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La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, incorpora al ordenamiento jurídico español la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y regula, entre otros aspectos el Sistema interno de información y el Canal interno de Información, obligando a la Agencia a disponer de un procedimiento de gestión de informaciones.
El objeto de este documento es describir el procedimiento de gestión de informaciones, de acuerdo con los requerimientos legales establecidos en el artículo 9 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, en relación con las fases de recepción de comunicaciones, instrucción y finalización del procedimiento.
Este procedimiento forma parte del Sistema interno de Información de la Agencia, que es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, dentro del ámbito de la Agencia, siempre que se pueda tratar de manera efectiva la infracción, ya que es preferible que la información sobre prácticas irregulares se conozca por la propia organización para corregirlas o reparar lo antes posible los daños.
El Sistema integra el canal interno de la Agencia, la persona responsable del sistema y el procedimiento de gestión de informaciones.
La persona titular de la Secretaría General, como Responsable del Sistema Interno de información, responderá de que las comunicaciones recibidas en el mismo se tramiten de forma diligente.
Formas de presentación de la información
El canal interno de información de la Agencia garantiza la confidencialidad de los datos correspondientes al informante y a cualquier persona que se mencione en la información suministrada, permitiendo incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
El canal interno ofrecerá un acceso en línea que permita la presentación de comunicaciones, tanto por escrito como verbalmente, con todas las garantías de confidencialidad previstas por el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero. Este canal estará disponible a través de la página web de la Agencia y de la Intranet.
Se admitirán otras vías de presentación de comunicaciones:
En soporte papel, mediante el envío de la documentación en sobre cerrado a la siguiente dirección postal:
Secretaría General
A la atención personal de la persona titular de la Secretaría General
Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
Avenida de Manoteras 54- 28050 Madrid
Presencialmente, previa solicitud del informante mediante la celebración de una reunión al efecto dentro del plazo máximo de siete días a contar desde la fecha de entrada en registro de la comunicación. En este caso, la comunicación deberá documentarse mediante una grabación en un formato seguro, duradero y accesible o bien transcribiéndose en un acta el contenido completo y exacto de la conversación previo consentimiento de la persona informante, a la que se ofrecerá la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.
En todos los casos en los que se realicen comunicaciones se informará sobre el tratamiento de datos personales a la persona informante, según lo previsto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Contenido de la comunicación
La comunicación que se presente deberá comprender el mayor número de datos conocidos que sean necesarios para la identificación de las personas a las que se refiere la información, así como de las conductas contrarias al ordenamiento jurídico que se les atribuyen. En particular, se deberá aportar la siguiente información:
Nombre y apellidos, NIF (en caso de que lo conozca), centro de trabajo, área funcional, puesto de trabajo que desempeña, localidad donde desarrolla sus funciones y demás datos de los que se disponga que permita identificar de forma clara y unívoca a la persona sobre la que se quiera comunicar información.
Descripción detallada de los hechos y conductas realizadas que puedan constituir algún tipo de infracción y sobre las que se quiera informar. Se acompañará la documentación de que se disponga para acreditar esos hechos.
En su caso, indicación de la relación laboral o profesional que vincula al informante con la Agencia a efectos de que le puedan resultar de aplicación las medidas de protección que establece la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Cualesquiera otros hechos que puedan considerarse oportunos o relevantes.
Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de las actuaciones llevadas a cabo como consecuencia de la información.
Presentada la comunicación, se procederá a su registro en el Sistema Interno de Información por parte del personal expresamente autorizado por la persona Responsable del Sistema, para acceder al mismo. De conformidad con lo previsto en el artículo 26 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, este registro no es público y únicamente a petición razonada de la autoridad judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del mismo.
Asimismo, procede acusar recibo de la comunicación recibida al informante en el plazo de 7 días naturales siguientes a su recepción por la misma vía por la que se recibió la comunicación, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
En todo caso, si la información se presentó de forma verbal, el acta referida en el apartado anterior surtirá los mismos efectos que el acuse de recibo, sin que sea necesaria la emisión del mismo. En el caso de utilizar el canal en la web, se generará un numero de registro asociado a la denuncia, que servirá al informante para realizar seguimiento del trámite correspondiente y, en su caso, para recibir comunicaciones o para aportar nueva información, y se remitirá acuse de recibo por el mismo medio. En el caso de las denuncias presentadas por correo postal, el acuse de recibo se comunicará al informante mediante notificación postal a la dirección indicada.
Una vez que se ha realizado la recepción de la información, en el plazo de 10 días hábiles a contar desde el registro de la misma, se realizará un análisis preliminar para comprobar si aquella expone hechos o conductas incluidas en el ámbito de aplicación recogido en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero. El resultado de dicho análisis preliminar será:
Inadmisión de la comunicación. La inadmisión se producirá cuando concurra alguno de los siguientes supuestos:
Cuando el informante no se encuentre dentro del ámbito subjetivo de aplicación previsto en el artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud o fundamento o existan, a juicio de la persona Responsable del Sistema, indicios racionales de que la comunicación se ha obtenido mediante la comisión de un delito. En este caso, además de la inadmisión, se dará traslado al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estiman constitutivos de delito.
Los hechos relatados no sean constitutivos de infracción al ordenamiento jurídico contenidos en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
En estos casos, la persona Responsable del Sistema Interno de Información notificará la resolución de manera motivada. La inadmisión a trámite se comunicará al informante salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
La inadmisión supondrá la finalización del procedimiento.
Admisión a trámite de la comunicación. La admisión a trámite de la comunicación se comunicará al informante, excepto cuando la información sea anónima o cuando el informante haya renunciado a recibir comunicaciones.
Remisión de la comunicación con carácter inmediato al Ministerio Fiscal, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
Remisión de la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.
Admitida a trámite la comunicación, la persona responsable del Sistema Interno de Información designará a un funcionario para instruir el procedimiento, de entre los pertenecientes al Grupo A1 que se encuentren destinados en la Secretaría General de la Agencia o en el Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales, dependiendo del objeto de la comunicación recibida.
Las personas que instruyan estos procedimientos gozarán de las mismas garantías que la Persona Responsable del Sistema Interno de Información.
La fase de instrucción comprenderá todas las actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados, pudiéndose efectuar, entre otras, las siguientes:
Visitas de inspección, análisis de datos, estudios y cuantas actuaciones informativas se consideren procedentes.
Recabar cuantos antecedentes, informes, documentos, expedientes y datos necesite para su eficaz desarrollo.
Dar trámite de audiencia a la persona física u órgano o unidad afectada sobre los que versa la información. Con objeto de garantizar su derecho de defensa y con absoluto respeto a su presunción de inocencia, la persona afectada, tendrá acceso al expediente, manteniéndose en cualquier caso sin revelar cualquier dato que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento, y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.
Una vez realizadas todas las actuaciones de investigación, el instructor emitirá informe-propuesta con el siguiente contenido:
Tras dicho informe, la persona Responsable del Sistema Interno de Información adoptará alguna de las siguientes decisiones:
Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada. En estos supuestos, el informante tendrá derecho a la protección prevista en esta ley, salvo que, como consecuencia de las actuaciones llevadas a cabo en fase de instrucción, se concluyera que la información a la vista de la información recabada, debía haber sido inadmitida por concurrir alguna de las causas previstas en el presente procedimiento.
Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Traslado de todo lo actuado a la autoridad competente, para su tramitación.
Inicio de procedimiento administrativo correspondiente, si la naturaleza de los hechos y de las actuaciones así lo determinan.
Las decisiones adoptadas en las presentes actuaciones no serán recurribles en vía administrativa ni en vía contencioso-administrativa, sin perjuicio del recurso administrativo o contencioso administrativo que pudiera interponerse frente a la eventual resolución que ponga fin al procedimiento sancionador que pudiera incoarse con ocasión de los hechos relatados.
La duración máxima del procedimiento no excederá de 3 meses a contar desde la fecha de remisión del acuse de recibo o, si no se remitió, desde que haya transcurrido el plazo de siete días naturales desde la presentación de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este se podrá extender hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Todas las autoridades y empleados públicos que intervengan en el tratamiento de las informaciones objeto de esta Resolución quedarán obligados al tratamiento de los datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales y la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales; así como al cumplimiento de las medidas contempladas en el capítulo VI de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
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