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Aunque se conocen diferentes antecedentes y proyectos de creación desde el siglo XVII, Madrid no contó con un Archivo de Escrituras Públicas hasta el 5 de marzo de 1765, fecha en la que el rey Carlos III otorgó la Real Cédula de creación de un archivo con esa denominación. La nueva institución constituyó el antecedente directo del Archivo Histórico de Protocolos que se estableció en el primer tercio del siglo pasado, a raíz del Decreto de 12 de noviembre de 1931, aprobado a propuesta de los Ministerios de Justicia e Instrucción Pública y Bellas Artes. Este Decreto instituyó la creación de los Archivos Históricos Provinciales en las capitales de las provincias, gestionados por funcionarios del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos, base sobre la que sigue cimentándose la red de Archivos Históricos Provinciales que forman parte del Sistema Español de Archivos; ordenando, además, que los Protocolos de más de cien años de antigüedad se integrasen en estos centros de nueva creación con la finalidad de que sus escrituras pudiesen ser objeto de la consulta e investigación pública.

En el articulado del Decreto de 12 de noviembre de 1931 se hizo una distinción en la incorporación al servicio del mencionado Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos entre los archivos de las capitales de los Colegios Notariales y los archivos de los Distritos Notariales. Se ordenó que los archivos de protocolos centenarios de los primeros se denominaran Archivos Históricos de Protocolos, mientras que aquellos procedentes de los archivos de Distritos Notariales se integraran en los Archivos Históricos Provinciales de nueva creación. Se estableció, además, una separación en la responsabilidad de custodia de estos, quedando los fondos centenarios bajo la responsabilidad del Director del Archivo, funcionario del citado Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos, y los protocolos de menos de cien años de antigüedad bajo la del Notario Archivero designado por el Ministro de Justicia, a propuesta de la entonces Dirección General de los Registros y del Notariado.

Con el fin de incentivar la investigación, el Decreto de 12 de noviembre de 1931 estableció que la consulta y exhibición de los protocolos notariales centenarios sería gratuita y conforme a lo establecido en el Reglamento de Archivos.

La aplicación del Decreto de 12 de noviembre de 1931 en Madrid supuso el desdoblamiento del Archivo y un cambio de denominación del centro que custodiaría los fondos centenarios, que pasó a denominarse, a partir de noviembre de 1931, Archivo Histórico de Protocolos Notariales de Madrid. Este Archivo compartía hasta fechas recientes, de acuerdo con lo establecido en la norma, el edificio y las instalaciones con el Archivo General de Protocolos del Distrito Notarial de Madrid, que custodia los protocolos con menos de cien años y cuya responsabilidad corresponde al Notario Archivero del Distrito.

Además, de acuerdo con el articulado del Decreto de 12 de noviembre de 1931, la titularidad del edificio y de las instalaciones continuaron siendo del Ministerio de Justicia, mientras que la titularidad y gestión del Archivo Histórico de Protocolos quedó adscrita al Ministerio de Instrucción Pública y Bellas Artes y después al de Educación, con sus diferentes cambios de denominación, hasta la creación del Ministerio de Cultura en 1977.

Por otra parte, como ocurre en el caso específico de Navarra y en el de las capitales de provincia en las que tenían su sede los denominados archivos generales, los de las antiguas Chancillerías y Audiencias y los archivos de los antiguos reinos de España, en Madrid no se creó el Archivo Histórico Provincial que auspiciaba el Decreto de 12 de noviembre de 1931. Este es el motivo por el que las funciones en materia de recogida y custodia de la documentación de las dependencias y órganos de la denominada Administración Periférica del Estado fueron desempeñadas por los archivos estatales de carácter nacional.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 149.1.28.ª de la Constitución española, y de conformidad con lo previsto en el Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, aprobado por la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, mediante el Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de cultura, quedaron transferidas la gestión ejecutiva y del personal del Ministerio de Cultura adscrito al Archivo Histórico de Protocolos de Madrid a la Comunidad de Madrid, manteniendo el Ministerio de Justicia la titularidad del inmueble y sin modificación alguna en la titularidad estatal de los fondos.

De otra parte, el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, en su artículo 17.1 dispone que el Ministerio de Cultura promoverá el enriquecimiento del patrimonio documental en los archivos históricos a través de transferencias periódicas regulares de las fracciones de serie o series documentales de carácter histórico desde los archivos intermedios, la incorporación de documentos o agrupaciones documentales de interés histórico e informativo, por medio de compra, depósito, comodato, donación o cualquier otra figura legal contemplada en el ordenamiento jurídico, y la reproducción de documentos custodiados en otros centros nacionales o internacionales mediante la suscripción de convenios de colaboración, acuerdos y contratos cumpliendo los requisitos legalmente establecidos.

Y puesto que el artículo 12.2 determina que, en el ámbito de los servicios periféricos del Estado, los Archivos Históricos Provinciales o los que en el futuro se puedan crear en las Delegaciones del Gobierno desempeñan idénticas funciones a las de los archivos intermedio e histórico, nos encontramos con la contradicción de que no existe en el ámbito territorial de la Comunidad de Madrid un archivo que cumpla con dichas funciones. Desde el año 2009, la Asamblea de la Comunidad de Madrid ha reclamado al Estado la creación de un Archivo Histórico Provincial, en el cual se integraría el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, de titularidad estatal y gestión transferida a esta comunidad autónoma. En este contexto, la reciente Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, reitera la deuda histórica existente sobre la creación de este archivo y, en su disposición adicional segunda, dispone la incorporación al Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, como bienes de interés patrimonial, de los documentos de conservación permanente custodiados en el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid.

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, con el fin de homogeneizar la situación de Madrid con la de la mayoría de las provincias y para reunir, conservar y difundir adecuadamente la documentación generada por los órganos de la Administración General del Estado en su ámbito territorial, integrante del patrimonio documental español, resulta necesario crear el Archivo Histórico Provincial de Madrid.

Esta orden se adecúa a los principios de buena regulación previstos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Respecto de la adecuación de la norma al principio de necesidad, debe señalarse que se adecúa a un objetivo de interés general, como es el mandato de la accesibilidad a la cultura, de la protección del patrimonio documental y de su difusión, atendiendo a la demanda existente desde hace años de un archivo histórico provincial en Madrid.

En relación con el principio de eficacia, la norma es un instrumento eficaz para responder a los objetivos anteriormente señalados y alcanzar el propósito previsto en el propio texto. Sin la creación de un archivo estatal de ámbito provincial, la consecución de los objetivos fijados resulta extremadamente compleja.

Asimismo, el proyecto de Archivo Histórico Provincial de Madrid atiende también al principio de proporcionalidad, puesto que contiene la regulación imprescindible y los medios necesarios para atender a la creación de un archivo de tales características, su finalidad, funciones y su órgano rector.

El principio de seguridad jurídica también se cumple con esta norma, porque es coherente con el ordenamiento jurídico y con otras normas de creación de una institución de estas características.

Respecto al principio de transparencia, se ha respetado la participación de la ciudadanía y de las partes interesadas a través de la implementación de los trámites de consulta pública y audiencia e información pública recogidas en el artículo 26.2 y en el artículo 26.6, respectivamente, de la Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno.

Por último, la norma ha buscado ser coherente con el principio de eficiencia, puesto que lleva a cabo una utilización racional de los recursos públicos en función de las características técnicas de las instalaciones y equipamiento del centro, teniendo en cuenta las necesidades y los recursos.

Durante el procedimiento de elaboración de la norma ha emitido informe el Ministerio de Política Territorial y Memoria Democrática y se ha consultado a la Comunidad de Madrid.

La presente orden se dicta al amparo del artículo 149.1.28.ª de la Constitución española que establece la competencia estatal en materia de archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por parte de las comunidades autónomas; y en aplicación del artículo 61.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, que determina que la Administración del Estado podrá crear, previa consulta con la comunidad autónoma correspondiente, cuantos Archivos, Bibliotecas y Museos considere oportunos, cuando las necesidades culturales y sociales así lo requieran y sin perjuicio de la iniciativa de otros organismos, instituciones o particulares.

En su virtud, con la aprobación previa del Ministro para la Transformación Digital y de la Función Pública, dispongo:

Artículo 1. Creación, titularidad y adscripción.

1. Se crea el Archivo Histórico Provincial de Madrid, con el fin de reunir, conservar, tratar técnicamente y difundir sus fondos documentales al servicio de la gestión administrativa, la información al ciudadano, la investigación y la cultura.

2. El Archivo Histórico Provincial de Madrid se crea como archivo de titularidad estatal, adscrito al Ministerio de Cultura, y se rige por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, por el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, y por las disposiciones normativas y reglamentarias de la Administración General del Estado que resulten de aplicación en los archivos de su titularidad.

3. El Archivo Histórico Provincial de Madrid forma parte del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos, sin perjuicio de su inclusión en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 2. Funciones y gestión de la sección especial de protocolos notariales centenarios.

1. El Archivo Histórico Provincial de Madrid desempeñará las funciones previstas para los archivos intermedios e históricos en los artículos 11 y 12 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, así como las establecidas en el artículo quinto del Decreto 914/1969, de 8 de mayo, por el que se crea el Archivo General de la Administración Civil.

2. El Archivo Histórico Provincial de Madrid tendrá una sección especial formada por los protocolos centenarios de las notarías de la Comunidad de Madrid, que estará bajo la dirección y custodia de la Notaria o Notario Archivero de la ciudad de Madrid a quien corresponderá la expedición de toda clase de copias, por cuya expedición habrán de abonarse los aranceles correspondientes.

3. La gestión de los protocolos notariales seculares se ajustará a lo establecido en la Ley Orgánica del Notariado de 28 de mayo de 1862 y a la normativa notarial de desarrollo de la misma, a las disposiciones sectoriales en materia de Archivos sobre las secciones especiales de protocolos de los Archivos Históricos Provinciales y documentos de conservación permanente, y a los acuerdos que se establezcan entre el Colegio Notarial de Madrid y el Ministerio de Cultura.

4. La consulta pública de los protocolos seculares será gratuita y se regirá por las disposiciones del capítulo IV del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre. El tratamiento técnico y la obtención de copias para fines de docencia o investigación científica se ajustará, igualmente, a lo establecido en dicha disposición.

Artículo 3. Fondos documentales que lo integran.

1. Integran los fondos documentales del Archivo Histórico Provincial de Madrid las siguientes agrupaciones:

a) Los protocolos notariales de más de cien años de antigüedad de todos los Distritos Notariales de la provincia de Madrid.

b) Los documentos de las antiguas Contadurías de Hipotecas de la provincia de Madrid, de acuerdo con lo establecido en la Orden de 14 de diciembre de 1957, del Ministerio de Justicia, por la que se concede autorización a los Registradores de la Propiedad para la entrega de libros de la Contaduría de Hipoteca a los Archivos históricos.

c) Los libros, documentos e instrumentos registrales generados por los antiguos Registros Civiles Municipales Principales y Registros Civiles Municipales Delegados, así como por las Oficinas Generales del Registro Civil, de la provincia de Madrid, considerados patrimonio documental con valor histórico en virtud de la disposición transitoria sexta de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil.

d) Los documentos e instrumentos registrales generados por el Registro Mercantil de la provincia de Madrid con valor histórico y que sean declarados de conservación permanente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con la legislación estatal vigente, a propuesta de la Comunidad de Madrid.

e) Los documentos e instrumentos registrales generados por el Registro de Bienes Muebles de la provincia de Madrid con valor histórico y que sean declarados de conservación permanente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con la legislación estatal vigente, a propuesta de la Comunidad de Madrid.

f) Los documentos e instrumentos registrales generados por los Registros de la Propiedad de la provincia de Madrid con valor histórico y que sean declarados de conservación permanente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con la legislación estatal vigente, a propuesta de la Comunidad de Madrid.

g) Los documentos producidos por la Administración de Justicia en la provincia de Madrid con valor histórico que sean declarados de conservación permanente, de acuerdo con la legislación estatal vigente, a propuesta de la Comunidad de Madrid.

h) Los documentos producidos por la Administración Periférica del Estado en la provincia de Madrid a partir del siglo XIX que sean declarados de conservación permanente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con la legislación estatal vigente, a propuesta de la Comunidad de Madrid. Además, ejercerá las funciones de custodia de los documentos antes indicados que no hayan sido declarados de conservación permanente, atribuidas a los Archivos Histórico Provinciales en el artículo quinto del Decreto 914/1969, de 8 de mayo.

i) Cualesquier otros documentos que vengan determinados por la legislación vigente.

2. El Archivo Histórico Provincial de Madrid podrá, asimismo, ingresar por transferencia documental o por adquisiciones realizadas por las administraciones públicas concernidas, así como admitir en comodato, depósito temporal o depósito judicial, otros documentos de titularidad pública o privada, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente y previo acuerdo con la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico.

3. La gestión, transferencia y custodia de estos fondos documentales a que se hace referencia en las letras d), e), y f) del apartado 1 quedará supeditada a la suscripción de un convenio de colaboración entre las partes que regule dichos extremos.

Artículo 4. Personal y medios.

El Archivo Histórico Provincial de Madrid contará con una Dirección y con el personal técnico archivero, administrativo, auxiliar y subalterno necesario, funcionario o laboral, que se determine en las Relaciones de Puestos de Trabajo de la Comunidad de Madrid.

Artículo 5. Gestión por la Comunidad de Madrid.

En cumplimiento del Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de cultura, por el que ya fue transferida la gestión del Archivo Histórico de Protocolos, la gestión del Archivo Histórico Provincial de Madrid corresponderá a la Comunidad de Madrid. No obstante, dada la naturaleza de nueva creación de este Archivo Histórico Provincial de titularidad estatal, la gestión por parte de la Comunidad de Madrid se realizará en los términos que se establezcan en el convenio que se firme con el Ministerio de Cultura.

Artículo 6. Integración del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid.

El Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, con todos sus fondos documentales, personal, medios técnicos y materiales que tenga asignados quedará integrado en el Archivo Histórico Provincial de Madrid.

Disposición adicional única. No incremento de gasto público.

Lo dispuesto en esta orden no supondrá incremento del gasto público. Los gastos derivados de la creación del Archivo Histórico Provincial de Madrid serán atendidos con cargo a los créditos presupuestarios del Ministerio de Cultura, sin que supongan incremento de gasto.

Disposición final primera. Título competencial.

La presente orden se dicta al amparo de lo dispuesto en el artículo 149.1.28.ª de la Constitución Española, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por parte de las Comunidades Autónomas.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 14 de enero de 2025.–El Ministro de Cultura, Ernest Urtasun Domènech.