustituciones serán acordadas por los superiores jerárquicos, respecto a los Secretarios Judiciales destinados en su ámbito de competencia, que deberán tener en cuenta la imprescindible presencia de los mismos en la celebración de las vistas y en la prestación del servicio de guardia.

Con carácter general, y siempre que las necesidades del servicio no aconsejen otra cosa, las sustituciones se efectuarán con los siguientes criterios:

Los Secretarios de Sala de los Tribunales Superiores de Justicia por los demás Secretarios de la propia Sala y, en su defecto, por los de las restantes Salas.

Los Secretarios de una sección de la Audiencia Provincial por cualquiera de los Secretarios destinados en la misma. Si sólo hubiera una sección, será sustituido por el Secretario más antiguo de los destinados en el Partido Judicial donde tenga su sede la Audiencia.

Los Secretarios Judiciales destinados en el mismo Partido Judicial se sustituirán entre sí dentro del mismo

orden jurisdiccional, si ello fuera posible. De no ser así, la sustitución tendrá lugar con Secretarios de otro orden jurisdiccional.

Cuando se trate de Partidos Judiciales con un único Juzgado, se procederá a acordar comisión de servicio de un Secretario Judicial a ser posible destinado en el Partido Judicial más próximo.

En los Servicios Comunes, si hubiese un solo Secretario Judicial, le sustituirá el Secretario Judicial más antiguo del Partido Judicial donde radique dicho Servicio Común. Si hubiere varios Secretarios Judiciales, éstos se sustituirán entre sí.

Cuando se trate de sustituciones para la realización del servicio de guardia, la misma tendrá lugar preferentemente entre los Secretarios Judiciales que prestaren servicios en el orden jurisdiccional de que se trate.

Cuarta. Turnos de sustitución.-Con arreglo a los criterios indicados se elaborarán por el Secretario responsable los turnos de sustitución entre Secretarios Judiciales de su ámbito de competencia, sin perjuicio de las modificaciones que puedan producirse a medida que se modifiquen las situaciones en que se basaron los mismos. Se procurará que en la elaboración de dichos turnos se sigan iguales criterios a los que sirvieron para la elaboración de los turnos de sustitución de los Jueces titulares.

En la fijación de los sistemas de turnos, deberá tenerse en cuenta la prioridad absoluta de la celebración de vistas y la cobertura de los servicios de guardia.

Establecidos los turnos y en su caso, cada una de las modificaciones, por los Secretarios responsables se pondrán en conocimiento del Secretario de Gobierno quien, a su vez, los comunicará a la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia , al Ministerio de Justicia y a la Comunidad Autónoma, si ésta tiene competencias asumidas en materia de justicia.

Al concederse los permisos y licencias se tendrán en cuenta estos turnos, de manera que no se produzcan situaciones predeterminadas de imposibilidad de sustitución, pudiendo denegarse los permisos y licencias por este motivo.

Quinta. Efectividad y comunicación.-Producida la situación que dé lugar a la sustitución, ésta se articulará de forma automática, con arreglo a los turnos establecidos, y se comunicará inmediatamente al Secretario responsable, quien a su vez lo comunicará al Secretario de Gobierno a los efectos procedentes.

Cuando la sustitución genere derechos económicos con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del RD 1130/2003, de 5 de septiembre, por el que se regula el régimen retributivo del Cuerpo de Secretarios Judiciales, el Secretario de Gobierno deberá comunicarlo al Ministerio de Justicia.

Si por circunstancias extraordinarias la sustitución no pudiese hacerse efectiva de manera automática, se pondrá inmediatamente en conocimiento del Secretario de Gobierno, quien resolverá, en el mismo momento, designando quien deba realizar la sustitución, procurando que la misma se realice preferentemente entre titulares.

Cuando fuere preciso acordar una comisión de servicio la instará con carácter inmediato del Ministerio de Justicia.

Se procurará que ningún Secretario titular asuma, simultáneamente, más de una sustitución.

Sexta. Excepcionalidad y subsidiaridad.-En el supuesto de que en alguna de las unidades que componen la Oficina Judicial anteriores, no pudiera hacerse efectiva la sustitución entre Secretarios titulares, se procederá al nombramiento de un Secretario sustituto no profesional.

A efectos de posible nombramiento de Secretarios sustitutos , se estará, de manera transitoria, a lo previsto en los artículos 38 a 40 del Real Decreto 429/1988, de 29 de Abril, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales, respecto a los Secretarios de Provisión Temporal, con la particularidad de que podrán ser cubiertos por este procedimiento todos los supuestos de sustitución previstos legalmente y de que la propuesta de provisión y el nombramiento del Secretario sustituto corresponderá al Secretario de Gobierno, quien convocará el correspondiente concurso para seleccionar el número de secretarios sustitutos que se presuma puedan ser necesarios para cada provincia para el año judicial.

Séptima. Secretarios responsables.-A los efectos de esta norma se entenderá por Secretarios responsables aquellos que bajo la dirección y supervisión del Secretario de Gobierno están encargados de organizar las sustituciones de los Secretarios Judiciales y procurar la resolución de las incidencias que puedan producirse en esta materia.

Serán Secretarios responsables:

En las Audiencias Provinciales, el Secretario Judicial de mayor antigüedad escalafonal allí destinado.

En los Partidos Judiciales donde el Juez Decano tuviere dedicación exclusiva a esta función, el Secretario Judicial destinado en el Decanato.

En el resto de los Partidos Judiciales, el Secretario Judicial destinado en el Juzgado Decano.

El Secretario de Gobierno podrá designar en cada provincia, entre los Secretarios responsables, uno que asuma, en dicho ámbito territorial, funciones de coordinación en esta materia, así como la sustitución, en su caso, de los Secretarios responsables.

Octava. Comunicación de incidencias.-Si, se produjera la suspensión de una vista por ausencia de Secretario, el que fuere responsable lo pondrá en conocimiento con carácter inmediato del Secretario de Gobierno, con expresión de las causas que la hubieran motivado y de las medidas que se adoptaron para tratar de evitarla.

Dicho Secretario de Gobierno deberá comunicarlo al Ministerio de Justicia, en el plazo máximo de 24 horas, con indicación de las circunstancias concurrentes.

Novena. Cuadrantes y turnos de sustitución.-En el plazo máximo de cinco días desde la entrada en vigor de esta Orden los Secretarios responsables bajo la dirección y supervisión de los Secretarios de Gobierno deberán realizar los correspondientes cuadrantes y turnos de sustitución.

Hasta su aprobación por el Secretario de Gobierno, se seguirán aplicando los cuadrantes y turnos de sustitución ordinaria aprobados por el Ministerio de Justicia, que se pondrán a disposición del mismo.

Décima. Secretarios de provisión temporal.-Los Secretarios de Provisión Temporal que ya vinieren desempeñando un puesto de trabajo como sustitutos en virtud de nombramiento expedido al efecto, continuarán desempeñándolo hasta tanto se produzca su cese por alguna de las causas legalmente establecidas.

Undécima. Aplicación.-Las presentes Instrucciones serán de aplicación a partir de la fecha de entrada en vigor de la Ley 19/2003, de reforma de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.

Madrid, 14 de enero de 2004.

MICHAVILA NÚÑEZ

Excmo. Sr. Secretario de Estado.