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El artículo 18 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal establece en su punto primero que «la creación, modificación o supresión de ficheros automatizados de las Administraciones Públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el "Boletín Oficial del Estado" o diario oficial correspondiente». En cumplimiento de lo anterior, por parte de los antiguos Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Asuntos Sociales se procedió a la publicación de diversas normas que recogen los ficheros automatizados con datos personales.

El Real Decreto 758/1996, de 5 de mayo, de reestructuración de Departamentos Ministeriales crea en su artículo 1, entre otros Departamentos Ministeriales, el de Trabajo y Asuntos Sociales. En su artículo 6 establece que corresponden al Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales las competencias atribuidas hasta el momento al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y al Ministerio de Asuntos Sociales, y cuya estructura ha quedado establecida por el Real Decreto 1888/1996, de 2 de agosto, de estructura orgánica básica del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales. Es pues necesaria una norma que adecue los ficheros de datos personales existentes hasta ahora en los antiguos Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Asuntos Sociales a la nueva estructura ministerial.

En su virtud, previo informe de la Agencia de Protección de Datos, dispongo:

Artículo 1.

Para crear, modificar o suprimir ficheros automatizados con datos de carácter personal, en el ámbito del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, sus organismos autónomos y los servicios comunes y entidades gestoras de la Seguridad Social, será necesario el previo informe de la Comisión Ministerial de Informática. El titular del Órgano responsable del fichero automatizado elevará la correspondiente propuesta, a través de su representante en la Comisión Ministerial. Esta Comisión establecerá, con carácter general, la información que el Órgano responsable del futuro fichero debe aportar para emitir el correspondiente informe.

Artículo 2.

Una vez emitido informe por la Comisión Ministerial de Informática para la creación, modificación o supresión del fichero automatizado, la Subdirección General de Planificación y Coordinación Informática procederá a:

Proponer la inscripción del fichero o, en su caso, su modificación o supresión al Registro General de Protección de Datos de la Agencia de Protección de Datos de acuerdo con lo previsto en el artículo 38 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, LORTAD.

Proponer al Ministro para su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», la disposición general de creación, modificación o supresión del fichero a que alude el artículo 18 de la LORTAD.

Artículo 3.

En el sistema de información, constituido en la Subdirección General de Planificación y Coordinación Informática denominado ficheros de datos personales (FIDAPER) sobre los ficheros automatizados que sean responsabilidad de Órganos dependientes del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales y que contengan datos de carácter personal, se integrarán tanto los ficheros automatizados de datos personales del antiguo Ministerio de Trabajo y Seguridad Social como los del antiguo Ministerio de Asuntos Sociales.

De cada uno de ellos, el sistema de información recogerá, al menos, los datos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones previstas en la LORTAD y en las disposiciones de desarrollo, en particular, las que figuran en los artículos 18 y 38 de la LORTAD y cualesquiera otras del correspondiente Reglamento.

Artículo 4.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 19 de la LORTAD, se podrán realizar cesiones de datos personales de ficheros automatizados entre Órganos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, sus Organismos Autónomos, Entidades Gestoras y Tesorería General de la Seguridad Social para el ejercicio de sus competencias. De la realización de estas cesiones de datos se dará cuenta a la Comisión Ministerial de Informática, que velará para que se realicen sin menoscabo de los fines previstos en esta disposición en el fichero cedente y en el cesionario. Estas cesiones deberán ser registradas en el sistema de información FIDAPER donde se incluirá la información que, de las citadas cesiones, establezca la Comisión Ministerial de Informática.

Para el caso de cesiones externas al Departamento será necesario el informe de la Comisión Ministerial de Informática.

Artículo 5.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 19 de la LORTAD, se podrán realizar cesiones de datos personales de ficheros automatizados responsabilidad del Departamento al Instituto Nacional de Estadística, para el desempeño de las funciones que le atribuye el artículo 26 de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública, a los servicios estadísticos de los Departamentos Ministeriales para las funciones que les atribuye el artículo 33 de la misma Ley y a los servicios estadísticos de las Comunidades Autónomas en las condiciones que fija el artículo 40, apartados 2 y 3, de la Ley de la Función Estadística Pública.

Artículo 6.

Los responsables de los ficheros automatizados adoptarán las medidas que resulten necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existentes se usan para las finalidades para las que fueron recogidos y que son las que figuran de manera explícita para cada uno de los ficheros.

Artículo 7.

Siguen en vigor los ficheros automatizados que se regulan en las siguientes normas:

Anexo de la Orden del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social de 27 de julio de 1994 por la que se regulan los ficheros de datos personales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social («Boletín Oficial del Estado» número 180, de 29 de julio).

Orden de 19 de mayo de 1995 por la que se corrigen erorres y se amplía el anexo de la Orden de 27 de julio de 1994, por la que se regulan los ficheros de datos personales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social («Boletín Oficial del Estado» número 128, de 30 de mayo).

Orden de 11 de febrero de 1994 sobre creación de fichero automatizado de datos de carácter personal del Ministerio de Asuntos Sociales («Boletín Oficial del Estado» número 42, de 18 de febrero).

Anexos de la Orden de 22 de julio de 1994, reguladora de los ficheros de datos de carácter personal del Ministerio de Asuntos Sociales y sus entidades («Boletín Oficial del Estado» número 1748, de 27 de julio).

Artículo 8.

Los órganos responsables de cada uno de los ficheros, así como las unidades de acceso, rectificación y cancelación quedan modificados de acuerdo con las competencias atribuidas a cada uno de los centros directivos en el Real Decreto 1888/1996, de 2 de agosto, de estructura orgánica básica del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.

Artículo 9. En el fichero «Afiliación, Fichero general de Afiliación» debe incluirse entre los cesionarios de datos a las Comunidades Autónomas con competencias en materia de Cámaras Agrarias en virtud de lo previsto en la Ley 23/1986, de 24 de diciembre, de Bases del Régimen Jurídico de las Cámaras Agrarias.

Artículo 10.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 22 de octubre de 1996.

ARENAS BOCANEGRA

Ilmo. Sr. Subsecretario de Trabajo y Asuntos Sociales.